Kennedy Gates et son mari Ruben dirigent Social Seats, une entreprise de location d’événements construite sur une idée simple : les gens ne devraient pas avoir à attendre des jours pour obtenir un devis juste pour réserver une tente. Ils ont créé l’entreprise après avoir constaté à quel point il était difficile de trouver des locations d’événements de haute qualité avec des tarifs clairs et transparents dans leur région.
Chaque demande semblait déclencher de lents échanges d’e-mails avant que quiconque sache combien coûtait quoi que ce soit. Kennedy et Ruben ont donc construit le type d’entreprise opposé : une entreprise avec des tarifs transparents et une réservation en ligne instantanée.
Aujourd’hui, Social Seats propose un catalogue ciblé de tentes modulaires de qualité commerciale, de tables Lifetime, de sièges haut de gamme comme les chaises Chiavari, et de linge pour compléter chaque installation. Les organisateurs de mariages, les couples et les familles qui préparent des anniversaires marquants constituent l’essentiel de leur clientèle, les tentes associées à des tables et des chaises étant leur combinaison la plus demandée.
L’entreprise fonctionne presque entièrement en ligne. Les clients parcourent le catalogue et réservent directement, tandis que l’équipe se charge de la livraison et de l’installation sur le lieu de l’événement. Pour une entreprise de location d’événements sans vitrine physique, cette expérience de réservation en ligne est au cœur du fonctionnement de l’entreprise.
Avant Booqable, Kennedy et Ruben assemblaient leur flux de travail à l’aide d’outils CRM généralistes comme Dubsado, associés à un suivi manuel des stocks. Rien de tout cela ne leur donnait une vue en temps réel de ce qui était réellement disponible à la location, ils devaient donc confirmer la disponibilité à la main pour chaque demande. Cela rendait difficile l’offre de l’expérience de réservation rapide et en libre-service qu’ils souhaitaient.
Garder une trace de chaque tente, table et chaise
Confirmer manuellement les stocks pour chaque réservation prenait un temps que Kennedy et Ruben n’avaient pas, tout en laissant place à des erreurs de disponibilité et des doubles réservations. Avec Booqable, ils ont obtenu un système d’inventaire centralisé où ils peuvent ajouter des produits, gérer des variations comme différentes tailles de tentes ou styles de chaises, et maintenir la disponibilité à jour au fur et à mesure des réservations.
Comme l’a formulé Kennedy, le suivi des stocks a été le plus grand changement pour leur entreprise, car il automatise la façon dont ils suivent les stocks de tentes, tables et configurations de sièges.
Avec cela en place, Booqable les aide désormais à :
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Suivre les stocks dans tout leur catalogue de location d’événements
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Maintenir la disponibilité à jour et aider à éviter les doubles réservations
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Réduire les erreurs causées par le suivi manuel des stocks
Kennedy et Ruben n’ont plus besoin de passer leurs soirées à compter l’inventaire à la main. Ils peuvent accepter davantage d’événements en toute confiance, car ils ont une vue claire de ce qui est disponible et quand.
Créer des devis personnalisés pour chaque demande
Toutes les réservations ne commencent pas dans la boutique en ligne. Social Seats reçoit également un flux constant de demandes via sa page Facebook, et avant Booqable, celles-ci se transformaient souvent en échanges désordonnés concernant les tarifs. Il n’existait aucun moyen simple de fournir rapidement un devis professionnel en dehors du processus de commande en ligne.
Maintenant, Kennedy et Ruben peuvent créer un devis personnalisé directement dans Booqable dès qu’une personne les contacte. Kennedy a expliqué que cela leur offre plus de flexibilité dans la façon dont ils prennent les réservations, que le client les trouve via la boutique en ligne ou les contacte directement.
Cela les aide à :
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Transformer les demandes Facebook en devis professionnels en quelques minutes
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Regrouper les réservations, quel que soit l’endroit où la demande a commencé
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Répondre rapidement sans jongler entre des systèmes distincts
Cela signifie qu’une demande ne devient pas plus difficile à gérer simplement parce qu’elle a commencé en dehors de la boutique en ligne, et les clients bénéficient d’une expérience cohérente, quel que soit le premier moyen de contact.
Des échanges incessants à une entreprise qui fonctionne plus efficacement
« Booqable agit comme un membre supplémentaire de notre équipe administrative », a déclaré Kennedy, décrivant l’ampleur de la charge de travail quotidienne que la plateforme gère désormais.
Ce qui était autrefois un mélange fragmenté de logiciels CRM et de suivi manuel des stocks est désormais un système centralisé pour gérer les réservations, suivre l’inventaire et créer des devis pour les nouvelles demandes.
Avec cette base en place, Social Seats se tourne déjà vers l’avenir pour devenir une entreprise complète de planification et de production d’événements, gérant tout, du concept initial au démontage final, pour les célébrations marquantes qui ont fait leur réputation.
