5 façons dont Booqable facilite les enlèvements et les retours pour les entreprises de location

Lorsque les clients arrivent pour récupérer ou retourner des articles, ils s’attendent à recevoir exactement le produit qu’ils ont réservé, prêt au bon moment, et vérifié par quelqu’un qui sait ce qui se passe avec leur commande. Si vous dirigez une entreprise de location qui gère beaucoup de trafic piétonnier, même un petit retard comme la recherche du bon article ou le fait de manquer un retour peut perturber toute la journée.

Booqable rassemble chaque partie du processus de retrait et de retour en un seul endroit. Que vous dirigiez un magasin de vélos, une entreprise de location d’événements ou un studio de location de caméras, ces cinq outils aident votre équipe à rester préparée sans jongler avec plusieurs systèmes. Ensemble, ils soutiennent votre équipe tout au long de votre journée de travail afin que les clients repartent confiants et que votre personnel reste concentré.

Planification automatique sur le tableau de bord

Un aperçu clair de la journée aide les équipes à rester sur la bonne voie, surtout lorsque de nombreuses commandes partagent la même fenêtre de retrait. Dans Booqable, les heures de retrait et de retour sont automatiquement ajoutées au tableau de bord dès qu’une commande est réservée, afin que votre équipe voie toujours ce qui arrive sans rien saisir manuellement.

Lorsque ces dates se mettent à jour automatiquement et que le personnel peut ouvrir instantanément une liste des retraits du jour même, vous restez préparé avant l’arrivée des clients. Sans cela, les entreprises se fient souvent à des feuilles de calcul dispersées, des notes volantes ou la mémoire, ce qui conduit à préparer les mauvais articles ou à réaliser trop tard que quelque chose n’a pas été retourné.

Si vous dirigez une entreprise de location qui propose des vélos pour des circuits locaux, votre équipe peut vérifier le rapport de retrait directement depuis le tableau de bord ou l’application mobile au lieu de parcourir des plannings papier. Cela évite les erreurs comme préparer la mauvaise taille de cadre ou manquer un retour qui doit être vérifié avant l’arrivée du prochain cycliste.

Ce que cela permet :

• Dates de retrait et de retour automatiques ajoutées à chaque commande lors de la réservation

• Accès rapide au rapport de retrait quotidien sur ordinateur et mobile

• Moins de confusions lorsque plusieurs membres de l’équipe gèrent les transferts de clients

Avec une source unique de vérité, les clients obtiennent ce qu’ils ont réservé sans retard. Votre comptoir devient plus calme, et le personnel passe moins de temps à démêler les confusions.

Utilisation des statuts de commande de Booqable

Les statuts de commande dans Booqable donnent à votre équipe une image claire de l’état de chaque réservation, et chaque statut est codé par couleur pour que vous puissiez comprendre la progression en un coup d’œil. Les quatre statuts principaux sont brouillon, réservé, retrait et retour. Ceux-ci apparaissent directement dans la liste des commandes, permettant au personnel de scanner rapidement la journée sans ouvrir chaque réservation.

Cela garantit également que les bonnes actions se produisent automatiquement. Les articles sont retenus pour les clients lorsqu’une commande atteint le stade réservé, et ils sont libérés dans le stock dès que la commande est déplacée vers retour. Sans une structure comme celle-ci, de nombreuses entreprises se fient à des mises à jour verbales ou à des feuilles de calcul obsolètes qui peuvent conduire à la confusion ou à promettre un produit qui n’est pas réellement disponible.

Si vous dirigez une entreprise de location qui fournit de la décoration et de l’éclairage pour des événements, voir ces statuts dans la liste des commandes vous permet de savoir instantanément quelles réservations sont encore des brouillons en attente d’une réponse du client, lesquelles sont entièrement réservées, quels articles ont été récupérés et lesquels sont revenus. Dès qu’une commande atteint le stade de retour, Booqable rend les articles associés disponibles pour le prochain client sans travail manuel.

Ce que cela permet :

• Visibilité claire et codée par couleur de chaque étape : brouillon, réservé, retrait, retour

• Réservation et libération automatiques des produits à la bonne étape

• Risque réduit de double réservation pendant les périodes chargées

Cela maintient les produits en mouvement avec précision tout au long de votre journée et donne à votre équipe la confiance nécessaire pour aider les clients rapidement et correctement.

Automatisation des dépôts de garantie

Les dépôts de garantie sont une mesure de protection importante lors de la location d’articles de valeur. Dans Booqable, vous préréglissez la façon dont les dépôts sont calculés et le moment où ils sont facturés lors de la configuration de votre compte. Vous pouvez décider s’il s’agit de montants fixes ou d’un pourcentage du total de la commande, et s’ils sont collectés lors de la réservation ou lors du retrait.

Une fois ces règles configurées, votre personnel n’a pas besoin de prendre de décisions sur place, et les clients vivent un processus cohérent à chaque fois. Sans ces règles prédéfinies et ces rappels automatiques, il est facile pour le personnel d’oublier de prendre un dépôt lors de transferts chargés ou de retarder le remboursement plus tard. Cela crée de la confusion pour les clients et augmente le risque financier pour votre entreprise.

