La gestion des stocks d’équipements peut devenir de plus en plus fastidieuse au fur et à mesure que vos niveaux de stocks augmentent. Pour mettre en place une stratégie de gestion des stocks efficace, il est essentiel de trouver des moyens de suivre vos actifs les plus précieux. L’étiquetage des biens est une méthode efficace. Dans ce guide complet, nous allons explorer le concept de l’étiquetage des actifs, ses avantages et la manière dont il peut améliorer de manière significative votre flux de travail en matière de gestion des stocks.
L’étiquetage des biens, également connu sous le nom de marquage des biens, consiste à attribuer un identifiant unique à chaque pièce d’équipement de location. Alors que de nombreuses entreprises utilisent déjà des numéros de série et des UGS pour le suivi des stocks, l’étiquetage des biens ajoute une étiquette physique à vos produits, qui comporte souvent un code-barres et des informations supplémentaires à des fins de classification.
Qu’est-ce qui fait le succès de l’étiquetage des biens ?
L’étiquetage de vos biens de location présente plusieurs avantages. Tout d’abord, les étiquettes de biens vous aident à distinguer les différents articles en stock et indiquent qu’une pièce d’équipement appartient à votre entreprise.
Associées à un lecteur de codes-barres externe, elles accélèrent également les vérifications et les entrées de matériel, tout en constituant une protection contre la distribution de matériel erroné.
Enfin, l’étiquetage de vos biens permet d’éviter toute ambiguïté lorsque vous communiquez avec vos coéquipiers au sujet de votre matériel de location. Se référer à “ce vélo que nous avons acheté l’été dernier” devient rapidement obsolète.
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Quels sont les biens qui ont besoin d’une étiquette ?
Avant de commencer à étiqueter votre inventaire, vous devez [décider quel équipement a besoin d’un identifiant unique] (https://booqable.com/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management/). Vos produits les plus précieux sont probablement le meilleur point de départ, car ce sont ceux qui sont le plus susceptibles d’être volés. Il est également probable que vous souhaitiez suivre ces articles individuellement, ce qui nécessitera l’utilisation de ces identifiants.
Les objets relativement peu coûteux peuvent nécessiter une approche différente, car vous souhaitez peut-être les traiter plus rapidement. Dans ce cas, il serait judicieux d’utiliser une seule étiquette pour définir un groupe de produits. Ainsi, vous conservez les avantages de l’étiquetage, sans avoir à suivre les produits individuellement. En fait, vous ne voudrez utiliser les étiquettes que pour les biens que vous attendez en retour.
Conseil: L’étiquetage des biens devient encore plus intéressant lorsque vous utilisez un logiciel de gestion locative. Lorsque vous remplissez des commandes, le logiciel agit comme un mécanisme de défense contre la distribution d’un mauvais équipement, et la production de rapports sur des produits spécifiques est en grande partie automatisée.
Comment créer une étiquette de bien ?
L’espace disponible sur les étiquettes étant limité, il convient de réfléchir aux informations que vous souhaitez y faire figurer. Bien qu’il n’existe pas de méthode normalisée pour assurer le suivi des biens loués, il est préférable de s’en tenir à quelques lignes directrices. Lorsque vous concevez des étiquettes pour votre inventaire locatif, vous devez au moins inclure les éléments suivants :
1. Identifiant unique: Chaque produit (ou groupe de produits) a besoin d’un numéro d’identification unique pour se différencier des autres. La séquence de numérotation doit être cohérente et facile à reconnaître par un lecteur humain. En fin de compte, vous essayez de rendre la gestion des stocks plus efficace, et il est important de pouvoir identifier votre matériel de location.
Certaines organisations utilisent une séquence de numérotation, tandis que d’autres distinguent davantage les identifiants en y incluant des lettres. Un identifiant alphanumérique ressemble à B02768 ou C26275, mais vous pouvez le rendre plus reconnaissable en utilisant des abréviations telles que “CA” pour le matériel photo et “MB” pour les vélos tout-terrain.
2. Logo de l’entreprise: Plutôt que d’indiquer que l’équipement est la propriété de votre entreprise de location, l’ajout du logo de votre entreprise vous permet de vous démarquer davantage. L’ajout de votre logo, ou au moins du nom de votre entreprise, sensibilise les gens à votre marque et augmente les chances de retrouver le matériel de location perdu ou volé.
3. Catégorisation des couleurs: Avec autant de produits à gérer, trouver le bon équipement peut prendre un certain temps. C’est alors qu’un autre élément s’avère utile : les couleurs. En codifiant vos biens par couleur, votre équipe peut rapidement trier les produits lorsque les clients prennent et rendent leur matériel, ce qui accélère les sorties et les retours. C’est un avantage pour vos clients et vos collègues.
4. Les codes-barres: Les codes-barres sont la base de tout processus de gestion locative efficace. Au fur et à mesure que les niveaux de stock augmentent, la saisie manuelle des informations devient fastidieuse et l’exécution des commandes devient un processus lent. Avec un scanner de codes-barres, vos processus de paiement et de retour deviennent beaucoup plus rapides et, en prime, les erreurs sont réduites au minimum.
Voici une notification que Booqable présente lorsque vous scannez le mauvais équipement :
Avec une idée générale de ce à quoi devrait ressembler une étiquette de bien, examinons un exemple de balise contenant tous les éléments mentionnés précédemment.
