Pour les entreprises de location, garder une trace de l’équipement est essentiel. Que vous louiez du matériel de caméra, des outils ou des fournitures d’événements, chaque article doit être facile à identifier, localiser et enregistrer rapidement à l’entrée ou à la sortie.
Les étiquettes de codes-barres aident à rendre cela possible. En donnant à chaque article un identifiant unique, votre équipe peut scanner l’équipement et accéder instantanément à ses informations dans votre système d’inventaire. C’est beaucoup plus rapide et plus fiable que de rechercher manuellement des articles ou de vérifier les numéros de série.
Par exemple, dans un magasin de location de caméras, le personnel peut rapidement scanner les caméras et objectifs retournés au lieu de lire et faire correspondre les numéros de série. Dans une entreprise de location d’événements qui gère de grandes quantités d’équipement comme des chaises ou de l’éclairage, scanner des codes-barres aide à s’assurer que chaque article est comptabilisé lors de la préparation des commandes et des retours.
L’étiquetage par codes-barres améliore également la précision. Parce que les articles sont scannés plutôt que saisis manuellement, cela réduit le risque d’erreur humaine et vous aide à conserver des enregistrements fiables de l’endroit où se trouve l’équipement, qui l’a loué en dernier et quand il sera disponible à nouveau.
Scanner des codes-barres depuis votre smartphone
Une fois que vous avez ajouté des étiquettes de codes-barres à votre équipement, l’étape suivante consiste à les scanner lors des opérations quotidiennes.
Vous pourriez supposer que cela nécessite un scanner de codes-barres dédié, mais grâce à Booqable, ce n’est plus nécessaire.
Avec l’application mobile Booqable, vous pouvez scanner des codes-barres directement en utilisant la caméra de votre smartphone ou tablette. Cela permet à votre équipe d’enregistrer les articles à l’entrée et à la sortie des commandes, de localiser rapidement les produits dans l’inventaire, d’attribuer des codes-barres aux nouveaux articles et de confirmer l’équipement lors des retours.
Parce que le scan se fait via la caméra de votre appareil, vous pouvez commencer à utiliser les flux de travail de codes-barres immédiatement sans acheter de matériel supplémentaire.
Une fois que votre équipe s’habitue à scanner les articles lors des sorties et des retours, les étiquettes de codes-barres deviennent rapidement l’un des moyens les plus faciles d’améliorer l’efficacité de vos opérations de location.
Ce que vous devez savoir sur l’impression d’étiquettes
Si vous débutez avec les codes-barres, vous vous demandez peut-être quel type de code-barres utiliser, si votre logiciel prend en charge le scan de codes-barres et comment vous pouvez concevoir et imprimer vos propres étiquettes.
Dans cet article, nous vous guiderons sur la façon de concevoir et d’imprimer des étiquettes de codes-barres professionnelles en utilisant le DYMO LabelWriter 450, une imprimante d’étiquettes populaire et abordable qui fonctionne bien pour les entreprises de location.
Choisir la bonne taille d’étiquette
DYMO prend en charge une gamme de tailles d’étiquettes, et la meilleure option dépend de ce que vous étiquetez.
Les petites étiquettes d’environ 2,5 cm de large fonctionnent bien pour les articles compacts tels que les objectifs de caméra, les câbles ou les petits outils. Ces étiquettes peuvent inclure des codes QR, qui vous permettent de scanner rapidement l’article avec votre téléphone pour obtenir son enregistrement dans votre système de location. Les codes QR sont particulièrement utiles pour les enregistrements rapides d’entrée, de sortie et les comptages d’inventaire, et ils fonctionnent bien sur les surfaces courbes comme les objectifs ou les équipements cylindriques.
Les étiquettes plus grandes, comme 5 cm x 5,9 cm, offrent plus d’espace pour les équipements plus grands et peuvent inclure des informations supplémentaires comme les ID d’actifs, les noms d’articles ou des codes QR plus grands pour un scan plus facile.
Si vos étiquettes doivent résister à une utilisation intensive, vous voudrez peut-être envisager des options plus durables. Vous pouvez investir dans une imprimante d’étiquettes industrielle haut de gamme conçue pour les environnements difficiles. Une autre option consiste à faire imprimer vos étiquettes par un fournisseur d’étiquettes professionnel spécialisé dans les étiquettes d’actifs durables.
Conseil : La série DYMO LW Durable offre une résilience supplémentaire avec un adhésif de résistance industrielle et un revêtement résistant aux rayures, ce qui les rend bien adaptées aux équipements de location qui sont manipulés fréquemment tout en permettant un scan clair des codes QR pour une identification rapide des articles.
Conception d’étiquettes avec le logiciel DYMO
Le logiciel DYMO Label rend la conception d’étiquettes simple avec une interface glisser-déposer. Vous pouvez facilement ajouter votre logo d’entreprise, des adresses, du texte, des éléments de marque et des champs de codes-barres.
Le logiciel est convivial et facile à apprendre, même si vous n’avez pas d’expérience en conception.