Si vous dirigez une entreprise de location qui fournit du matériel de caméra professionnel, Booqable vous invite à facturer le dépôt que vous avez préréglé lorsque la commande atteint le stade de retrait. Lorsque le même client retourne un objectif ou un boîtier de caméra, le système invite l’équipe à le rembourser ou à enregistrer une raison telle que des dommages constatés lors de l’inspection.

Ce que cela permet :

• Calcul fiable du dépôt basé sur les paramètres que vous configurez lors de la création de compte

• Gestion cohérente du personnel car le système sait quand collecter et rembourser

• Documentation claire lorsqu’un remboursement est retenu

Prédéfinir ces règles fait gagner du temps et garantit l’équité pour chaque client. Votre équipe suit le même processus sans approximation, et votre entreprise de location reste protégée.

Attribution d’articles en stock aux commandes

Attribuer le bon article physique à chaque commande est essentiel pour éviter les confusions et garder votre inventaire sous contrôle. Dans Booqable, vous pouvez choisir de suivre individuellement les articles afin de prévenir les pertes et de construire un historique clair des revenus, des besoins de maintenance et des locations passées pour chaque unité.

Si vous dirigez une entreprise de location avec des articles suivis individuellement, Booqable vous permet d’attribuer un article en stock spécifique à une commande lors du passage au stade de retrait. Cela garantit que la bonne unité quitte le bâtiment et vous aide à construire un historique détaillé de cet article au fil du temps, y compris les besoins de maintenance, les réparations et les revenus générés.

Vous pouvez également attribuer un code-barres au lieu de sélectionner manuellement un article en stock. Cela est particulièrement utile pour les produits avec des numéros d’articles longs ou confus. Le personnel peut simplement scanner l’article à l’aide de l’application mobile Booqable, qui récupère instantanément le bon article en stock. Cela évite les erreurs de frappe, accélère le processus de retrait et réduit le risque de sélectionner le mauvais article.

Ce que cela permet :

• Attribution précise de chaque article par suivi individuel ou en masse

• Retraits et enregistrements plus rapides lors du scan de codes-barres

• Moins d’erreurs de sélection et un historique fiable de maintenance et de revenus pour chaque article

Cela protège vos actifs, fait gagner du temps au personnel et garantit que les clients reçoivent toujours le bon article qu’ils ont réservé.

Impression en masse des bordereaux d’expédition

Se préparer pour une journée chargée devient plus facile lorsque vous pouvez imprimer ou télécharger tous les bordereaux d’expédition en une seule fois. Sans cela, les équipes impriment souvent les bordereaux individuellement, ce qui ralentit les matinées et augmente le risque de manquer une commande ou de distribuer des détails incomplets.

Les bordereaux d’expédition contiennent les informations essentielles dont votre personnel a besoin pour préparer une commande rapidement. Ils affichent les coordonnées du client, les articles inclus dans la réservation, les quantités et tous les accessoires ou variations qui doivent accompagner le produit principal. Ils incluent également toutes les notes ajoutées à la commande, telles que des instructions spéciales ou des avertissements concernant des articles fragiles.

Booqable vous permet d’ajouter des champs de produit personnalisés pour qu’ils apparaissent sur les bordereaux d’expédition, tels que l’emplacement de l’entrepôt, le numéro de rayon ou l’attribution de bac, ce qui aide le personnel à trouver les articles immédiatement au lieu de chercher dans le stockage.

Si vous dirigez une entreprise de location qui fournit des articles de décoration ou des meubles pour des événements, vous pouvez imprimer les bordereaux d’expédition de la journée en un seul lot depuis la page Commandes. Cela aide votre équipe à préparer chaque réservation avant l’arrivée des clients, évitant la précipitation de dernière minute. Avec les champs d’emplacement d’entrepôt visibles directement sur le bordereau, votre personnel peut récupérer les articles plus rapidement et réduire les erreurs de préparation.

Ce que cela permet :

• Configuration matinale plus rapide

• Détails complets du client et du produit prêts à partir

• Précision accrue lors de l’assemblage de plusieurs commandes

Votre équipe commence la journée préparée, et les clients vivent des transferts plus rapides et plus confiants.

Faire compter chaque interaction client

Les retraits et les retours façonnent ce que les clients pensent de votre entreprise de location. Avec les outils de Booqable tels que l’automatisation du calendrier, les statuts codés par couleur, les rappels de dépôt, l’attribution au niveau des articles et la documentation en masse, vous construisez un flux de travail qui fonctionne chaque jour.

Que vous louiez des vélos, des caméras, de la décoration, des outils ou tout autre chose, ces fonctionnalités vous aident à gérer votre entreprise de location d’équipement d’une manière qui soutient à la fois votre équipe et vos clients.

Par Catrin Donnelly · Mis(e)(s) à jour November 25, 2025

Catrin est une experte en logiciels de location avec une formation en marketing numérique. Elle a interviewé plus de 1 000 entreprises de location pour créer un contenu perspicace et exploitable.