Grace Bennett administra a Hello Dearest Events com sua irmã e a mãe delas, um negócio familiar sediado no sudeste de Queensland, Austrália. O que começou como comparecer a eventos e cuidar do serviço de bebidas para clientes cresceu para algo maior quando o trio percebeu quantas pessoas também precisavam alugar equipamentos para eventos.
Hoje, Hello Dearest Events é um negócio de aluguel de eventos que fornece móveis, peças de decoração de mesa e configurações de bar para pessoas planejando eventos em toda a região, e grande parte desse inventário foi construído ou renovado à mão pelas três.
Antes do Booqable, a equipe administrava suas reservas de aluguel de eventos inteiramente por e-mail, escrevendo cada orçamento e fatura um por um. Funcionava, mas deixava pouco espaço para respirar, especialmente com apenas três pessoas cobrindo tudo, desde o abastecimento de peças até a coordenação de entregas e retiradas.
Elas queriam que seus clientes tivessem uma experiência de reserva adequada sem adicionar mais trabalho manual do lado delas, e queriam que funcionasse com o site que já tinham. Foi isso que as trouxe ao Booqable, onde conectaram seu site existente para poder rastrear pedidos do início ao fim e organizar seu inventário em coleções.
Rastreando pedidos de aluguel do início ao fim
Antes do Booqable, manter o controle de quem havia reservado o quê, e quando precisava sair ou voltar, vivia inteiramente na caixa de entrada de Grace. Cada orçamento e fatura tinha que ser construído à mão, o que deixava muito espaço para datas confusas ou peças reservadas duas vezes durante uma temporada movimentada de aluguel de eventos.
Com o Booqable, quando um cliente reserva online, o pedido sincroniza com o backend imediatamente e o item é reservado automaticamente. Ele aparece no calendário e no planejador diário, para que a equipe possa ver exatamente o que está saindo e voltando a cada dia. Os pedidos carregam um status, para que uma peça possa passar de reservada para retirada, e depois para devolvida, diretamente do aplicativo ou do backend.
Uma vez que um pedido é devolvido, ele pode ser arquivado, o que mantém um registro para relatórios futuros. E se alguém quiser verificar se um item está livre para uma determinada data, isso é uma olhada rápida no aplicativo em vez de uma busca em e-mails antigos.
Grace nomeou o rastreamento de pedidos do início ao fim como uma de suas coisas favoritas sobre o Booqable. Para a Hello Dearest Events, isso significou:
- Não mais escrever cada orçamento e fatura à mão
- Uma visão clara do que está reservado, retirado ou devolvido a qualquer momento
- Economia real de tempo durante seus períodos mais movimentados de aluguel de eventos
Essa economia de tempo é exatamente o que a equipe procurava. Em vez de perseguir detalhes por e-mails, elas podem ver o status completo de um pedido rapidamente e devolver esse tempo para administrar o negócio.
Exibindo coleções de produtos online
Com móveis, peças de decoração de mesa e configurações de bar todos em um único inventário, era difícil dar aos clientes uma imagem clara do que combinava para seu evento. Navegar precisava parecer fácil, não como rolar por uma lista longa e desordenada.
O Booqable permite que a Hello Dearest Events atribua cada produto a uma coleção no backend, e depois exiba essas coleções em páginas individuais de sua loja online. Como sua loja funciona através do site existente delas, alguém navegando por peças de decoração de mesa ou configurações de bar vê apenas o que é relevante para seu aluguel de evento, em vez de cada item no catálogo de uma vez.
Para um pequeno negócio familiar construído em estilo e talento criativo, isso importa porque permite que sua variedade fale por si só. As coleções ajudaram a Hello Dearest Events a:
- Dar aos clientes uma maneira mais limpa e organizada de navegar por categoria
- Destacar móveis e peças de decoração de mesa como seus próprios grupos distintos
- Apresentar seu catálogo com o mesmo polimento de seus eventos
Os clientes agora podem encontrar as peças certas para seu aluguel de evento sem ter que vasculhar inventário não relacionado. Isso é uma coisa a menos entre uma reserva e uma mesa lindamente posta.
Alcançando metas de negócios
Grace descreve o Booqable como uma “loja completa que se encaixa nas metas da equipe de administrar um negócio criativo e organizado.” À medida que a Hello Dearest Events cresce, elas esperam mais dos mesmos resultados de clientes recorrentes satisfeitos, uma gama de produtos mais ampla e reservas de aluguel que precisam de menos atenção prática no dia a dia. Com o rastreamento de pedidos e as coleções já fazendo grande parte desse trabalho, elas estão no caminho certo.
