Niklas Nyström passou anos trabalhando no teatro e se apresentando com bandas, e ao longo do caminho acumulou uma coleção de equipamentos, ferramentas e materiais que, na maior parte do tempo, ficavam guardados entre um show e outro. Ele começou a alugar peças para amigos e conhecidos, e não demorou muito para se perguntar se poderia alcançar um público maior. Esse pensamento se tornou a Hobby Rent, sediada na Finlândia.
Hoje, os itens mais populares da Hobby Rent são coolers para festas, equipamentos de som, máquinas de karaokê, luzes de discoteca e mesas e cadeiras dobráveis — basicamente tudo o que alguém precisa para fazer uma boa festa. Os consumidores compõem a maior parte da base de clientes, e Niklas usou o criador de sites de aluguel do Booqable para montar sua loja de aluguel, para que as pessoas possam navegar e reservar o que precisam sem nenhuma ida e volta.
Antes de se decidir por um sistema de gestão de aluguel, ele administrava tudo por e-mail, calendário e uma loja virtual básica. As cotações eram enviadas uma a uma, e o faturamento era algo que ele tinha que correr atrás manualmente. Ele escolheu o Booqable para lidar tanto com o lado administrativo do negócio quanto com a plataforma de reservas que os clientes veem, apoiando-se especialmente nas ferramentas de cotação e faturamento para manter tudo em movimento.
Obtendo um registro formal adequado com as cotações
Antes do Booqable, não havia nada formal ligando uma reserva aos termos que ambas as partes haviam acordado. Se um cliente danificasse algo ou mantivesse o item além da data de devolução, Niklas não tinha nenhum documento a que pudesse recorrer. Essa lacuna fazia com que cada aluguel parecesse um acordo de boca, o que é ótimo com amigos, mas não é algo sobre o qual você possa construir um negócio.
Com o Booqable, Niklas pode enviar aos clientes documentos claros de aluguel, detalhando o que estão alugando e em quais condições, e solicitar uma assinatura eletrônica antes de o equipamento saia do seu depósito. Como ele mesmo disse, “Agora o cliente recebe um contrato claro informando o que foi alugado e em quais condições.”
Essa única mudança fez algumas coisas pela Hobby Rent:
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Cada aluguel pode ter um registro assinado do que saiu, quando e em quais condições
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Disputas sobre danos ou devoluções atrasadas têm um documento ao qual recorrer
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Os clientes têm um registro claro dos termos de aluguel que aceitaram
Niklas não precisa mais depender da memória ou de uma sequência de e-mails para comprovar o que foi acordado. Se surgir alguma dúvida sobre uma reserva, o contrato está logo ali.
Recebendo pagamentos sem precisar correr atrás de ninguém
O faturamento foi uma das coisas que Niklas citou diretamente como um desafio antes do Booqable, junto com o controle de estoque e o calendário de reservas. Gerenciar faturas manualmente adicionava mais uma tarefa a um processo de aluguel que já exigia muita atenção pessoal.
O Booqable oferece a Niklas uma forma muito mais organizada de gerenciar faturamento e pagamentos junto com suas reservas. Ele pode criar faturas, manter as informações de pagamento conectadas a cada pedido e aceitar pagamentos com cartão de crédito, algo que ele destacou como uma de suas partes favoritas do sistema.
O impacto é um processo de pagamento mais simples:
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Os clientes têm uma forma direta de pagar por seus aluguéis
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As informações de pagamento permanecem conectadas a cada pedido
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Niklas pode gastar menos tempo controlando manualmente faturas e pagamentos pendentes
Para um negócio que Niklas ainda administra em paralelo ao seu outro trabalho, esse tempo recuperado importa. Passar menos tempo gerenciando faturas significa uma coisa menos desviando sua atenção da próxima reserva.
De bico a algo maior
Reservas, faturamento, contratos e estoque agora passam todos por um único sistema, e Niklas diz que a diferença foi enorme. “O pacote completo tornou possível para nós começarmos a desenvolver as operações em uma direção mais profissional”, disse ele, acrescentando que já começou a pensar se Hobby Rent ainda combina como nome agora que o negócio cresceu além de ser apenas um hobby.
Ele espera eventualmente abrir um espaço adequado de retirada e showroom, e seu objetivo de longo prazo é transformar a Hobby Rent em trabalho de tempo integral para ele e mais uma ou duas pessoas. Com mais partes do processo de aluguel gerenciadas pelo Booqable, ele está gastando menos tempo com a administração do aluguel de equipamentos e mais tempo pensando no que vem a seguir para o negócio.
