Becca Steffen dirige Old Oaks Event Rentals, une entreprise familiale axée sur la décoration d’événements dans l’Illinois. Avec son mari et ses deux enfants, elle a repris une entreprise de location existante et l’a façonnée en quelque chose de plus personnel.
Leur inventaire comprend tout, des arches et présentoirs à desserts aux centres de table et articles décoratifs marquants. Mais pour Becca, il ne s’agit pas seulement de louer des produits. Il s’agit d’aider les couples à donner vie à leur vision de mariage d’une manière qui semble intentionnelle et unique.
La plupart de leurs clients sont des couples qui planifient des mariages, recherchant souvent une décoration qui reflète leur style personnel. Old Oaks Event Rentals travaille en étroite collaboration avec eux pour sélectionner les bonnes pièces pour les cérémonies et les réceptions. En tant qu’entreprise sur rendez-vous uniquement offrant à la fois l’enlèvement et la livraison avec installation, leur processus nécessite une planification et une coordination minutieuses.
Avant de changer de système, les anciens propriétaires géraient tout via Google Docs. Cela rendait difficile le suivi de l’inventaire et de savoir ce qui était disponible à un moment donné. Becca avait besoin d’un meilleur moyen de rester au courant des réservations tout en offrant une expérience fluide aux clients.
C’est alors qu’ils ont choisi le logiciel de location d’équipement d’événements Booqable et l’ont intégré à leur site web existant pour permettre les commandes et paiements à l’avance, tout en gardant tout organisé. Avec un suivi de disponibilité intégré et des outils de devis, ils ont pu croître avec confiance et clarté.
Garder l’inventaire clair avec la disponibilité en direct
L’un des plus grands défis que Becca a hérités était de ne pas avoir une vue claire de l’inventaire. Sans suivi précis, il était difficile de savoir combien d’articles étaient disponibles pour des dates spécifiques, ce qui rendait la planification et les devis stressants.
Avec la disponibilité Booqable, chaque article de leur inventaire est suivi en temps réel. Les clients qui parcourent le site web de location peuvent voir ce qui est disponible pour la date de leur événement, tandis que Becca peut vérifier la disponibilité instantanément dans le backend lors de la création de commandes ou de devis. Cela élimine les suppositions qui ralentissaient tout auparavant.
Becca a mentionné que pouvoir voir exactement combien d’articles sont en stock et combien sont disponibles pour un jour donné a fait une grande différence. Cela l’aide également à suivre quel client a loué des articles spécifiques à tout moment.
Ce que cette fonctionnalité accomplit pour Old Oaks Event Rentals :
- Aperçu en temps réel des niveaux d’inventaire et des réservations
- Visibilité claire des articles réservés et par qui
- Confiance lors de la confirmation de la disponibilité pour les demandes des clients
Cela a éliminé l’incertitude qu’ils rencontraient auparavant. Et cela leur permet de se concentrer davantage sur l’aide aux clients pour concevoir leurs événements au lieu de vérifier des feuilles de calcul.
Créer des devis précis en un clic
Avant d’utiliser Booqable, créer des devis manuellement aurait été chronophage et sujet aux erreurs, surtout en s’appuyant sur des outils comme Google Docs. Pour une entreprise qui personnalise chaque commande en fonction des préférences du client, cela peut rapidement devenir accablant.
Avec Booqable, les devis sont créés directement à partir du système de commande. Lorsque Becca ajoute des articles à une réservation, la plateforme calcule automatiquement les prix et la disponibilité, le transformant en un devis professionnel qui peut être partagé avec le client.
Becca a partagé que la création de devis est maintenant beaucoup plus rapide, plus précise et plus facile à gérer. Au lieu de rassembler des informations de différents endroits, tout est géré dans un seul flux de travail.
Ce que cette fonctionnalité accomplit pour Old Oaks Event Rentals :
- Création de devis plus rapide avec calculs automatiques des prix
- Précision améliorée en liant les devis directement à l’inventaire
- Une expérience plus fluide lors de la réponse aux demandes des clients
Cela a réduit le temps consacré au travail administratif et diminué le risque d’erreurs. Et cela signifie que Becca peut répondre aux clients plus rapidement, ce qui est particulièrement important pendant les saisons de mariage chargées.
Une meilleure façon de développer une entreprise de location de décoration
Pour Old Oaks Event Rentals, avoir un système clair en place a rendu la gestion de leur entreprise beaucoup plus gérable. Du suivi de l’inventaire à la préparation des devis, Booqable soutient leur travail quotidien sans ajouter de complexité.
Becca et sa famille peuvent maintenant passer plus de temps à se concentrer sur ce qui rend leur entreprise spéciale : aider les clients à créer des événements significatifs et mémorables. Comme le dit Becca, avoir tout au même endroit facilite l’organisation et la confiance dans leurs réservations.
Leur histoire montre comment les bons outils peuvent soutenir une entreprise de location en croissance tout en conservant la touche personnelle que les clients apprécient.
