Robert Brown a lancé Rave Daddy Events à St. Petersburg, en Floride, comme une extension de son entreprise de DJ dans le monde des événements. Ce qui a commencé comme du matériel de backline de DJ s’est ramifié en une opération complète de location audiovisuelle, fournissant aux promoteurs d’événements et aux DJs l’équipement de backline et les fournitures d’événements dont ils ont besoin pour monter un spectacle.
Ses clients comptent sur lui non seulement pour l’équipement lui-même, mais pour le soutien pratique qui l’accompagne. Comme le dit Robert, son équipe comprend le produit et traite chaque travail comme un service, pas seulement comme une transaction de location.
Avant Booqable, Robert et son équipe de trois personnes géraient tout manuellement. Planifier et suivre l’équipement était un casse-tête constant, surtout avec un inventaire de matériel qui devait être comptabilisé jusqu’au numéro de série.
Il avait besoin d’un système capable de suivre les livraisons et les ramassages tout en donnant à sa petite équipe un moyen facile de suivre exactement ce qui sortait. La fonctionnalité de code-barres de Booqable et l’application mobile se sont avérées être exactement ce qu’il cherchait.
Suivre chaque pièce d’équipement avec des codes-barres
Diriger une entreprise de location audiovisuelle signifie jongler avec de nombreuses pièces d’équipement individuelles, et Robert avait besoin d’un moyen de savoir où se trouvait tout à un moment donné. Suivre manuellement les numéros de série et les faire correspondre aux réservations était lent et laissait place aux erreurs, surtout lorsque l’équipement se déplaçait constamment entre les événements.
Avec Booqable, Robert peut créer des codes-barres pour des articles de stock individuels, des produits complets ou des forfaits, puis tout imprimer et étiqueter pour qu’ils soient prêts à être scannés. À partir de là, son équipe scanne l’équipement via l’application mobile Booqable ou un scanner séparé, qu’ils sortent l’équipement pour un événement ou l’enregistrent à son retour. Robert a qualifié la fonctionnalité de code-barres d’aide précieuse pour suivre l’équipement par numéro de série, et c’est devenu l’une des choses sur lesquelles il compte le plus au quotidien.
Cela a aidé Rave Daddy Events de plusieurs façons claires :
- L’équipement est suivi par numéro de série au lieu de conjectures ou de feuilles de calcul
- L’équipe peut confirmer exactement ce qui sort et revient sans double vérification manuelle
- Le stock reste organisé même lorsque tout se déplace à travers différentes livraisons et ramassages
Pour une entreprise gérant plusieurs événements à la fois, ce niveau de précision signifie moins de confusions et beaucoup moins de temps passé à courir après l’équipement. Robert et son équipe peuvent se concentrer sur l’événement lui-même plutôt que de se demander si tout est revenu.
Gérer les livraisons et ramassages depuis un téléphone
Avec une petite équipe et une configuration basée sur la livraison et le ramassage, Robert avait besoin de quelque chose qui fonctionnait aussi bien sur le terrain qu’au bureau. Les listes de contrôle papier et les appels téléphoniques vers la base ne suffisaient pas.
L’application mobile Booqable permet à l’équipe de Robert de gérer les commandes, scanner les codes-barres, mettre à jour les statuts des commandes et capturer les signatures, le tout depuis leurs téléphones pendant qu’ils sont sur la route. Ils peuvent vérifier ce qui est disponible, confirmer un ramassage ou une livraison sur place et garder la réservation à jour sans avoir besoin d’être de retour à un bureau.
Cela a fait une réelle différence pour l’équipe :
- Les ramassages et livraisons se déroulent plus rapidement car tout se passe depuis un seul appareil
- Les signatures et scans sont capturés sur le moment, pas ajoutés plus tard
- L’équipe reste synchronisée sans avoir besoin d’appeler ou d’envoyer des textos aller-retour sur le statut de la commande
Robert dit que cela a rendu les ramassages et livraisons beaucoup plus faciles et bien plus professionnels, et ce professionnalisme s’est traduit par une croissance réelle.
Construit pour la croissance, un événement à la fois
Depuis le passage à Booqable, Robert a vu les ventes augmenter et a même attiré des clients de concurrents. Le tableau de bord lui donne une vue d’ensemble de l’entreprise en un coup d’œil, et bien qu’il aimerait voir la fonctionnalité de paperasse virtuelle améliorée, les outils principaux ont fait une différence notable dans le fonctionnement de l’entreprise.
Alors que Rave Daddy Events regarde vers l’avenir, Robert espère grandir davantage et couvrir une empreinte beaucoup plus large. Avec le suivi par code-barres et une application mobile gérant le quotidien, sa petite équipe est prête à prendre en charge plus d’événements sans perdre le service pratique qui les distingue.
