Niklas Nyström a passé des années à travailler dans le théâtre et à se produire avec des groupes, et au fil du temps, il a constitué une collection d’équipements, d’outils et de matériel qui restaient pour la plupart entreposés entre les concerts. Il a commencé à louer certaines pièces à des amis et des connaissances, et il ne lui a pas fallu longtemps pour se demander s’il pouvait toucher un public plus large. C’est cette réflexion qui a donné naissance à Hobby Rent, basée en Finlande.
Aujourd’hui, les articles les plus populaires de Hobby Rent sont les glacières de fête, le matériel de sonorisation, les machines à karaoké, les jeux de lumière disco, ainsi que les tables et chaises pliantes, bref, tout ce dont on a besoin pour organiser une bonne fête. Les particuliers constituent la majorité de la clientèle, et Niklas a utilisé le créateur de site web de location de Booqable pour mettre en place sa boutique de location, afin que les clients puissent parcourir et réserver ce dont ils ont besoin sans échanges incessants.
Avant d’opter pour un système de gestion de location, il gérait son activité par e-mail, calendrier et une boutique en ligne basique. Les devis partaient un par un, et la facturation était quelque chose qu’il devait suivre manuellement. Il a choisi Booqable pour gérer à la fois le back-office de son entreprise et la plateforme de réservation visible par les clients, en s’appuyant particulièrement sur les outils de devis et de facturation pour faire avancer les choses.
Obtenir une véritable traçabilité grâce aux devis
Avant Booqable, rien ne liait formellement une réservation aux conditions convenues entre les deux parties. Si un client endommageait quelque chose ou le gardait après la date de retour, Niklas n’avait aucun document sur lequel s’appuyer. Ce manque faisait que chaque location ressemblait un peu à un accord conclu à l’amiable, ce qui convient entre amis mais ne permet pas de construire une entreprise.
Avec Booqable, Niklas peut envoyer aux clients des documents de location clairs précisant ce qu’ils louent et sous quelles conditions, et demander une signature électronique avant que le matériel ne quitte son entrepôt. Comme il le dit lui-même : « Désormais, le client reçoit un contrat clair indiquant ce qui a été loué et sous quelles conditions. »
Ce seul changement a apporté plusieurs bénéfices à Hobby Rent :
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Chaque location peut disposer d’un enregistrement signé précisant ce qui est sorti, quand, et sous quelles conditions
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Les litiges concernant des dommages ou des retards de retour disposent désormais d’un document de référence
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Les clients disposent d’un enregistrement clair des conditions de location qu’ils ont acceptées
Niklas n’a plus besoin de se fier à sa mémoire ou à une série d’e-mails pour prouver ce qui a été convenu. Si une question survient à propos d’une réservation, le contrat est là, disponible.
Être payé sans avoir à relancer qui que ce soit
La facturation était l’un des défis que Niklas mentionnait explicitement avant Booqable, au même titre que le suivi des stocks et le calendrier de réservation. Gérer les factures manuellement ajoutait une tâche supplémentaire à un processus de location déjà très prenant.
Booqable offre à Niklas une manière beaucoup plus claire de gérer la facturation et les paiements en parallèle de ses réservations. Il peut créer des factures, garder les informations de paiement liées à chaque commande, et accepter les paiements par carte bancaire, ce qu’il a cité comme l’un de ses aspects préférés du système.
Le résultat est un processus de paiement simplifié :
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Les clients disposent d’un moyen simple de payer leurs locations
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Les informations de paiement restent liées à chaque commande
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Niklas peut passer moins de temps à suivre manuellement les factures et les paiements en attente
Pour une entreprise que Niklas gère encore en parallèle de son autre travail, ce temps gagné compte. Passer moins de temps à gérer les factures signifie une préoccupation de moins qui détourne son attention de la prochaine réservation.
D’une activité annexe à quelque chose de plus grand
Réservations, facturation, contrats et inventaire passent désormais tous par un seul système, et Niklas affirme que la différence a été considérable. « L’ensemble de la solution nous a permis de commencer à développer nos activités dans une direction plus professionnelle », a-t-il déclaré, ajoutant qu’il a même commencé à se demander si le nom Hobby Rent convenait toujours, maintenant que l’entreprise a dépassé le simple statut de passe-temps.
Il espère à terme ouvrir un véritable espace de retrait et de démonstration, et son objectif à long terme est de transformer Hobby Rent en une activité à temps plein pour lui-même et une ou deux autres personnes. Avec une plus grande partie du processus de location géré via Booqable, il consacre moins de temps à l’administration de la location de matériel et davantage à réfléchir à la suite pour son entreprise.
