Roshanda Drake passou mais de 25 anos em design de interiores antes de fundar a The Drake Social Club em Houston, em 2023. Ela percebeu uma lacuna entre equipamentos básicos para festas e o design completo de eventos, e quis preenchê-la com locações escolhidas e estilizadas com o mesmo cuidado de um ambiente bem projetado.
Hoje, a The Drake Social Club aluga roupas de mesa personalizadas, draping texturizado, assentos especiais como cadeiras transparentes Lucent e cadeiras de bambu Hampton Tortoise Shell, sousplats com borda dourada em miçangas, elementos arquitetônicos e decoração com curadoria própria. Seus clientes são noivas, anfitriões particulares, organizadores corporativos e planejadores de eventos. A maioria deles contrata a estilização completa da mesa, em vez de poucos itens para retirada, e a maior parte das locações de eventos vem com entrega, montagem e desmontagem com atendimento completo pela equipe de Roshanda.
A jornada dos clientes geralmente começa on-line. Os clientes navegam pelo catálogo no site de locação construído com o Booqable e solicitam um orçamento, e a equipe transforma cada solicitação em um pedido no back office do Booqable. Outros agendam uma consultoria particular no showroom. Antes do Booqable, Roshanda gerenciava as locações de eventos com planilhas, softwares de faturamento separados, calendários manuais e ordens de serviço em papel. Ela escolheu o Booqable como seu back office e site de locação, e os orçamentos e romaneios rapidamente se tornaram dois dos recursos nos quais sua equipe mais confia.
Propostas de pedido profissionais em poucos cliques
Locações de eventos de alto valor dependem de respostas rápidas. Mas montar uma proposta significava primeiro verificar a disponibilidade manualmente. “A verificação manual cruzada da disponibilidade do estoque antes de enviar propostas formais atrasava o tempo de resposta para leads de alto valor”, diz Roshanda.
Assim que um pedido é criado no Booqable, a equipe gera um orçamento com um clique. Ele é preenchido automaticamente com os detalhes do cliente, itens, datas e preços. A partir daí, eles enviam diretamente da conta Booqable usando um modelo de e-mail pré-escrito, junto com uma solicitação de assinatura digital. E como o Booqable verifica o estoque à medida que o pedido é montado, cada orçamento reflete o que está realmente disponível.
“Economizamos horas toda semana em gestão administrativa e geração de orçamentos”, diz Roshanda. “Os clientes apreciam a rapidez e a clareza de receber contratos de locação detalhados item por item e precisos.”
Os orçamentos ajudam a The Drake Social Club a:
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Responder consultas sobre locações de eventos enquanto os leads ainda estão aquecidos
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Enviar propostas detalhadas item por item que combinam com a imagem sofisticada da marca
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Obter aprovação assinada sem precisar correr atrás de papelada
Em vez de verificar calendários cruzados antes de cada proposta, a equipe envia orçamentos precisos em minutos. E com respostas mais rápidas, mais consultas iniciais se transformam em reservas confirmadas de locações de eventos.
Preparando cada pedido corretamente desde a primeira vez
Uma única composição de mesa pode incluir dezenas de roupas de mesa, sousplats, cadeiras e elementos decorativos. Antes do Booqable, manter listas de preparação, cronogramas de entrega e estoque sincronizados exigia atualizações manuais constantes. Um único item esquecido podia significar uma lacuna na mesa no local do evento.
Os romaneios funcionam exatamente como os orçamentos. Depois que um pedido é criado, a equipe gera um romaneio com um clique. Ele lista todos os produtos do pedido, para que a equipe do armazém saiba exatamente o que carregar para cada evento. Roshanda os descreve como “listas de separação claras e práticas para nossas equipes de entrega e montagem”.
Para empresas que entregam locações de eventos em uma área ampla como a Grande Houston, os romaneios ajudam a:
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Carregar cada item antes de a van sair, para que ninguém precise voltar à cidade por causa de um sousplat esquecido
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Dar às equipes terceirizadas uma lista clara para seguir, mesmo em seu primeiro evento
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Conferir as locações de eventos na devolução após a desmontagem, para que roupas de mesa e cadeiras sejam inspecionadas e limpas antes da próxima reserva
A equipe não trabalha mais com ordens de serviço em papel que ficam desatualizadas. Cada entrega sai do armazém completa, para que os dias de montagem comecem no horário.
Do design de interiores às locações de eventos em Houston
Para Roshanda, a maior mudança é para onde vai seu tempo. “A precisão dos pedidos chegou a 100%, permitindo que nossa equipe de liderança mude o foco da logística de back office para o design espacial de alto nível, consultorias com clientes e expansão dos negócios.”
Ao tirar suas locações de eventos das planilhas e colocá-las no Booqable, a The Drake Social Club agora envia orçamentos profissionais em minutos e prepara cada pedido corretamente desde a primeira vez. Os clientes recebem propostas claras e detalhadas item por item, e a equipe recebe uma lista confiável para cada montagem. Nos próximos anos, Roshanda planeja expandir a divisão de locações especiais e ampliar as próprias linhas de decoração da marca. Conforme o negócio assume locações de eventos particulares e corporativos cada vez maiores na Grande Houston, o Booqable continuará mantendo o back office funcionando nos bastidores enquanto a equipe se concentra no design.
