Kennedy Gates e seu marido Ruben administram a Social Seats, uma empresa de aluguel para eventos construída sobre uma ideia simples: as pessoas não deveriam ter que esperar dias por um orçamento só para reservar uma tenda. Eles fundaram a empresa depois de perceber como era difícil encontrar aluguéis de alta qualidade para eventos com preços claros e transparentes na região.
Cada solicitação parecia gerar uma troca lenta de e-mails antes que alguém soubesse quanto qualquer coisa custava. Então, Kennedy e Ruben construíram o tipo oposto de negócio: um com preços transparentes e reserva on-line instantânea.
Hoje, a Social Seats mantém um catálogo focado em tendas modulares de nível comercial, mesas Lifetime, assentos premium como cadeiras Chiavari e roupas de cama para completar cada configuração. Planejadores de casamento, casais e famílias planejando aniversários marcantes formam a maior parte da base de clientes, sendo tendas combinadas com mesas e cadeiras a combinação mais solicitada.
O negócio funciona quase inteiramente on-line. Os clientes navegam pelo catálogo e reservam diretamente, enquanto a equipe cuida da entrega e montagem no local do evento. Para uma empresa de aluguel de eventos sem loja física, essa experiência de reserva on-line é central para o funcionamento do negócio.
Antes do Booqable, Kennedy e Ruben montavam seu fluxo de trabalho usando ferramentas genéricas de CRM como o Dubsado junto com o controle manual de estoque. Nada disso oferecia uma visão em tempo real do que estava realmente disponível para alugar, então eles precisavam confirmar a disponibilidade manualmente para cada solicitação. Isso dificultava oferecer a experiência de reserva rápida e self-service que eles queriam.
Mantendo o controle de cada tenda, mesa e cadeira
Confirmar manualmente o estoque para cada reserva estava consumindo um tempo que Kennedy e Ruben não tinham, além de abrir espaço para erros de disponibilidade e reservas duplicadas. Com o Booqable, eles conquistaram um sistema de estoque centralizado, onde podem adicionar produtos, gerenciar variações como diferentes tamanhos de tenda ou estilos de cadeira, e manter a disponibilidade atualizada à medida que as reservas chegam.
Como Kennedy colocou, o controle de estoque foi a maior mudança para o negócio deles, pois automatiza a forma como acompanham o estoque de tendas, mesas e configurações de assentos.
Com isso implementado, o Booqable agora os ajuda a:
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Acompanhar o estoque em todo o catálogo de aluguel para eventos
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Manter a disponibilidade atualizada e ajudar a evitar reservas duplicadas
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Reduzir erros causados pelo controle manual de estoque
Kennedy e Ruben não precisam mais passar noites contando estoque manualmente. Eles podem aceitar mais eventos com confiança porque têm uma visão clara do que está disponível e quando.
Criando orçamentos personalizados para cada consulta
Nem toda reserva começa na loja on-line. A Social Seats também recebe um fluxo constante de consultas por meio de sua página no Facebook e, antes do Booqable, isso frequentemente se transformava em conversas confusas de ida e volta sobre preços. Não havia uma forma simples de dar a alguém um orçamento rápido e profissional fora do fluxo de checkout on-line.
Agora, Kennedy e Ruben podem criar um orçamento personalizado diretamente no Booqable sempre que alguém entra em contato. Kennedy disse que isso lhes dá mais flexibilidade em como recebem reservas, seja quando um cliente os encontra pela loja on-line ou manda mensagem diretamente.
Isso os ajuda a:
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Transformar consultas do Facebook em orçamentos profissionais em minutos
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Manter as reservas organizadas, independentemente de onde a consulta começou
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Responder rapidamente sem precisar alternar entre sistemas separados
Isso significa que uma consulta não se torna mais difícil de gerenciar só porque começou fora da loja on-line, e os clientes têm uma experiência consistente independentemente de como entraram em contato pela primeira vez.
De idas e vindas a um negócio que funciona com mais fluidez
“O Booqable atua como um membro extra da equipe administrativa para nós”, disse Kennedy, descrevendo quanto da carga de trabalho diária a plataforma agora administra.
O que costumava ser uma mistura fragmentada de software de CRM e controle manual de estoque agora é um sistema centralizado para gerenciar reservas, acompanhar o estoque e criar orçamentos para novas consultas.
Com essa base estabelecida, a Social Seats já está de olho em se tornar uma empresa completa de planejamento e produção de eventos, cuidando de tudo, desde o conceito inicial até a desmontagem final, para as celebrações marcantes em torno das quais construíram seu nome.
