Grace Bennett dirige Hello Dearest Events avec sa sœur et leur mère, une entreprise familiale basée dans le sud-est du Queensland, en Australie. Ce qui a commencé comme assister à des événements et gérer le service de boissons pour les clients s’est développé en quelque chose de plus grand une fois que le trio a remarqué combien de personnes avaient également besoin de louer du matériel d’événements.
Aujourd’hui, Hello Dearest Events est une entreprise de location d’événements fournissant des meubles, des pièces de dressage de table et des configurations de bar aux personnes planifiant des événements dans toute la région, et une grande partie de cet inventaire a été construite ou rénovée à la main par les trois.
Avant Booqable, l’équipe gérait ses réservations de location d’événements entièrement par e-mail, rédigeant chaque devis et facture un par un. Cela fonctionnait, mais laissait peu de place pour respirer, surtout avec seulement trois personnes couvrant tout, de l’approvisionnement en pièces à la coordination des livraisons et des ramassages.
Elles voulaient que leurs clients bénéficient d’une véritable expérience de réservation sans ajouter plus de travail manuel de leur côté, et elles voulaient que cela fonctionne avec le site web qu’elles avaient déjà. C’est ce qui les a amenées à Booqable, où elles ont connecté leur site existant afin de pouvoir suivre les commandes du début à la fin et organiser leur inventaire en collections.
Suivre les commandes de location du début à la fin
Avant Booqable, garder une trace de qui avait réservé quoi, et quand cela devait sortir ou revenir, vivait entièrement dans la boîte de réception de Grace. Chaque devis et facture devait être créé à la main, ce qui laissait beaucoup de place pour des dates mélangées ou des pièces doublement réservées pendant une saison chargée de location d’événements.
Avec Booqable, lorsqu’un client réserve en ligne, la commande se synchronise immédiatement avec le backend et l’article est réservé automatiquement. Il atterrit sur le calendrier et le planificateur quotidien, de sorte que l’équipe peut voir exactement ce qui sort et revient chaque jour. Les commandes portent un statut, de sorte qu’une pièce peut passer de réservée à ramassée, puis à retournée, directement depuis l’application ou le backend.
Une fois qu’une commande est retournée, elle peut être archivée, ce qui conserve un enregistrement pour les rapports ultérieurs. Et si quelqu’un veut vérifier si un article est libre pour une certaine date, c’est un rapide coup d’œil dans l’application au lieu d’une recherche dans d’anciens e-mails.
Grace a nommé le suivi des commandes du début à la fin comme l’une de ses choses préférées à propos de Booqable. Pour Hello Dearest Events, cela a signifié :
- Plus besoin de rédiger chaque devis et facture à la main
- Une vue claire de ce qui est réservé, ramassé ou retourné à tout moment
- De réelles économies de temps pendant leurs périodes les plus chargées de location d’événements
Cette économie de temps est exactement ce que l’équipe recherchait. Au lieu de courir après les détails à travers les e-mails, elles peuvent voir le statut complet d’une commande d’un coup d’œil et remettre ce temps dans la gestion de l’entreprise.
Afficher les collections de produits en ligne
Avec des meubles, des pièces de dressage de table et des configurations de bar tous rassemblés dans un seul inventaire, il était difficile de donner aux clients une image claire de ce qui allait ensemble pour leur événement. Parcourir devait sembler facile, pas comme faire défiler une longue liste non triée.
Booqable permet à Hello Dearest Events d’assigner chaque produit à une collection dans le backend, puis d’afficher ces collections sur des pages individuelles de leur boutique en ligne. Puisque leur boutique fonctionne via leur site web existant, quelqu’un qui parcourt les pièces de dressage de table ou les configurations de bar ne voit que ce qui est pertinent pour sa location d’événement, plutôt que chaque article du catalogue à la fois.
Pour une petite entreprise familiale construite sur le style et la flair créatif, cela compte car cela permet à leur gamme de parler d’elle-même. Les collections ont aidé Hello Dearest Events à :
- Donner aux clients une façon plus propre et plus organisée de parcourir par catégorie
- Mettre en évidence les meubles et les pièces de dressage de table comme leurs propres groupes distincts
- Présenter leur catalogue avec le même raffinement que leurs événements
Les clients peuvent maintenant trouver les bonnes pièces pour leur location d’événement sans avoir à parcourir un inventaire non lié. C’est une chose de moins qui se dresse entre une réservation et une table magnifiquement dressée.
Atteindre les objectifs commerciaux
Grace décrit Booqable comme un “guichet unique qui correspond aux objectifs de l’équipe de gérer une entreprise créative et organisée”. À mesure que Hello Dearest Events grandit, elles espèrent davantage des mêmes résultats de clients réguliers satisfaits, une gamme de produits plus large et des réservations de location nécessitant moins d’attention pratique au quotidien. Avec le suivi des commandes et les collections faisant déjà une grande partie de ce travail, elles sont bien parties.
