Si vous gérez une entreprise de location de matériel, le suivi des devis, des contrats et des factures peut rapidement devenir un exercice de jonglage. Entre la création de devis personnalisés pour chaque demande de client, l’émission de factures pour les locations approuvées, le suivi des paiements et la gestion des pénalités de retard, il y a beaucoup à faire. Des processus de devis et de facturation inefficaces font perdre du temps, laissent la place à des erreurs et créent de la frustration pour vos clients et votre personnel.
Cependant, un logiciel de location comme Booqable peut rationaliser et automatiser le processus de création et de gestion des devis, des contrats et des factures. Vous pouvez permettre aux clients de demander du matériel par le biais d’un système de réservation en libre-service, générer automatiquement des documents, obtenir l’approbation du client et accepter les paiements. Cet article de blog vous guidera à travers tout ce que vous devez savoir pour gérer plus efficacement les devis, les contrats et les factures.
Pourquoi utiliser un logiciel de location dédié aux documents ?
Bien qu’il soit possible d’utiliser un patchwork de documents Word, de feuilles de calcul Excel et de logiciels de comptabilité pour gérer les devis et les factures, un logiciel de gestion locative dédié peut rendre le processus infiniment plus fluide. De nombreuses solutions basées sur le cloud vous permettent de créer des devis et des factures professionnels avec la marque de votre entreprise, la liste des produits/services, les taxes et les frais. La possibilité de convertir les devis en factures d’un simple clic peut faire gagner du temps.
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Automatiser la création de documents avec Booqable
Booqable dispose de nombreux outils qui vous aident à traiter une réservation de la demande au paiement, avec une automatisation qui permet d’accélérer le processus. Que vous soyez une entreprise de décoration événementielle qui souhaite permettre à ses clients de créer une liste de souhaits ou une entreprise audiovisuelle qui prend des demandes par téléphone, vous pouvez rationaliser votre flux de documents avec Booqable. Voyons comment vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la satisfaction de vos clients.
Création de devis/liste de souhaits en libre-service
L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Booqable est la possibilité de créer un site web dédié à la location ou d’intégrer des composants de réservation dans votre site web existant. Cela vous permet de présenter vos produits de location en ligne afin que les clients puissent établir un devis ou une liste de souhaits eux-mêmes. En fonction de votre processus, vous disposez de plusieurs options pour afficher vos produits en ligne. Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les disponibilités, ainsi que d’afficher ou de masquer vos prix.
Lorsque vous recevez une demande de devis dans votre tableau de bord, elle apparaît comme un projet de réservation. Vous pouvez visualiser les produits et les quantités demandés et procéder aux ajustements nécessaires. En permettant aux clients de consulter eux-mêmes les produits en ligne, vous vous assurez qu’ils sont informés de ce que vous avez en stock et qu’ils s’investissent davantage dans le processus.
Création et modification de devis à partir de l’écran de commande
Que vous receviez des demandes de devis par l’intermédiaire de votre site web, par téléphone ou par courrier électronique, l’écran de commande est l’endroit où vous gérez vos devis. Vous pouvez rapidement ajouter, supprimer ou modifier des lignes de produits pour répondre aux besoins d’un client ou à des circonstances changeantes. Sur cet écran, vous avez accès à l’ensemble de votre stock et à sa disponibilité en temps réel, ce qui vous permet de savoir si vous pouvez répondre immédiatement à une demande. Toute modification apportée met automatiquement à jour le devis.
Outre les devis, vous pouvez générer des contrats et des factures à partir de l’écran de commande. Chacun de ces documents est personnalisable et automatiquement mis à jour lorsque vous y apportez des modifications. Grâce à l’accès direct à votre inventaire et à la régénération automatique des devis, vous maîtrisez mieux vos documents. Cela réduit également les erreurs humaines et vous permet d’offrir à vos clients une expérience de réservation exceptionnelle.
Envoi de documents directement depuis Booqable
Lorsque vous êtes prêt à envoyer un devis à un client, vous pouvez le faire directement à partir de l’écran de commande. Vous pouvez cliquer sur Envoyer un courrier électronique, ce qui fait apparaître une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez joindre votre devis à un courrier électronique et l’envoyer directement à votre client pour qu’il l’approuve. Vous pouvez ajouter les informations que vous souhaitez à l’e-mail, ajouter des destinataires et consulter l’historique des e-mails envoyés à ce client spécifique.
Pour gagner du temps, vous pouvez créer des modèles d’e-mail pour différentes situations à partir des paramètres. Ceux-ci seront automatiquement complétés par les informations relatives au client, de sorte que chaque courriel soit personnalisé. Vous pouvez répéter ce processus pour envoyer des contrats à signer, des factures et même des demandes de paiement aux clients.
Commencez par créer votre site Web
Toute nouvelle entreprise de location commence par créer un site web pour obtenir ses premières réservations.
Rationalisez la gestion de vos devis
En conclusion, la gestion des devis, des contrats et des factures dans une entreprise de location de matériel ne doit pas être une tâche complexe et fastidieuse. En tirant parti des capacités de Booqable, vous pouvez créer et gérer des devis de manière transparente, les convertir en factures et gérer les paiements à partir d’une plateforme intégrée. Les réservations en libre-service permettent à vos clients d’établir des devis de manière autonome, réduisant ainsi les allers-retours et accélérant le processus de réservation.
En outre, les fonctions d’automatisation garantissent que vos documents sont précis, professionnels et de marque cohérente, minimisant ainsi le risque d’erreurs et garantissant un flux de travail fluide. Grâce à la gestion des stocks en temps réel et à la possibilité d’envoyer des documents directement depuis la plateforme, vous pouvez répondre rapidement aux demandes de vos clients et maintenir un niveau de service élevé.
