Family Party Rentals ist ein kleines Unternehmen mit Sitz in San Leandro, Kalifornien, das von einem einheimischen Paar geführt wird, das seine eigenen Erfahrungen in eine Ressource für die Gemeinschaft verwandelt hat. Nachdem sie versucht hatten, die erste Geburtstagsfeier ihres Kindes während der Pandemie zu planen, waren sie überrascht von den Mindestbestellmengen und den teuren Liefergebühren, die mit der Anmietung von Tischen und Stühlen verbunden waren. “Da hatten wir die Idee, Family Party Rentals zu gründen, um anderen Menschen dabei zu helfen, intime Zusammenkünfte in Häusern und Gemeinden bequemer, erschwinglicher, unterhaltsamer und unvergesslicher zu machen.”
Das Unternehmen konzentriert sich jetzt auf die Vermietung von Tischen, Stühlen und einer verspielten, pinkfarbenen Zuckerwattemaschine namens Cindy Lou. Ihre Hauptkunden sind Familien mit Kindern sowie junge Berufstätige, die Zusammenkünfte von 50 Personen oder weniger veranstalten möchten. Da nur sie beide das Geschäft führten, verließen sich Chuan und ihr Partner zunächst auf Excel-Tabellen und Yelp-Einträge, um Anfragen zu bearbeiten.
Es wurde jedoch schnell klar, dass sie etwas Besseres brauchten, um den Überblick über Bestellungen, Rechnungen und Verträge zu behalten. Chuan erklärte: “Booqable hat den Prozess einfacher und schlanker gemacht. Außerdem gefällt uns, dass wir Verträge und Rechnungen schnell erstellen können.” Die Umstellung hat ihnen Zeit zurückgegeben – etwa 30 % weniger Zeit, die für den Abschluss eines Verkaufs benötigt wird – und ihnen geholfen, ihre Event-Vermietungssoftware und ihre Event-Vermietungs-Website an einem Ort zu verwalten.
Mühelose Bestandsverfolgung mit dem Booqable-Kalender
Als Zwei-Personen-Team muss Family Party Rentals genau sagen, was aus der Tür geht und wann es zurückkommt. Früher war es leicht, den Überblick über Gegenstände zu verlieren. “Das Kalendersystem hat uns auch geholfen, die Vermietungen zu verfolgen”, teilte Chuan mit und merkte an, dass die Sichtbarkeit des Inventars an einem Ort eine große Verbesserung war. Wenn jetzt eine Anfrage per Telefon oder E-Mail eingeht, kann Family Party Rentals sofort auf ihren Booqable-Backoffice-Kalender klicken und die Verfügbarkeit für jedes Produkt überprüfen.
Der Kalender zeigt an, welche Artikel zu bestimmten Terminen bereits gebucht sind, so dass er sofort bestätigen kann, was für den Kunden möglich ist. Sobald die Bestellung hinzugefügt wurde, reserviert der Kalender die Artikel, sperrt sie für diesen Zeitraum und zeigt die Buchung zusammen mit allen anderen bevorstehenden Anmietungen an. Auf diese Weise ist es für das Team einfach, mehrere Bestellungen gleichzeitig zu verwalten und den Zeitplan übersichtlich zu sehen, ohne Tabellenkalkulationen doppelt überprüfen zu müssen.
Hier ist, was dieser Ansatz für sie erreicht:
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Keine Doppelbuchungen, da der Backend-Kalender Reservierungen sperrt.
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Bestellungen erscheinen direkt im Kalender, so dass der Zeitplan leicht abzulesen ist.
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Die Inventurzählungen bleiben ohne manuelle Aktualisierungen genau.
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Jede Buchung ist mit einem Vertrag verbunden, um die Aufzeichnungen zu verbessern.
Indem sie alles synchron halten, haben sie den Zeitaufwand für das Überprüfen und erneute Überprüfen von Elementen reduziert. Für ein Unternehmen, das von Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit lebt, ist es einfacher, sich auf die Pünktlichkeit seiner Kunden zu konzentrieren, wenn der Backend-Kalender die Planung übernimmt.
