Manchmal ist die Lösung für ein Problem nicht die offensichtlichste. Daniel Davison fand dies heraus, als er nach einer Software für die Verwaltung der Geräte im Interaktionslabor der Universität Twente suchte. Nachdem er festgestellt hatte, dass eine Laborverwaltungssoftware nicht alle Funktionen bot, die er brauchte, wandte er sich an eine Mietsoftware und fand, dass Booqable die beste Lösung für die Bedürfnisse des Labors war.
Labore an Universitäten verfügen über eine Vielzahl von Geräten, die Studenten und Forscher für ihre Projekte verwenden. Diese Geräte müssen verwaltet werden, und es muss ein System für den Zugriff auf sie geben. In dieser Hinsicht funktionieren diese Labore ähnlich wie Vermietungsunternehmen, und es macht Sinn, dass Vermietungssoftware die perfekte Lösung für die Verwaltung und Annahme von Gerätebuchungen sein kann.
Universität Twente Interaction Lab
Das Interaction Lab der Universität Twente bringt Studenten und Forscher der Fakultät für Elektrotechnik, Mathematik und Informatik zusammen, die sich mit menschlicher Medieninteraktion, kreativer Technologie und Interaktionstechnologie beschäftigen. Das Labor wird von Daniel Davison geleitet, der für die von den Studenten und Forschern genutzten Geräte verantwortlich ist.
Wenn ein Student oder Forscher ein Projekt an der Universität beginnt, müssen sie sich an Daniel wenden, um die benötigte Ausrüstung zu erhalten. Zusätzlich zur Ausrüstung erhalten sie Zugang zu Einrichtungen, Fachwissen, Kenntnissen und Software, die ihnen helfen, ihre Forschungsziele zu erreichen. Das Interaktionslabor ist die zentrale Anlaufstelle für Studenten und Forscher in diesem Bereich, um Projekte durchzuführen.
Zu den Geräten, die im Labor erworben werden können, gehören Tablets, WLAN-Zugangspunkte, Computer, Mikrofone, Kopfhörer, haptische Sensoren, VR-Ausrüstung, Kameras, Roboter, Projektoren und 3D-Drucker - damit steht denjenigen, die Studien im Zusammenhang mit der Interaktion zwischen Mensch und Medien durchführen, die größtmögliche Auswahl an Geräten zur Verfügung, um ihre Forschung durchzuführen und ihre Ziele zu erreichen.
Kein zentrales System
Da das Interaction Lab mit vielen Studenten und Forschern zusammenarbeitet, befand es sich in einer Zwickmühle. Die Leute kauften Laptops, Kameras, VR-Ausrüstung usw. für einzelne Projekte, die dann gehortet oder dem allgemeinen Bestand hinzugefügt wurden. Mit der Zeit wurde es dadurch schwierig zu wissen, was sie hatten und wo es sich befand.
Außerdem war die Art und Weise, wie sich Studenten und Forscher für Geräte anmeldeten, ein wenig altmodisch. Im Labor gab es große A1-Bögen, auf denen sie ihre Namen und die benötigten Geräte eintragen mussten. Das funktionierte eine Zeit lang, aber als die Pandemie ausbrach und immer weniger Menschen persönlich anwesend waren, wurde klar, dass eine andere Lösung erforderlich war.
Das Fehlen eines zentralen Systems, das einen Überblick über die Ausrüstung und die von Studenten und Forschern getätigten Buchungen bietet, und das Fehlen einer einfachen Möglichkeit, eine Buchung vorzunehmen, führte zu potenziellen Fehlern, die es zu vermeiden galt. Zu diesen Problemen gehörten nicht verfügbare Geräte, Doppelbuchungen, Engpässe und der Verlust von Geräten, was alles sehr schwer zu bewältigen war.
Vereinfachung der Interaktion
Daniel wusste, dass er einen besseren Weg finden musste, um das Inventar des Labors zu organisieren, und die Veränderungen, die die Pandemie mit sich brachte, waren eine große Motivation dafür. Zunächst suchte er nach Software, die speziell für die Verwaltung von Laborgeräten entwickelt wurde, aber keine entsprach seinen Anforderungen. Also wandte er sich an eine Verleihsoftware, und das Ausleihen von Geräten funktioniert auf ganz ähnliche Weise.
Er entschied sich für Booqable, weil es die meisten seiner Anforderungen an eine Softwarelösung für diese Situation erfüllte. Jetzt kann er sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Geräte ausgeliehen werden, wer sie hat, wo sie sich befinden und was verfügbar ist. So kann er leichter sicherstellen, dass alles am richtigen Ort ist und zur Verfügung steht, wenn ein Student oder Forscher es für ein Projekt benötigt, ohne dass Fehler auftreten.
Aus der Sicht der Studenten und Forscher können sie das Online-Portal des Labors problemlos besuchen. Sie können sehen, welche Geräte verfügbar sind, wann die Geräte verfügbar sind, und sie können eine Buchung vornehmen, ohne mit einem Mitarbeiter des Labors in Kontakt zu treten. Er hat das informelle Feedback erhalten, dass die Studenten den Prozess und die Klarheit darüber, welche Geräte verfügbar sind, sehr schätzen.
Zeitersparnis und Erweiterung
Seit der Implementierung von Booqable in das Leihsystem des Labors konnte Daniel eine erhebliche Zeitersparnis und weniger Kopfschmerzen in Bezug auf die Verfügbarkeit von Geräten feststellen. Das hat dazu geführt, dass das System viel effizienter arbeitet, mit weniger manueller Arbeit und einem unbürokratischeren Ansatz, was er und seine Kollegen sehr schätzen.
Dies hat auch die Erweiterung und Renovierung der vom Interaction Lab genutzten Labore ermöglicht. In Kürze werden die Studenten die Möglichkeit haben, einen Platz in den Labors zu reservieren und die Geräte zu benutzen, wann immer sie sie brauchen (solange sie verfügbar sind). Damit kann das Labor mehr Studenten und Forschern als je zuvor zur Verfügung stehen, ohne dass zusätzliche Verwaltungskosten anfallen.
