Faye Smith a lancé son entreprise de location d’événements Legacy Krafts & Event Rentals LLC dans le Maryland, aux États-Unis. Après sa retraite, elle avait besoin d’une source de revenus supplémentaire et ce qui a commencé comme une idée s’est transformé en une entreprise de location d’événements qui fournit maintenant des produits aux clients célébrant des mariages, des fêtes, des baby showers ou tout type d’événement spécial.
Dans l’inventaire actuel de Faye se trouvent des chaises trônes, des chaises pliantes, des tables, des toiles de fond, des tapis, des murs à champagne, des bars et une variété en constante expansion d’options de décoration et de sièges. Les clients vont de la famille et des amis à ceux qui la découvrent sur les réseaux sociaux. Une chose dont Legacy Krafts & Event Rentals est fier est la flexibilité, car ils travaillent avec chaque client à un niveau spécial.
Ils s’efforcent également de se procurer des articles qu’elle ne possède peut-être pas encore et offrent des horaires de ramassage et de retour pratiques. Parce que l’entreprise a été construite de toutes pièces, Faye voulait une plateforme qui pourrait l’aider à gérer l’inventaire, les accords clients et les paiements de manière professionnelle dès le premier jour.
Elle a choisi Booqable à la fois comme plateforme de location et plateforme de réservation en ligne. Les clients peuvent parcourir les produits en ligne, réserver des articles via la page de réservation liée depuis les réseaux sociaux, et recevoir des devis et des contrats avant que la livraison ne soit programmée. Des fonctionnalités comme la gestion des contrats, les liens de paiement, le traitement des remboursements et le suivi des stocks ont donné à Faye tout ce dont elle avait besoin en un seul endroit.
Créer des contrats d’événements en un clic
Faye était très préoccupée lorsqu’elle a lancé son entreprise de location d’événements par la documentation correcte de toutes les réservations de location. Comme son entreprise avait des livraisons et des ramassages fréquents par ses employés, elle voulait avoir une procédure clairement définie pour suivre tous les contrats de ses clients et établir leurs attentes par écrit. C’est là que les fonctionnalités de gestion des contrats de Booqable sont devenues une partie importante de son flux de travail.
Voici comment cela fonctionne :
Lorsqu’une commande est créée, Faye peut générer un contrat directement à partir de la réservation en utilisant les modèles de documents de Booqable. Les détails du client, les dates de location, les produits et les informations de commande sont automatiquement insérés dans le document à partir de la commande.
Le contrat peut ensuite être envoyé par e-mail directement depuis le backend Booqable ou envoyé via l’application mobile. Les clients peuvent signer depuis l’application mobile, et une fois terminé, la copie signée est stockée à côté de la commande pour référence future.
Faye décrit Booqable comme un “guichet unique” pour gérer son entreprise, et avoir des contrats intégrés directement dans la plateforme aide à garder tout facile à gérer.
Cela aide son entreprise en :
- Créant des contrats automatiquement en utilisant les informations du client et de la commande
- Envoyant des accords directement aux clients sans logiciel supplémentaire
- Stockant les documents signés à côté de chaque réservation pour un accès facile
Au lieu de créer des accords manuellement ou de conserver des documents dans des endroits séparés, chaque réservation suit maintenant le même processus. Cela donne à Faye la confiance que les accords clients sont correctement documentés tout en aidant à présenter une image professionnelle à chaque client.
Gérer les dépôts de sécurité et les remboursements avec facilité
Autre chose que Faye a mentionnée comme aspect favori de Booqable est sa fonctionnalité avec les remboursements. Comme les dépôts sont cruciaux pour une entreprise de location d’événements car ils “gardent vos locations en sécurité”, mais la gestion manuelle de ces dépôts peut être un fardeau supplémentaire et un grand domaine potentiel d’erreurs sur les remboursements.
Via la page de réservation en ligne pré-construite de Booqable, les clients peuvent réserver des produits de location et payer leur dépôt de sécurité à l’avance. De nombreux clients découvrent Legacy Krafts & Event Rentals via les réseaux sociaux et suivent des liens directement vers la page de réservation, ce qui facilite la sécurisation de leur réservation avant que les arrangements de livraison ne soient finalisés.
Lorsque la période de location se termine et que la commande passe au statut Retourné, Booqable invite Faye à rembourser le dépôt de sécurité. Comme les paiements sont traités via Stripe, le remboursement peut être renvoyé à la méthode de paiement originale du client sans avoir besoin de calculs séparés ou de transferts de paiement manuels.
Cela aide en :
- Collectant automatiquement les dépôts de sécurité pendant le processus de réservation
- Maintenant toutes les informations de paiement connectées à l’enregistrement de commande
- Remboursant les dépôts directement aux clients via Stripe
Pour une petite entreprise en expansion, cela signifie que Faye n’a plus à enregistrer les dépôts individuels et à suivre les remboursements manuellement. Les clients bénéficient d’un service fluide et professionnel tandis que Faye économise un temps administratif considérable sur la gestion des paiements et peut se concentrer davantage sur les livraisons et le service client.
Construire leur entreprise de rêve
Bien que Legacy Krafts & Event Rentals soit peut-être nouvelle dans le domaine, Faye a déjà mis en place des choses qui peuvent alimenter la croissance de l’entreprise pour de nombreuses années à venir.
Avec ses deux fils et son mari qui l’aident, Legacy Krafts & Event Rentals a un fort point de départ et continue d’étendre son inventaire tout en maintenant son approche de service client personnalisé.
