A Toolsa Equipment Rental faz parte do cenário de construção de Dubai desde 1993, quando o falecido pai de Ahmad, Sultan, fundou o negócio como uma das primeiras empresas de aluguel de equipamentos nos EAU. Hoje Ahmad administra a empresa, alugando geradores de energia a diesel e gasolina, compressores de ar a diesel, compactadores, andaimes de alumínio, máquinas de dobrar vergalhões e uma ampla gama de equipamentos de construção.
Seus clientes abrangem empreiteiros de construção, empresas de estradas e infraestrutura, empresas de eventos e equipes de acabamento e interiores. Muitos deles lidam com todo o processo online por e-mail e WhatsApp, com entregas de até 3 toneladas tratadas internamente e links de pagamento disponíveis para conveniência.
Por mais de 15 anos, o negócio funcionou com um sistema de aluguel interno que Ahmad descreve como desatualizado e sem os recursos que o software de aluguel moderno oferece agora. Procurando algo construído para como os negócios de aluguel realmente funcionam hoje, a Toolsa mudou para o Booqable, integrando-o ao seu site externo para que diferentes coleções de produtos, de geradores a andaimes, sejam exibidas diretamente do seu inventário para os clientes navegarem antes mesmo de entrarem em contato.
Usando relatórios de desempenho para expansão de estoque
Antes do Booqable, a Toolsa não tinha uma maneira real de ver como peças individuais de equipamento estavam se saindo. Relatórios simplesmente não faziam parte do sistema antigo, o que tornava difícil saber quais geradores ou compressores estavam valendo a pena e quais não valiam o espaço no armazém.
Os relatórios do Booqable dão a Ahmad uma leitura clara do desempenho em toda a frota, desde o volume de pedidos até quais produtos estão sendo mais alugados. Em vez de adivinhar, ele pode olhar os números e ver o que está realmente funcionando. Ahmad diz que os relatórios são agora uma de suas partes favoritas de usar o Booqable, chamando-o de muito útil para analisar o desempenho e tomar decisões baseadas em dados.
Essa mudança transformou as operações diárias de algumas maneiras concretas:
- Dados mensais de aluguel que costumavam levar os funcionários no mínimo três horas para compilar no Excel agora são exportados automaticamente em menos de 10 segundos
- O painel e as opções de filtragem tornam muito mais fácil acompanhar equipamentos e pedidos rapidamente
- Ahmad pode identificar qual equipamento está tendo bom desempenho e usar isso para orientar decisões sobre o que adicionar à frota em seguida
O que costumava ser horas de trabalho manual em planilhas agora é uma exportação rápida, e Ahmad tem a visibilidade para planejar com antecedência em vez de reagir ao que os dados mostravam naquele mês.
Adicionando campos personalizados para armazenar detalhes extras do equipamento
Equipamentos de construção vêm com seu próprio conjunto de necessidades de manuseio, e o software antigo da Toolsa não tinha como capturar esse tipo de detalhe. Sem um lugar para registrar instruções específicas por produto, muito desse conhecimento permanecia na cabeça das pessoas em vez de no papel.
Com o Booqable, Ahmad pode adicionar campos personalizados aos produtos, capturando o tipo de informação que importa para equipamentos como geradores e compactadores. Esses campos podem aparecer diretamente nas guias de remessa, para que instruções de armazenamento ou notas de manuseio viajem com o pedido em vez de se perderem no caminho.
Para a Toolsa, isso significou:
- Detalhes importantes de manuseio ou armazenamento são documentados e não apenas transmitidos verbalmente
- Novos funcionários têm mais facilidade para aprender o que cada peça de equipamento requer, já que a informação está bem ali no pedido
- As guias de remessa dão à equipe um ponto de referência consistente antes que o equipamento saia pela porta
Ahmad aponta a personalização e os campos personalizados entre seus recursos favoritos no Booqable, e é fácil ver por quê. O que costumava depender da memória ou do boca a boca agora está escrito e anexado a cada pedido.
Olhando para o futuro
Ahmad resume a mudança de forma simples: o Booqable tem uma interface muito simples e útil, fácil de usar e direta. Para um negócio que funcionava com software de 15 anos sem relatórios adequados e uma curva de aprendizado acentuada para novos funcionários, essa simplicidade fez uma diferença real.
A Toolsa também não está desacelerando. A empresa recentemente adicionou um chatbot consultor de IA ao seu site, conectado ao inventário do Booqable, para que os clientes que não têm certeza de qual equipamento precisam possam fazer perguntas e até obter ajuda para calcular cargas.
Ahmad e sua equipe também estão explorando IA agêntica para apoiar ainda mais tanto a equipe quanto os clientes. Com mais de três décadas no negócio e uma visão clara de para onde a tecnologia de aluguel está indo, a Toolsa visa ser uma pioneira entre as empresas de aluguel de equipamentos dos EAU e um dos principais nomes locais do país neste espaço.