Mietverträge mit einem Klick generieren
Eine weitere große Herausforderung vor Booqable bestand darin, Verträge schnell und sicher zu unterzeichnen. Die “Sales Conversion” war eines ihrer größten Probleme, da das Sammeln von Kundeninformationen und das Erstellen von Vereinbarungen in Tabellenkalkulationen umständlich war. Mit Booqable kann Chuan eine voreingestellte Vertragsvorlage mit den hinzugefügten Mietbedingungen verwenden und sie mit nur wenigen Klicks vom Bestellbildschirm aus versenden.
Der Kunde erhält die E-Mail mit dem Vertrag im Anhang und kann ihn bei der Abholung oder Rückgabe der Artikel digital unterschreiben, sei es auf dem Handy, Tablet oder Desktop. Nach der Unterzeichnung wird die endgültige Kopie automatisch im Abschnitt “Dokumente” gespeichert. Wie Chuan es ausdrückte: “Wir lieben es, schnell Verträge entwickeln zu können.”
Für die Vermietung von Familienfeiern bedeutet dieser Workflow:
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Schnellere Bearbeitung von Vereinbarungen, ohne dass Papierkopien erforderlich sind.
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Die Möglichkeit, Bedingungen anzupassen und Vorlagen für neue Bestellungen wiederzuverwenden.
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Einfache Unterzeichnung vor Ort mit der mobilen App.
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Vertragsnachweis sicher aufbewahrt für den Fall eines Streits.
Dies löst ihre anfänglichen Probleme mit der Suche nach Signaturen und der Speicherung von Dateien. Jetzt sind Vereinbarungen Teil desselben Systems wie ihre Bestellungen und ihr Inventar, was den Buchungsprozess zuverlässiger macht.
Erstellen und Verwalten von Rechnungen
Früher waren Rechnungen ein weiterer Knackpunkt. Ohne geeignete Tools war es schwierig, Zahlungen auszustellen und zu verfolgen. Mit Booqable können Rechnungen aus jeder Bestellung durch Klicken auf die Pro-Forma-Schaltfläche erstellt, mit Bankdaten angepasst und über eine gespeicherte E-Mail-Vorlage gesendet werden.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, kann die Rechnung abgeschlossen, im Abschnitt “Dokumente” gespeichert und als bezahlt markiert werden, einschließlich der Steuerdetails. Chuan erklärte, dass sie es schätzen, wie schnell es ist, “Verträge und Rechnungen zu entwickeln”. Die Rechnungen können auch einfach überarbeitet werden, wenn sich der Auftrag ändert, und Fälligkeitstermine werden im System deutlich angezeigt, um überfällige Artikel zu kennzeichnen.
Diese Einrichtung unterstützt Family Party Rentals durch:
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Bereitstellung klarer, professioneller Rechnungen für Kunden.
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Aufbewahren von endgültigen Kopien, die automatisch mit der Bestellung gespeichert werden.
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Ermöglicht problemlose Rechnungsüberarbeitungen, wenn Änderungen erforderlich sind.
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Festlegen von Fälligkeitsdaten für Rechnungen, die automatisch für jedes neue Dokument gelten.
Für ein wachsendes Unternehmen beseitigt die Gewissheit, dass Rechnungen korrekt verwaltet werden, ein weiteres Hindernis für die reibungslose Durchführung von Veranstaltungen. Die Zahlungen sind jetzt direkt an Bestellungen gebunden, was ihnen die Gewissheit gibt, dass nichts durch die Maschen rutscht.
Familienfeiern ermöglichen
Family Party Rentals begann mit einem einfachen Ziel: es den Menschen in ihrer Gemeinde zu erleichtern, gemeinsam zu feiern. Durch die Einführung von Booqable konnten sie Zeit sparen, Bestellungen effizienter bearbeiten und bessere Systeme zur Verfolgung von Inventar, Verträgen und Zahlungen aufbauen. Das Paar hat bereits Stammkunden und hat in diesem Jahr sein Verkaufsziel übertroffen.
Für sie ist die tatsächliche Wirkung klar: Weniger Zeit für Papierkram bedeutet, dass sie sich mehr darauf konzentrieren können, Familien und Freunden dabei zu helfen, unvergessliche Zusammenkünfte zu organisieren. Und mit Tools wie einer Website für die Vermietung von Veranstaltungen und einer Software für die Vermietung von Veranstaltungen, die dafür sorgen, dass alles miteinander verbunden ist, ist Family Party Rentals für die kommenden Jahre gut gerüstet.
