Karyn Vorhees é a fundadora e “Chief Adventure Officer” da Rivers Edge Outfitters, um negócio de aluguel de equipamentos de camping em Oregon. A ideia surgiu durante as férias de primavera em família na Flórida, no ano passado. Ela estava pesquisando aluguéis de SUP e caiaque e pensando em começar algo parecido em sua região. Mas quanto mais pesquisava, mais percebia uma lacuna diferente. Depois de 18 anos acampando em Oregon, ela sabia o quanto de equipamento e planejamento existe entre as pessoas e um bom fim de semana ao ar livre.
Foi então que ela criou uma estrutura de camping completa e pronta para uso. Os concorrentes alugam uma barraca aqui, um fogareiro ali, mas a Rivers Edge Outfitters entrega tudo o que é necessário para o acampamento e busca de volta ao final. Karyn também pode ajudar os clientes a encontrar e reservar um camping, planejar refeições, abastecer o cooler e sugerir trilhas, restaurantes e paradas no caminho perto de onde estão hospedados.
Seus clientes variam entre famílias ocupadas e campistas de uma vez por ano até visitantes que desembarcam em Oregon, reuniões de família, frequentadores de festivais, estagiários de verão e mães que participam de sua comunidade Camp Insanity. Karyn usa a Booqable desde o primeiro dia. Seu marido e filho, responsáveis pela parte de TI, construíram o site com o construtor de sites da Booqable, e a plataforma se tornou o back office para reservas, estoque e pagamentos. Dois recursos fizeram toda a diferença: depósitos online e formulários de termo de responsabilidade digitais.
Coletando depósitos sem complicação
Em muitas estruturas de aluguel de equipamentos de camping, os clientes retiram o equipamento pessoalmente. A estrutura da Karyn é diferente. Cada pedido significa que um kit completo de camping é entregue no local do cliente e deixado com ele durante toda a viagem. Isso é muita coisa fora de suas mãos, e ela precisa de alguma proteção caso algo volte danificado ou não volte.
Karyn define as regras de depósito de segurança uma única vez no backend da Booqable. Quando um cliente finaliza a compra na loja online, o depósito é cobrado automaticamente com base nessas configurações e processado pelo Stripe. Depois que o equipamento volta e é conferido, ela reembolsa o depósito no cartão do cliente diretamente pelo backend.
Karyn diz que aprecia “a facilidade de coletar depósitos” e que o sistema garante que ela não perca nenhuma etapa.
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Os depósitos são coletados no checkout, então não há necessidade de enviar uma solicitação de pagamento separada.
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Todo pedido segue as mesmas regras de depósito, independentemente de quem faz a reserva.
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Os reembolsos voltam para o cartão original em poucos cliques.
Karyn não precisa se lembrar de pedir um depósito antes de o equipamento sair de casa. Ele já está pago no momento em que o kit é preparado para entrega.
Garantindo contratos assinados antes da viagem
Acampar envolve riscos reais, de fogueiras a trilhas, então Karyn precisa que todo cliente assine um termo de responsabilidade antes de sair. E com pedidos vindo de grupos, visitantes de fora do estado e pessoas de primeira viagem, coletar assinaturas pessoalmente não é viável.
Com um clique no backend da Booqable, Karyn cria um contrato para um pedido. Ele é preenchido automaticamente com os detalhes do pedido, e o cliente o recebe por e-mail para assinar digitalmente. A cópia assinada fica armazenada junto ao pedido.
“Eu realmente aprecio a forma como o backend funciona”, diz Karyn, destacando como é fácil fazer os clientes assinarem o termo de responsabilidade e outros documentos importantes no sistema.
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Os contratos são gerados a partir do pedido, então não é necessário digitar os detalhes.
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Os clientes podem assinar pelo celular ou notebook antes da viagem.
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Os documentos assinados ficam armazenados junto a cada pedido para fácil consulta.
Karyn sabe que todo grupo que usa seu equipamento já assinou antes do dia da entrega. Ninguém precisa procurar uma caneta no acampamento.
Das férias de primavera na Flórida aos campings de Oregon
“Eu aprecio ter uma solução completa para reservas, gestão de estoque, coleta de pagamentos, formulários/assinaturas eletrônicas, etc.”, diz Karyn. Ela também usa o formulário de contato do site para responder dúvidas dos clientes antes que façam a reserva.
A seguir, Karyn quer expandir a Rivers Edge Outfitters e franquear o conceito, com o objetivo de se aposentar parcialmente ao lado do marido em sete anos. Enquanto a maioria dos negócios de aluguel de equipamentos de camping em Oregon foca em peças avulsas de equipamento, ela está construindo o seu em torno da viagem completa. Com os depósitos e termos de responsabilidade resolvidos dentro da Booqable, sua pequena equipe familiar pode dedicar o tempo a limpar equipamentos, planejar viagens e ajudar mais pessoas a sair para o ar livre.
