Gérer une entreprise de location de fêtes en équipe de deux signifie que chaque heure consacrée à l’administration est une heure non consacrée aux clients. Pour Partyverhuur Lets-Grill, une société de location de fêtes basée aux Pays-Bas, cette réalité était trop familière avant qu’ils ne trouvent une meilleure façon de gérer leurs réservations.
Partyverhuur Lets-Grill a commencé comme beaucoup de petites entreprises : à la main. Les devis étaient suivis dans Excel, la disponibilité était gérée manuellement, et se tenir à jour avec les commandes prenait une part importante de la journée de travail. Aujourd’hui, l’équipe de deux personnes loue des tentes de fête et du matériel d’événements à des clients privés souhaitant organiser leurs propres célébrations.
Leur avantage réside dans leur concentration sur le service personnalisé. Mais pour maintenir ce service efficacement, ils avaient besoin d’un système capable de gérer la logistique sans alourdir leur charge de travail. Après avoir découvert Booqable, ils traitent maintenant les commandes via la plateforme et coordonnent la livraison directement auprès de leurs clients, économisant environ 50% du temps administratif qu’ils consacraient auparavant.
Comment le calendrier de disponibilité a changé leur journée de travail
Avant Booqable, la gestion de la disponibilité était l’un de leurs plus grands maux de tête. Suivre ce qui était réservé, ce qui était libre et ce qui devait être préparé pour une prochaine livraison était tout géré manuellement, laissant beaucoup de place aux erreurs et aux doubles réservations.
Le calendrier de commandes de Booqable a résolu cela directement. Le calendrier synchronise le back office et le côté réservation en ligne de l’entreprise en temps réel. Chaque commande qui arrive via la boutique en ligne est immédiatement reflétée dans le calendrier du back office, et tout ce que l’équipe saisit manuellement se met à jour tout aussi rapidement. Rien ne passe entre les mailles du filet.
Pour Partyverhuur Lets-Grill, cela a fait une différence pratique de trois façons claires :
- Les clients peuvent vérifier la disponibilité eux-mêmes avant de réserver, réduisant les questions aller-retour
- L’équipe a toujours une vue claire de ce qui arrive et de ce qui doit être préparé pour la livraison
- Les conflits de planification qui survenaient autrefois avec les feuilles de calcul ne sont plus une préoccupation
Là où ils devaient autrefois faire des références croisées manuellement dans une feuille Excel pour répondre aux questions de disponibilité de base, les clients peuvent maintenant voir les dates disponibles par eux-mêmes. Cela seul a attiré de nouveaux clients qui n’auraient peut-être pas pris la peine de décrocher le téléphone.
Comment les forfaits de produits ont ajouté de la valeur à chaque commande
La deuxième fonctionnalité qui a retenu l’attention de l’équipe de Partyverhuur Lets-Grill est les forfaits de produits de Booqable. Quand vous louez du matériel d’événements, les clients ont rarement besoin d’un seul article. Une tente de fête va souvent avec des tables, de l’éclairage ou d’autres accessoires, et les présenter comme un forfait complet rend l’expérience de location plus facile pour tout le monde.
Les forfaits Booqable vous permettent de regrouper plusieurs produits et de les louer comme un seul forfait, tout en suivant l’inventaire de chaque article individuel en coulisses. Qu’il s’agisse d’une configuration complète d’événement ou d’une combinaison spécifique d’articles que les clients ont tendance à réserver ensemble, les forfaits gardent tout organisé sans nécessiter de travail manuel supplémentaire.
Pour Partyverhuur Lets-Grill, les forfaits ont aidé de trois façons spécifiques :
- Les clients peuvent réserver une configuration complète en une seule fois plutôt que d’ajouter des articles un par un
- La valeur moyenne des commandes a augmenté, car les clients sont plus susceptibles de louer des articles supplémentaires quand ils sont présentés dans le cadre d’un forfait
- L’inventaire de chaque article au sein d’un forfait est toujours suivi individuellement, il n’y a donc aucun risque de survente
Ce qui a commencé comme un moyen de rendre la boutique plus facile à naviguer est également devenu un moyen d’augmenter les revenus, avec des clients louant des choses qu’ils n’avaient jamais envisagées auparavant.
Regard vers l’avenir
Partyverhuur Lets-Grill est une petite équipe qui fait le travail d’une bien plus grande, et Booqable l’a rendu possible. De la réduction du temps administratif de moitié à l’attraction de clients qui n’auraient pas réservé autrement, les résultats sont pratiques et mesurables.
Comme ils le disent : « Plus de Booqable, c’est plus de temps pour grandir. » Avec un calendrier plus clair, des offres mieux packagées et du temps libéré du travail manuel, cette croissance est déjà en cours.
