Pourquoi facturer un dépôt de garantie ?
Un dépôt de garantie est le meilleur ami de votre entreprise de location. Lorsque les clients savent qu’ils ont de l’argent en jeu, ils sont beaucoup plus susceptibles de prendre grand soin de votre équipement et de le restituer dans le même état qu’ils l’ont reçu.
Les dépôts de garantie protègent les entreprises de location contre les dommages, la perte ou le vol de votre précieux équipement. Sans eux, vous seriez confronté à une montagne de risques qui pourraient sérieusement nuire à vos résultats. Avec des dépôts de garantie en place, vous pouvez respirer l’esprit tranquille en sachant que vos investissements sont protégés.
### La différence entre les acomptes et les dépôts de garantie
Lorsque vous utilisez le logiciel de location de matériel Booqable, vous devez comprendre la différence entre prendre un acompte et demander un dépôt de garantie :
Acompte : Il s’agit de l’argent que votre client ne récupérera pas - c’est un paiement partiel qui est déduit de sa facture finale. L’avantage est que vous pouvez facilement configurer cela dans vos paramètres Booqable pour choisir le pourcentage que vous souhaitez collecter à l’avance.
Dépôt de garantie : Il s’agit de l’argent que vous restituerez aux clients lorsqu’ils rapporteront votre matériel en bon état. La bonne nouvelle est que Booqable vous permet de facturer ce montant à l’avance lors de votre paiement en ligne si vous le souhaitez ! De cette façon, vous pouvez sécuriser vos locations dès le début.
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### Protégez vos biens sans dissuader vos clients
Trouver le montant d’acompte idéal nécessite une réflexion approfondie. Si vous fixez un montant trop élevé, vous risquez de décourager les clients potentiels qui hésitent à engager autant d’argent d’avance. Si vous le fixez trop bas, votre précieux équipement ne sera pas correctement protégé.
L’approche idéale est de trouver un équilibre qui protège votre équipement tout en gardant le processus de location fluide et agréable pour vos clients. Avec la bonne stratégie, vous pouvez créer de la sécurité sans ajouter de friction à l’expérience client, ce qui profite à toutes les parties concernées.
### Trouver le dépôt de garantie adapté à votre secteur d’activité
Les différentes entreprises de location gèrent les dépôts à leur manière.
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Les entreprises de location d’événements facturent généralement un pourcentage de la commande totale comme dépôt de garantie remboursable.
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Les magasins de location d’appareils photo et d’audiovisuels fixent souvent des montants de dépôt de garantie différents pour chaque article en fonction de sa valeur.
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Les locations de vélos et autres équipements de loisirs utilisent souvent des dépôts forfaitaires simples, quel que soit le nombre d’articles que vous louez.
Avant de décider ce qui vous convient, vérifiez ce que font vos concurrents locaux. Vos clients ont probablement déjà des attentes concernant les dépôts en fonction d’autres expériences de location dans votre secteur. Votre logiciel de location de matériel peut vous aider à mettre en œuvre l’approche la plus judicieuse.
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## Les trois façons de calculer les dépôts de garantie avec Booqable
Lorsque vous êtes prêt à configurer vos dépôts de garantie dans Booqable , vous constaterez que c’est extrêmement simple. Accédez simplement à vos paramètres Booqable et vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour sélectionner votre méthode préférée.
### 1. Facturez un montant fixe
Cette approche fonctionne mieux si vos articles en stock ont pour la plupart une valeur similaire, ou si vous préférez garder les choses simples et directes pour toutes les personnes impliquées.
Exemple : Un magasin de location de vélos peut facturer un dépôt de garantie fixe de 50 $ par commande. Qu’une personne loue un vélo ou qu’une famille en prenne cinq, le dépôt reste à 50 $. Les clients apprécient cette méthode car elle est facile à comprendre, et votre personnel bénéficiera de ne pas avoir à expliquer les calculs complexes du dépôt.
L’avantage de cette approche est sa merveilleuse cohérence et sa prévisibilité, créant une expérience simplifiée pour vos clients et votre équipe.
