Administrar um negócio de aluguel de festas como uma equipe de duas pessoas significa que cada hora gasta em administração é uma hora que não é dedicada aos clientes. Para Partyverhuur Lets-Grill, uma empresa de aluguel de festas sediada na Holanda, essa realidade era muito familiar antes de encontrarem uma maneira melhor de gerenciar suas reservas.
Partyverhuur Lets-Grill começou da forma como muitas pequenas empresas fazem: manualmente. As cotações eram rastreadas no Excel, a disponibilidade era gerenciada manualmente e acompanhar os pedidos ocupava uma parte significativa do dia de trabalho. Hoje, a equipe de duas pessoas aluga tendas para festas e equipamentos para eventos para clientes particulares que desejam organizar suas próprias celebrações.
Sua vantagem é o foco no serviço personalizado. Mas para manter esse serviço funcionando bem, precisavam de um sistema que pudesse lidar com a logística sem aumentar a carga de trabalho. Após descobrir o Booqable, agora processam pedidos pela plataforma e coordenam a entrega diretamente para seus clientes, economizando aproximadamente 50% do tempo administrativo que gastavam antes.
Como o calendário de disponibilidade mudou seu dia de trabalho
Antes do Booqable, gerenciar a disponibilidade era uma de suas maiores dores de cabeça. Rastrear o que estava reservado, o que estava livre e o que precisava ser preparado para uma próxima entrega era tudo feito manualmente, deixando muito espaço para erros e reservas duplas.
O calendário de pedidos do Booqable resolveu isso diretamente. O calendário sincroniza o back office e o lado de reservas online do negócio em tempo real. Cada pedido que chega pela loja online é imediatamente refletido no calendário do back office, e tudo que a equipe insere manualmente é atualizado com a mesma rapidez. Nada escapa.
Para Partyverhuur Lets-Grill, isso fez uma diferença prática em três aspectos claros:
- Os clientes podem verificar a disponibilidade por conta própria antes de reservar, reduzindo as perguntas de ida e volta
- A equipe sempre tem uma visão clara do que está por vir e do que precisa ser preparado para entrega
- Conflitos de agendamento que costumavam ocorrer com planilhas não são mais uma preocupação
Onde antes tinham que fazer referências cruzadas manualmente em uma planilha do Excel para responder perguntas básicas de disponibilidade, os clientes agora podem ver as datas disponíveis por conta própria. Isso sozinho atraiu novos clientes que talvez não tivessem se dado ao trabalho de pegar o telefone.
Como os pacotes de produtos agregaram valor a cada pedido
O segundo recurso que se destacou para a equipe da Partyverhuur Lets-Grill são os pacotes de produtos do Booqable. Quando você aluga equipamentos para eventos, os clientes raramente precisam de apenas um item. Uma tenda para festa geralmente vai acompanhada de mesas, iluminação ou outros acessórios, e apresentá-los como um pacote completo torna a experiência de aluguel mais fácil para todos.
Os pacotes do Booqable permitem agrupar vários produtos e alugá-los como um único pacote, enquanto ainda rastreia o inventário de cada item individual nos bastidores. Seja uma configuração completa de evento ou uma combinação específica de itens que os clientes tendem a reservar juntos, os pacotes mantêm tudo organizado sem exigir trabalho manual extra.
Para Partyverhuur Lets-Grill, os pacotes ajudaram de três maneiras específicas:
- Os clientes podem reservar uma configuração completa de uma vez em vez de adicionar itens um por um
- O valor médio do pedido aumentou, pois os clientes são mais propensos a alugar itens adicionais quando apresentados como parte de um pacote
- O inventário de cada item dentro de um pacote ainda é rastreado individualmente, portanto não há risco de venda excessiva
O que começou como uma forma de tornar a loja mais fácil de navegar também se tornou uma forma de aumentar a receita, com clientes alugando coisas que nunca tinham considerado antes.
Olhando para o futuro
Partyverhuur Lets-Grill é uma pequena equipe fazendo o trabalho de uma muito maior, e o Booqable tornou isso possível. Desde reduzir o tempo administrativo à metade até atrair clientes que de outra forma não teriam reservado, os resultados são práticos e mensuráveis.
Como eles dizem: “Mais Booqable significa mais tempo para crescer.” Com um calendário mais claro, ofertas melhor embaladas e tempo liberado do trabalho manual, esse crescimento já está em andamento.