Conseil: Combinez la lecture de codes-barres avec le bon logiciel de location, et votre équipe peut obtenir des données pertinentes et vérifier si elle a rassemblé le bon équipement en quelques secondes.
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Quel type de code-barres est une étiquette d’équipement ?
Les codes-barres sont la partie la plus utile d’une étiquette d’équipement. Pour les locations, une symbologie n’est pas nécessairement meilleure qu’une autre, bien que certaines soient plus concises et moins encombrantes. Les variétés les plus courantes sont le Code 39, le Code 128 et les codes-barres UPC et EAN que l’on trouve sur la plupart des produits de détail.
Lorsque vous choisissez votre symbologie, veillez à tenir compte de la taille. Si vous choisissez une symbologie trop petite, l’étiquette risque d’être illisible. Si vous choisissez une symbologie trop grande, l’étiquette risque d’être difficile à lire de près. Lorsque l’espace est limité, envisagez d’utiliser le code 128, qui est légèrement plus concis que le code 39. Toutefois, le code 128 nécessite une imprimante de qualité supérieure pour garantir de bonnes performances de lecture.
Configurer des codes-barres avec l’application mobile Booqable
L’association de codes-barres est accessible dans l’application mobile et prend beaucoup moins de temps qu’auparavant. Il vous suffit de coller des codes-barres sur vos produits, de les rechercher dans l’application, de scanner le code-barres et de confirmer que vous souhaitez l’associer à ce produit. Si vous ne souhaitez pas scanner un code-barres, vous pouvez également saisir manuellement les informations du code-barres.
Si vous ne disposez pas encore de codes-barres, nous vous recommandons de les commander auprès d’un fournisseur capable d’imprimer des codes-barres séquentiels, ou vous pouvez générer des codes-barres en ligne et les imprimer vous-même. Vous pouvez utiliser presque tous les types de codes-barres avec vos produits dans Booqable, vous pouvez donc choisir ceux que vous utilisez et comment vous voulez les configurer de votre côté.
Quel est le meilleur matériau pour les balises d’actifs ?
L’environnement dans lequel les clients utilisent votre matériel de location a l’impact le plus important sur vos étiquettes de biens. Si les produits sont exposés aux éléments, vous aurez peut-être besoin d’un matériau durable. Pour une utilisation à l’intérieur, vous pouvez opter pour un matériau moins robuste.
Nous vous recommandons de commander des étiquettes de qualité professionnelle. Elles durent souvent plus longtemps et offrent de meilleures performances de lecture que la plupart des imprimantes d’étiquettes grand public. Nous avons rassemblé trois matériaux largement utilisés par les professionnels et qui peuvent convenir à diverses situations.
1. Étiquettes en polyester: Les étiquettes en polyester, en polypropylène et en vinyle sont parfaites pour le suivi des biens dans les environnements intérieurs. Ces étiquettes sont fabriquées à partir d’une base en polyester et recouvertes d’un film transparent pour une durabilité et une protection accrues. Elles résistent à des conditions extérieures modérées, mais sont surtout adaptées à une utilisation en intérieur, ce qui en fait une option rentable pour la location de mobilier et de matériel informatique.
2. Étiquettes en aluminium: Ces étiquettes conviennent aux applications intérieures et extérieures. Les étiquettes en aluminium sont populaires parce qu’elles offrent une grande durabilité à un coût relativement bas. Grâce à leur excellente résistance au froid, à la chaleur et aux UV, les étiquettes en aluminium ont une durée de vie de plus de dix ans. Ces qualités font qu’elles conviennent à pratiquement tous les secteurs de la location, même si les machines lourdes peuvent nécessiter un produit plus robuste.
3. Étiquettes en aluminium anodisé: Les étiquettes en aluminium sont conçues pour résister aux conditions les plus difficiles, ce qui en fait les étiquettes les plus durables du marché. Les données figurant sur ces étiquettes sont scellées sous la couche anodique de l’aluminium, ce qui signifie qu’elles résistent au froid et à la chaleur extrêmes, ainsi qu’aux produits chimiques, aux abrasifs et aux solvants.
Conseil: En fonction de l’étendue de votre inventaire de location, nous vous recommandons de commander un lot d’échantillons de codes-barres avant de passer votre commande finale. En obtenant des échantillons, vous pourrez tester différents matériaux et voir ce qui vous convient. En ce qui concerne l’emplacement sur vos produits, veillez à fixer les étiquettes à l’arrière de votre équipement.
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Étiquetage des biens pour le matériel de location
L’étiquetage des biens est un outil puissant qui permet de rationaliser la gestion des ressources et d’améliorer l’efficacité globale. En attribuant des identifiants uniques et en incluant des informations pertinentes, les entreprises peuvent facilement suivre, localiser et entretenir leurs actifs.
Que vous choisissiez d’utiliser des codes-barres, des codes QR ou d’autres méthodes d’étiquetage, la mise en œuvre de l’étiquetage des actifs peut révolutionner les processus de gestion des actifs de votre organisation, entraînant une augmentation de la productivité et une réduction des coûts.
En investissant dans l’étiquetage des actifs, vous ne protégez pas seulement votre entreprise contre la perte et le vol d’équipements. Les étiquettes permettent également aux membres de l’équipe de trouver plus rapidement le bon matériel, tout en réduisant les erreurs humaines.