### 2. Facturez un pourcentage du montant de la commande
C’est parfait pour les entreprises où les commandes varient en taille, et les frais de location correspondent généralement à la valeur ou à la quantité d’articles loués. C’est comme avoir un système de dépôt auto-ajustable.
Exemple : Une société de location d’événements pourrait facturer un dépôt de garantie de 20 %. Ainsi, un forfait mariage de 500 $ nécessiterait un dépôt remboursable de 100 $, tandis qu’un forfait événementiel d’entreprise de 2 000 $ nécessiterait 400 $. L’avantage est que les dépôts s’adaptent naturellement à la taille et à la valeur de la commande sans que vous ayez à effectuer de travail supplémentaire.
L’avantage de ce type de calcul de dépôt est qu’il ajuste automatiquement les dépôts en fonction de la taille de la commande, ce qui signifie généralement que les commandes plus importantes (plus risquées) reçoivent des dépôts plus importants en conséquence.
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### 3. Facturer un pourcentage de la valeur du dépôt de garantie du produit
C’est idéal si vous louez un merveilleux mélange d’articles de grande et de faible valeur et que vous souhaitez des dépôts qui reflètent parfaitement la valeur de chaque article. C’est l’option la plus personnalisable.
Exemple : Un magasin de location d’appareils photo peut fixer une valeur de dépôt de garantie de 1 000 $ pour les appareils photo coûteux, de 500 $ pour les objectifs et de 200 $ pour les trépieds. En utilisant cette méthode, vous pouvez facturer un pourcentage de cette valeur à facturer lors de la commande de chaque produit, qui sera remboursé une fois les articles retournés sans dommage.
### Remboursement des dépôts de garantie et gestion des exceptions
Le traitement des remboursements de dépôts de garantie dans Booqable est remarquablement simple. Lorsqu’un client retourne son équipement en bon état, vous pouvez rapidement traiter son remboursement directement depuis l’écran Commandes. Ouvrez simplement la commande concernée, vérifiez que tous les articles ont été correctement retournés et remboursez le dépôt de garantie. Le système traitera automatiquement le remboursement via votre processeur de paiement connecté, vous faisant gagner un temps administratif précieux.
Booqable vous offre également la flexibilité de gérer des relations privilégiées avec vos clients de confiance. À mesure que votre activité de location se développe, vous développerez probablement des relations continues avec des clients fiables qui prennent toujours bien soin de votre équipement. Pour ces précieux clients, Booqable vous permet de créer des exceptions personnalisées à vos politiques de dépôt de garantie standard. Vous pouvez exempter entièrement des clients spécifiques des exigences de dépôt de garantie, ou appliquer un pourcentage réduit en fonction de leur fiabilité et de leur historique de location.
Cette fonctionnalité d’exception est particulièrement utile pour les clients professionnels de longue date qui louent régulièrement chez vous, les sociétés de production ayant des antécédents établis, les comptes d’entreprise avec des contrats de location formels et les clients VIP à la fiabilité éprouvée.
En créant ces exceptions, vous pouvez renforcer les relations avec vos meilleurs clients tout en maintenant la protection de votre équipement avec des locataires nouveaux ou inconnus. De nombreuses entreprises de location trouvent qu’offrir des exceptions de dépôt de garantie à des clients de confiance devient une puissante incitation à la fidélité qui encourage les affaires répétées.
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## Assurez des clients satisfaits et un équipement bien protégé
Le logiciel de location d’équipement Booqable rend la gestion des dépôts de garantie incroyablement simple et flexible, et c’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises de location l’adorent ! Soyez franc et amical avec vos clients au sujet de vos politiques de dépôt de garantie de location. Personne n’aime les frais surprises, mais tout le monde apprécie l’honnêteté et la clarté. Que vous choisissiez un forfait simple, un pourcentage intelligent de la commande ou des acomptes personnalisés pour chaque produit, l’essentiel est de vous assurer que vos clients savent exactement quoi s’attendre. S’ils comprennent vos politiques dès le départ (en ligne en personne), ils vous feront davantage confiance et seront bien plus satisfaits de leur expérience de location. Avec les options flexibles de dépôt de garantie de Booqable, vous avez tout ce faut pour que des clients satisfaits et équipement bien soient la clé du succès de votre entreprise de location.
