Le manque d’organisation est l’une des principales causes de perte de temps dans la gestion d’une entreprise de location ou d’un local technique. Si votre équipement n’est pas organisé, vous passez plus de temps à le chercher, vous augmentez les pertes et vous gaspillez de l’argent. Alors, que pouvez-vous faire pour garder votre équipement en ordre et vous assurer que votre opération se déroule aussi bien que possible et que vous ne perdez pas de temps ?
Eh bien, il y a plusieurs choses que les salles d’équipement qui réussissent font pour garder leur inventaire organisé, d’être astucieux avec les étiquettes à être vigilant, en passant par l’assemblage de kits, l’utilisation de logiciels de gestion d’équipement, et ne pas avoir peur de tester différentes techniques. Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre ces conseils et améliorer la façon dont votre organisation gère les équipements.
Comment organiser votre salle d’équipement
Que vous veniez de lancer votre entreprise de location ou votre local d’équipement ou que vous soyez établi depuis un certain temps, il n’est jamais trop tôt pour s’organiser. C’est l’une des choses les plus faciles à négliger, et à mesure que votre quantité d’équipement augmente, les problèmes s’accumulent. Il est donc préférable de s’occuper très tôt de la gestion de votre équipement, car elle peut constituer un obstacle à la croissance.
1. Étiquetez tout
Il peut être difficile de trouver des choses quand vous ne savez pas où elles sont et que vous n’avez pas d’indications pour vous aider. C’est là que les étiquettes vous facilitent la tâche. Si vous étiquetez tous vos produits, les classez par catégories et étiquetez vos étagères, vous constaterez qu’il est beaucoup plus facile de tout trouver. En faisant cela, vous vous sentirez plus organisé car chaque chose a sa place.
Il est beaucoup plus facile de se référer et de prendre du matériel lorsque vous avez un guide pour savoir où le trouver. Cela vous aide à savoir où tout se trouve et permet au personnel ou aux élèves de trouver rapidement ce dont ils ont besoin. Cela réduit également le temps d’attente des personnes qui viennent chercher du matériel, car elles n’ont pas à chercher longtemps. Vous pouvez également ajouter votre propre marque, afin que tout le monde sache d’où vient le matériel.
2. Organisez l’équipement tous les jours
Tout le monde déteste organiser le matériel, mais il s’accumule rapidement, vous laissant avec beaucoup de choses à ranger. Il est souvent difficile de trouver la motivation nécessaire pour tout organiser quand il y a tant à faire. Si vous passez un peu de temps supplémentaire après le retour des équipements pour les remettre en place, vous serez toujours en mesure de rester au top de l’organisation de votre inventaire. Plus de vendredi soirs passés à tout ranger.
Non seulement vous aurez l’esprit tranquille en sachant que tout est à sa place, mais cela facilite aussi les tâches quotidiennes. Lorsque quelqu’un vient chercher du matériel, vous n’avez pas à plonger dans votre pile de retours, et vous pouvez rapidement le prendre sur son étagère - ce qui améliore votre efficacité et vous permet de passer beaucoup moins de temps à servir chaque client, étudiant ou autre.
3. Créez des kits pré-assemblés
L’une des tâches les plus pénibles lorsqu’on gère un local technique est de récupérer tous les articles qu’un client a réservés. Vous pouvez la réduire entièrement en pré-assemblant des kits de produits qui sont habituellement loués ensemble. Il vous suffira alors d’aller chercher le kit dans le rayon, au lieu de courir dans votre local technique en essayant de trouver tout ce qui figure sur vos bordereaux d’expédition.
L’inventaire est également beaucoup plus facile à gérer, car vous n’aurez pas à emprunter des produits ailleurs. Vous pouvez également stocker les articles en vrac, tels que les câbles, dans de petites boîtes étiquetées, afin de pouvoir les saisir rapidement en cas de besoin, plutôt que de les ranger dans un bac. Vous gagnez ainsi un temps précieux et vous vous assurez que tout est géré et organisé dans votre local technique.
4. Utilisez un logiciel de gestion des équipements
De nombreuses entreprises de location et salles d’équipement ont beaucoup de mal à suivre leur inventaire et à savoir où il se trouve. Un logiciel de gestion des équipements vous permet de suivre ce qui est disponible, ce qui est loué et qui possède votre équipement. Il est ainsi incroyablement facile de référencer rapidement et de connaître l’état actuel de tous vos produits.
En outre, la plupart des logiciels de gestion des équipements, comme Booqable, vous permettent de suivre les produits à l’aide de codes-barres et de codes QR. Ceux-ci peuvent être scannés lorsque l’équipement est enregistré à l’entrée et à la sortie pour augmenter la précision et réduire les pertes. Cela permet également d’éliminer l’erreur humaine, car vous saurez toujours si vous avez pris le bon équipement pour une réservation ou non.
5. Testez différentes techniques
Toutes les méthodes de gestion des équipements ne conviennent pas à toutes les entreprises, vous devez donc trouver celle qui convient le mieux à la vôtre. Vos stratégies d’organisation doivent également être adaptables car, certains jours, vous aurez plus de temps que d’autres. Par exemple, prendre le temps supplémentaire de placer les équipements au bon endroit peut être efficace un jour normal, mais lorsque vous êtes occupé, cela peut être moins efficace.
Il n’est peut-être pas non plus avantageux pour chaque membre de votre équipe d’apprendre où tout se trouve. Vous pouvez décider qu’une personne qui connaît parfaitement votre salle d’équipement est la meilleure option, surtout si vous travaillez avec une équipe plus importante. Le fait d’avoir une personne à qui s’adresser pour savoir où se trouve le stock peut rationaliser le processus et réduire le temps passé à chercher la bonne étagère.
Garder votre salle d’équipement organisée
Nous espérons que ces conseils vous ont fourni des informations utiles que vous pouvez mettre en œuvre dans votre entreprise de location ou votre local technique. Il est essentiel de garder le sens de l’organisation, et cela aidera votre gestion à être plus fluide sur le long terme. Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous éviterez aussi les erreurs et les pertes, vous garderez les clients heureux et vous réduirez les coûts de fonctionnement.
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