A Stretch Tents Ireland Ltd. é uma operação pequena baseada na Irlanda, administrada por um fundador que cresceu em torno da cena de festivais. Ele começou trabalhando com som e iluminação na adolescência, chegando a construir seu próprio negócio nesse ramo. Com o tempo, seu foco mudou, e hoje a empresa aluga stretch tents, aquelas estruturas flexíveis cobertas de tecido frequentemente vistas em festivais e eventos ao ar livre, pois podem ser montadas em vários formatos e não precisam de uma superfície plana e firme por baixo.
A maioria de seus clientes são festivais, casamentos em residências e eventos corporativos, e todo aluguel de tenda inclui entrega e instalação, já que as tendas precisam ser montadas e remontadas corretamente no local. Com apenas duas pessoas administrando todo o negócio, ele queria uma forma de acompanhar estoque e reservas sem precisar guardar tudo de cabeça. Foi isso que o levou à Booqable, e mais especificamente ao lado de rastreamento de pedidos e gerenciamento de estoque da ferramenta.
Saber o que está reservado rapidamente
Antes da Booqable, o negócio funcionava com Google Calendar e memória. Isso funcionava quando as coisas estavam tranquilas, mas conforme mais reservas chegavam, ficava mais difícil saber exatamente o que já havia sido prometido a um cliente e o que ainda estava livre.
Desde que começou a usar a Booqable recentemente, ele optou por continuar coletando a maioria dos pedidos manualmente por telefone ou e-mail, registrando-os depois no back office. O sistema de pedidos da Booqable permite que ele monte cada reserva manualmente, associe a tenda e o equipamento certos a ela, e veja tudo no calendário junto com tudo o que já foi reservado. Para uma equipe de duas pessoas, isso resultou em:
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Uma visão clara do que está reservado e do que está livre, sem precisar checar um aplicativo de calendário e a memória ao mesmo tempo
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Menos reservas duplicadas, já que cada pedido está vinculado a estoque real, e não a um palpite
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Um registro que ele pode consultar quando um cliente liga para confirmar detalhes
Para um negócio construído sobre relações individuais com os clientes, não reservar a mesma tenda duas vezes para um casamento e um festival no mesmo fim de semana é algo que importa muito. O rastreamento de pedidos da Booqable dá a ele essa confiança sem adicionar mais tarefas administrativas ao seu dia.
Uma lista de estoque que finalmente faz sentido
O maior ponto de dor, porém, era o estoque. Saber o que estava alugado, o que precisava de limpeza ou reparo e o que estava realmente disponível havia sido a parte mais difícil de administrar as coisas com uma equipe tão pequena. O gerenciamento de estoque da Booqable oferece a ele uma listagem de estoque adequada, na qual cada tenda e item de equipamento é cadastrado uma vez e depois rastreado automaticamente conforme avança pelas reservas. Na prática, isso deu a ele:
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Um único lugar para ver exatamente qual estoque está disponível em determinada data
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Menos tempo gasto verificando o que está alugado versus o que já retornou
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Um sistema que continua funcionando conforme sua lista de clientes continua crescendo
Quando perguntado sobre o que fez a maior diferença, ele apontou diretamente para a listagem de estoque, dizendo que ela tornou suas reservas e faturas muito mais fáceis de gerenciar. O que começou como uma forma de parar de perder o controle dos equipamentos se tornou algo em que ele agora confia para cada reserva que faz.
Espaço para crescer
“Amo tudo isso”, diz ele sobre a Booqable. “Realmente torna minhas reservas e faturas muito mais fáceis.” Ele já está pensando em vincular seu Google Calendar à Booqable quando tiver tempo, e espera que o negócio continue crescendo a partir daqui.
Para uma equipe pequena que faz grandes instalações, a Booqable deu à Stretch Tents Ireland um back office capaz de acompanhar o ritmo, um aluguel de tenda por vez.
