Gian Bortolotti dirige a Ibeam São Paulo, uma empresa de serviços de produção no Brasil que trabalha com eventos corporativos, shows e peças de teatro há mais de 30 anos. A Ibeam fornece os equipamentos e a equipe técnica para realizar eventos de grande escala para seus clientes agências.
“Somos muito especializados em projeção para grandes eventos”, diz Gian. Com o passar dos anos, esse foco ajudou a Ibeam a construir um acervo substancial de equipamentos de projeção e AV, gerenciado a partir de seu depósito em São Paulo. Isso também apresentou uma oportunidade: outras empresas técnicas poderiam alugar os equipamentos sem contratar toda a equipe de produção da Ibeam.
A Ibeam agora está desenvolvendo um braço de locação de AV para o negócio. Enquanto as agências continuam sendo seus principais clientes para serviços de produção, a oferta de locação é direcionada a empresas técnicas que têm suas próprias equipes e precisam de acesso a equipamentos.
Para apoiar esse lançamento, a Ibeam está montando um site de locação com o criador de sites do Booqable, onde clientes em potencial podem navegar pelo catálogo e solicitar equipamentos. A equipe também escolheu o Booqable para gerenciar o inventário de locação, os pedidos e os dados dos clientes.
Gerenciando a disponibilidade automaticamente
A Ibeam já gerencia os equipamentos para seu trabalho de produção usando um sistema próprio em FileMaker. A locação introduz um fluxo de trabalho diferente: o equipamento pode sair com outra empresa por períodos variados, então a equipe precisa saber o que está comprometido em cada locação e quando deve retornar.
O Booqable oferece à Ibeam ferramentas para gerenciar esse fluxo de trabalho:
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Estoque e disponibilidade: A equipe pode adicionar produtos e quantidades em estoque, depois acompanhar a disponibilidade em relação aos pedidos de locação registrados no Booqable.
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Rastreamento individual de equipamentos: Os itens do estoque podem ser rastreados separadamente, o que é útil para equipamentos de projeção de alto valor.
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Planejamento de retirada e devolução: Os pedidos de locação dão à equipe do depósito uma visão do que está programado para saída e retorno.
O gerenciamento de inventário chamou a atenção de Gian desde o início. Com uma equipe de 20 pessoas e um depósito que já lida com trabalhos de produção, uma visão clara do estoque de locação ajudará a equipe a planejar o que está saindo e retornando. Para manter essa visão precisa em ambas as partes do negócio, a Ibeam também precisará contabilizar os equipamentos comprometidos com trabalhos de produção no FileMaker.
Organizando pedidos para novos clientes de locação
Para Gian, um dos maiores desafios ao lançar a locação é alcançar e atender um novo grupo de clientes. O negócio de produção da Ibeam cresceu por meio de relacionamentos de longa data com agências. A locação de AV trará empresas técnicas com seus próprios contatos, pedidos e documentação.
O Booqable dá à equipe um espaço dedicado para gerenciar esses relacionamentos de locação:
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Perfis de clientes armazenam dados de contato e histórico de pedidos.
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Cotações, contratos e faturas podem ser gerados a partir dos pedidos de locação.
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Pagamentos e relatórios ajudam a equipe a acompanhar os pedidos e ver o desempenho de seus produtos de locação.
Isso dá à Ibeam um fluxo de trabalho dedicado para clientes de locação enquanto desenvolve o novo serviço junto com seu negócio de produção já estabelecido.
Abrindo espaço para a locação no portfólio
A Ibeam está no início do lançamento de sua locação de AV, mas Gian tem uma meta clara para os próximos anos: “Conquistar um espaço para a locação em nosso portfólio.”
Com décadas de experiência em projeção e um acervo de equipamentos já existente, a Ibeam tem uma base sólida para a nova oferta. Seu próximo passo é tornar esses equipamentos acessíveis a empresas técnicas e construir uma operação de locação em torno dos clientes que ela atrair.
