Andrew Kovar administra a Black Tie Party Rentals em Daytona Beach, Florida, com sua esposa. O negócio começou quase por acidente. Ela havia encomendado um carrinho de festas e começou a alugá-lo ocasionalmente. A resposta foi forte o suficiente para convencer o casal a se dedicar ao negócio em tempo integral. Hoje, eles alugam mesas, cadeiras, tendas, pistas de dança, roupas de mesa e louças, enquanto a esposa de Andrew cuida da parte de decoração, desde arranjos de balões e flores até centros de mesa e cenários de mesa completos.
Os clientes deles se dividem de forma bastante equilibrada entre dois tipos de eventos. Clientes corporativos costumam pedir grandes quantidades de mesas, cadeiras e tendas, enquanto planejadores de casamento os procuram por cadeiras de resina ou Chiavari, pistas de dança e cabines de fotos. O que diferencia a Black Tie é essa combinação: aluguel de equipamentos junto com serviços completos de design de eventos, permitindo que um cliente reserve a tenda e o cenário de mesa na mesma empresa.
Antes do Booqable, Andrew gerenciava tudo pelo Wix. Funcionava, mas a automação era praticamente inexistente, então cada cotação, contrato de aluguel e fatura tinham que ser montados manualmente. Agora ele administra o back office e o processo de reservas da Black Tie pelo Booqable, mantendo a vitrine de aluguel de eventos em seu site já existente e usando os componentes incorporáveis do Booqable para dar suporte a ela. Dois recursos em particular tornaram a mudança vantajosa: as traduções do Booqable, que permitiram criar um fluxo de reserva no estilo lista de desejos, e os links de pagamento combinados com faturas, que permitem enviar tudo o que o cliente precisa em um único e-mail.
Transformando o checkout online em um formulário de envio de lista de desejos
Para uma empresa de aluguel de eventos como a Black Tie, boa parte do contato inicial dos clientes é, na prática, apenas alguém perguntando quanto algo custaria. Andrew não queria que todo visitante que preenchesse um formulário fizesse uma reserva antes de ter a chance de conversar com ele sobre os detalhes. O que ele precisava era de uma forma de coletar pedidos sem comprometer o estoque com eles.
O Booqable permitiu que ele renomeasse o fluxo de checkout para que se parecesse com uma lista de desejos, em vez de um carrinho de compras, alterando textos como “adicionar ao carrinho” para “adicionar à lista de desejos” e “confirmar pedido” para “enviar lista de desejos”. Com a disponibilidade desativada, cada pedido de cliente entra no Booqable como um pedido em rascunho, em vez de uma reserva confirmada. Desativar os pagamentos no checkout também permite que Andrew analise o pedido, monte uma cotação e depois envie uma fatura e um link de pagamento antes de cobrar o pagamento ou reservar o equipamento.
Andrew descreve de forma simples: o site dele tem uma lista de desejos que dá aos clientes estimativas e envia uma cotação sem muita troca de mensagens. Na prática, essa configuração faz três coisas por ele:
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Mantém sua agenda e estoque livres de pedidos que nunca se transformariam em reservas
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Dá a ele espaço para conversar sobre decoração com clientes de casamento antes de fechar os preços
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Transforma todo pedido enviado pelo site em um pedido em rascunho já registrado no Booqable
O problema era simples: ele não queria que seu site prometesse uma reserva antes de ele mesmo confirmá-la. Agora, a configuração de lista de desejos cuida dessa interação inicial para ele, e toda cotação começa a partir de um pedido que já está no Booqable.
Enviando o contrato de aluguel, a fatura e o link de pagamento em um único e-mail
Uma vez que um pedido de lista de desejos se transforma em uma reserva real, Andrew ainda enfrenta um segundo desafio: fazer com que o cliente pague. Fazer isso manualmente significava montar um contrato de aluguel, uma fatura e uma forma separada de cobrar o pagamento para cada pedido.
A partir desse mesmo pedido em rascunho, Andrew cria um link de pagamento do Stripe, gera a fatura e prepara um e-mail usando um modelo personalizado, com o link de pagamento e a fatura incluídos. O contrato de aluguel é enviado no mesmo e-mail. O que antes envolvia várias etapas separadas agora acontece a partir de um único pedido.
As próprias palavras de Andrew resumem o impacto: enviar um contrato de aluguel, um link de pagamento e uma fatura no mesmo e-mail economiza tempo para ele, “o que, portanto, economiza dinheiro para mim”. Ele destaca três mudanças específicas:
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Um único e-mail cobre o contrato, a fatura e o link de pagamento, em vez de três mensagens separadas
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Os clientes pagam mais rápido porque tudo o que precisam está bem diante deles
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Ele não precisa mais criar manualmente entradas de agenda para cada reserva, o que, segundo ele, é “enorme”
O problema original — ter que correr atrás de documentos separados para cada reserva de aluguel de evento — desapareceu. Andrew agora dedica esse tempo economizado para administrar sua equipe e apoiar o lado do design do negócio.
Criando uma empresa de aluguel para eventos totalmente pronta para operar
A Black Tie Party Rentals ainda é uma operação pequena: Andrew cuida dos aluguéis, sua esposa cuida do design, e uma equipe de cinco pessoas sob demanda ajuda com o trabalho braçal. Mas o back office já não parece pequeno. Clientes já disseram a Andrew que o processo é ótimo, e ele mesmo notou a diferença na quantidade de tempo que recupera a cada semana.
Quando perguntado sobre onde ele vê o negócio indo, Andrew foi direto: ele quer que a Black Tie se torne “uma operação totalmente pronta para operar”, que funcione bem o suficiente para que ele só precise dar uma olhada ocasionalmente “para garantir que a casa não está pegando fogo”. Com o Booqable cuidando dos pedidos de lista de desejos, faturas e links de pagamento, ele já construiu boa parte da infraestrutura necessária para chegar lá.