Avant de commencer à imprimer
Avant de concevoir vos étiquettes, assurez-vous d’avoir déjà ajouté des codes-barres à vos produits dans Booqable.
Une fois que votre mise en page d’étiquette est prête, vous pouvez importer des données de produits à partir d’une feuille de calcul, comme une exportation Booqable, et générer toutes vos étiquettes de codes-barres en un seul lot. Cette approche est plus rapide et réduit le risque d’erreurs manuelles.
Remarque : Booqable prend en charge les styles de codes-barres suivants :
- Codes QR (notre méthode la plus recommandée)
- EAN-8
- EAN-13
- Code 39
- Code 93
- Code 128
Vous pouvez sélectionner la symbologie correcte lors de la conception de votre mise en page personnalisée dans le logiciel DYMO Label.
Notre guide étape par étape
Exporter vos produits Booqable vers un fichier CSV
- Depuis votre compte Booqable, allez dans Inventaire, puis Produits, et cliquez sur Exporter.
- Votre fichier CSV d’inventaire se téléchargera dans votre navigateur et contient des données utiles telles que les noms de produits, les identifiants, les SKU et les codes-barres.
- Vous pouvez ensuite importer ce fichier dans le logiciel DYMO Label pour concevoir et imprimer vos étiquettes de codes-barres.
Concevoir une mise en page personnalisée pour les étiquettes de codes-barres
Avec le logiciel DYMO Label installé, vous pouvez créer des mises en page personnalisées pour vos étiquettes de codes-barres.
- Ouvrez le logiciel DYMO Label et sélectionnez la taille d’étiquette souhaitée.
- Sélectionnez une mise en page parmi les préréglages. Pour cet exemple, choisissez la mise en page vierge.
- Cliquez sur Insérer pour afficher les objets d’étiquette que vous pouvez ajouter à votre mise en page.
- Ajoutez un objet Code-barres à votre étiquette.
- Positionnez le code-barres où vous le souhaitez et cliquez sur Propriétés dans le panneau de gauche.
- Dans le menu Propriétés de l’objet Code-barres, sélectionnez la symbologie de code-barres correcte dans le menu déroulant.
- Ajoutez un objet d’étiquette Texte pour afficher des informations supplémentaires telles que le nom du produit.
- Lorsque vous avez terminé de concevoir votre mise en page, allez dans Fichier et sélectionnez Enregistrer comme Mise en page. Donnez un nom à votre conception et cliquez sur Enregistrer.
Imprimez vos étiquettes de codes-barres personnalisées
Après avoir enregistré votre mise en page d’étiquette, vous pouvez importer le fichier CSV que vous avez exporté de Booqable et connecter les données de produit aux champs d’étiquette.
- Allez dans Fichier et cliquez sur Importer des données.
- Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier CSV exporté de Booqable.
- Confirmez que les informations sont correctement importées.
- Cliquez sur un champ dans votre aperçu d’étiquette et sélectionnez la colonne correspondante dans les champs de données. Par exemple, sélectionnez le champ code-barres pour l’objet code-barres.
- Répétez ce processus pour tous les champs supplémentaires inclus dans votre conception.
Lorsque le champ code-barres est rempli, le logiciel DYMO Label peut automatiquement ajouter un espace à la fin de la valeur du code-barres. Assurez-vous de supprimer cet espace, sinon le code-barres peut ne pas scanner correctement.
Une fois que tout semble correct et que la bonne imprimante est sélectionnée, vous pouvez cliquer sur Imprimer.
Attribuer des étiquettes de codes-barres aux nouveaux produits
Lors de l’ajout de codes-barres à un grand nombre de produits, la méthode d’importation CSV décrite ci-dessus est l’approche la plus efficace.
Cependant, si vous n’ajoutez que quelques articles à votre inventaire, il peut être plus facile d’attribuer des codes-barres en utilisant l’application mobile Booqable.
- Après avoir imprimé vos étiquettes de codes-barres et les avoir attachées à votre équipement, ouvrez l’application mobile Booqable et allez dans Paramètres, puis sélectionnez Configurer les codes-barres.
- De là, vous pouvez scanner le nouveau code-barres en utilisant la caméra de votre téléphone et sélectionner le produit auquel vous souhaitez l’attribuer.
Réflexions finales
Les étiquettes de codes-barres sont un moyen simple mais puissant d’améliorer la gestion de l’équipement de location. En scannant les articles lors des sorties et des retours, votre équipe peut travailler plus rapidement, réduire les erreurs manuelles et conserver des enregistrements d’inventaire précis.
Que vous gériez un magasin de location de caméras gérant du matériel de valeur ou une entreprise de location d’événements suivant de grandes quantités d’équipement, les flux de travail de codes-barres vous aident à rester organisé.
En utilisant des outils comme le DYMO LabelWriter 450 avec l’application mobile Booqable, vous pouvez concevoir, imprimer et scanner des étiquettes de codes-barres sans matériel complexe ni configuration coûteuse. Une fois mis en œuvre, l’étiquetage par codes-barres devient l’un des moyens les plus efficaces de garder votre inventaire de location sous contrôle.
