Stretch Tents Ireland Ltd. est une petite entreprise basée en Irlande, dirigée par un fondateur qui a grandi dans l’univers des festivals. Il a commencé, adolescent, dans le son et la lumière, avant de finir par bâtir sa propre entreprise dans ce domaine. Avec le temps, son activité a évolué et aujourd’hui, l’entreprise loue des stretch tents, ces structures souples recouvertes de tissu que l’on voit souvent dans les festivals et événements en extérieur, car elles peuvent être montées dans toutes sortes de formes et ne nécessitent pas de surface plane et dure en dessous.
La plupart de ses clients sont des festivals, des mariages à domicile et des événements d’entreprise, et chaque location de tente inclut la livraison et l’installation, car les tentes doivent être montées et remontées correctement sur place. Avec seulement deux personnes pour gérer toute l’activité, il souhaitait trouver un moyen de suivre les stocks et les réservations sans tout garder en tête. C’est ce qui l’a conduit à Booqable, et plus particulièrement au suivi des commandes et à la gestion des stocks.
Savoir en un coup d’œil ce qui est réservé
Avant Booqable, l’entreprise fonctionnait avec Google Agenda et la mémoire. Cela marchait quand l’activité était calme, mais à mesure que les réservations se sont multipliées, il est devenu plus difficile de savoir exactement ce qui était déjà promis à un client et ce qui restait disponible.
Depuis son adhésion récente à Booqable, il a choisi de continuer à recueillir la plupart des commandes manuellement, par téléphone ou par e-mail, puis de les saisir lui-même dans le back-office. Le système de commandes de Booqable lui permet de construire chaque réservation à la main, d’y associer la bonne tente et le bon équipement, et de la visualiser sur le calendrier aux côtés de tout ce qui est déjà réservé. Pour une équipe de deux personnes, cela s’est traduit par :
-
Une vue claire de ce qui est réservé et de ce qui est disponible, sans avoir à consulter à la fois une application de calendrier et sa mémoire
-
Moins de doubles réservations, puisque chaque commande est liée à un stock réel plutôt qu’à une estimation
-
Un historique qu’il peut consulter lorsqu’un client appelle pour vérifier des détails
Pour une entreprise construite sur des relations personnalisées avec les clients, ne pas réserver deux fois la même tente pour un mariage et un festival le même week-end compte énormément. Le suivi des commandes de Booqable lui apporte cette assurance sans ajouter de charge administrative à sa journée.
Une liste de stock qui a enfin du sens
Le point le plus délicat, cependant, restait le stock. Savoir ce qui était loué, ce qui devait être nettoyé ou réparé, et ce qui était réellement disponible avait été la partie la plus difficile de la gestion avec une si petite équipe. La gestion des stocks de Booqable lui offre une véritable liste d’inventaire, où chaque tente et chaque élément de matériel est saisi une seule fois puis suivi automatiquement au fil des réservations. Concrètement, cela lui a apporté :
-
Un endroit unique pour voir exactement quel stock est disponible à une date donnée
-
Moins de temps passé à vérifier ce qui est en location par rapport à ce qui est de retour
-
Un système qui continue de fonctionner à mesure que sa liste de clients s’agrandit
Interrogé sur ce qui a fait la plus grande différence, il a pointé directement la liste de stock, expliquant qu’elle a rendu la gestion de ses réservations et de ses factures beaucoup plus simple. Ce qui n’était au départ qu’un moyen d’éviter de perdre le fil de son matériel est devenu un outil sur lequel il s’appuie désormais pour chaque réservation qu’il prend.
De la marge pour grandir
« J’adore tout », dit-il à propos de Booqable. « Cela rend vraiment mes réservations et mes factures beaucoup plus faciles à gérer. » Il pense déjà à relier son Google Agenda à Booqable dès qu’il en aura le temps, et il s’attend à ce que l’entreprise continue de se développer à partir de là.
Pour une petite équipe qui réalise de grandes installations, Booqable a offert à Stretch Tents Ireland un back-office capable de suivre le rythme, une location de tente à la fois.
