La gestion des équipements n’est pas une tâche facile, quelle que soit l’échelle, mais elle est encore plus difficile pour les universités. Joris van Gend l’a découvert quelques années après avoir travaillé au laboratoire de gestion comportementale et de sciences sociales de l’université de Twente. Il s’est rendu compte que son inventaire devenait trop complexe pour être géré à l’aide de feuilles de calcul et de formulaires. Il a donc utilisé Booqable pour rationaliser l’ensemble du processus.
Les laboratoires des universités disposent de nombreux équipements que les étudiants et les chercheurs utilisent pour mener à bien leurs projets. Ces équipements doivent être gérés et il doit y avoir un système pour y accéder. En ce sens, ces laboratoires fonctionnent de manière très similaire aux entreprises de location, et il est logique que le logiciel de location soit la solution parfaite pour gérer et accepter les réservations d’équipement.
Université de Twente BMS Lab
Le Behavioural Management and Social Science Lab de l’Université de Twente est le laboratoire de la faculté qui se concentre sur le comportement humain. Les étudiants et les chercheurs étudient les traitements de l’utilisation équitable, l’interaction avec la technologie, la recherche sur l’utilisabilité et l’expérience utilisateur. Il a été créé il y a six ans et est géré par le directeur du laboratoire, tandis que les installations sont gérées par le directeur des installations du laboratoire.
Les étudiants et les chercheurs de la faculté doivent inscrire leurs projets et les équipements qu’ils souhaitent utiliser auprès du laboratoire. Le directeur des installations du laboratoire traite ces demandes, s’assure que toutes les autorisations sont accordées, et approuve l’équipement qu’ils veulent utiliser pour leur projet. Ils peuvent alors poursuivre leurs recherches et se rendre au laboratoire pour récupérer l’équipement dont ils ont besoin pour les mener à bien.
Le laboratoire du BMS offre une large gamme d’équipements pour aider les étudiants et les chercheurs à atteindre leurs objectifs. Il s’agit notamment d’ordinateurs portables, de téléphones, de tablettes, de PC, de smartwatches, d’équipements de surveillance, de drones, d’équipements VR, de caméras, de téléviseurs, de lunettes de suivi oculaire, etc. En utilisant un mélange de ces équipements, ils sont en mesure d’effectuer des recherches sur la façon dont les gens interagissent avec la technologie et sa facilité d’utilisation.
Des feuilles de calcul complexes
Ce problème est apparu parce que les chercheurs menant des projets connexes finissaient par acheter différentes marques du même équipement, ce qui entraînait une sous-utilisation de l’équipement existant. Il était donc difficile de savoir quels équipements étaient disponibles, qui les possédait et quelle était leur valeur à des fins d’assurance et de remplacement.
Au début, le laboratoire BMS de l’université de Twente gérait son inventaire à l’aide de feuilles de calcul Excel, mais cela est devenu trop complexe à gérer. Comme c’est le cas dans de nombreuses universités, les étudiants et les chercheurs achetaient des équipements, les utilisaient pour leurs recherches, puis ils disparaissaient dans le bureau de quelqu’un ou étaient ajoutés à l’inventaire général sans avoir été enregistrés avant la création du laboratoire.
Au bout de quelques années, ce système est devenu très difficile à maintenir et le laboratoire et ses utilisateurs finaux ont vécu une expérience terrible. Surtout quand la pandémie a frappé et qu’il y a eu différents degrés d’opération à travers les règles changeantes. Joris a donc dû trouver un système qui permettrait au laboratoire d’être plus flexible et de fonctionner plus efficacement.
Une meilleure expérience
Joris et ses collègues ont trouvé que la solution aux problèmes du laboratoire résidait dans un logiciel de location et il a choisi Booqable car il répondait le mieux à ces exigences. Le logiciel leur a permis de gérer les stocks dans un système centralisé où les nouveaux articles peuvent être enregistrés, les utilisateurs finaux peuvent réserver leur propre équipement et l’utilisation des installations du laboratoire peut être optimisée grâce à des processus simultanés.
Désormais, les étudiants et les chercheurs peuvent enregistrer leurs projets et les soumettre pour approbation. Pendant qu’ils attendent, ils peuvent enregistrer l’équipement dont ils ont besoin via la boutique en ligne Booqable. Joris affirme que ce processus est vrai pour environ 90 % des utilisateurs finaux, tandis que les 10 % restants enverront des demandes par courrier électronique et il saisira manuellement leurs réservations dans le backend de Booqable.
Le laboratoire a également pu améliorer le suivi des actifs grâce au système de code-barres intégré à Booqable et étiquette désormais chaque nouvelle pièce d’équipement. La combinaison de toutes ces fonctionnalités leur a permis d’optimiser la gestion des équipements et de rationaliser le processus pour les étudiants et les chercheurs. Cela signifie également qu’ils ont pu gérer la capacité de fonctionnement face aux restrictions du COVID.
Intégration des flux de travail
Depuis qu’il a commencé à utiliser Booqable il y a trois ans, Joris a remarqué que l’efficacité du système a fait gagner à ses collègues quelques heures par semaine. Non seulement il a facilité le suivi et la gestion des stocks, mais il a également permis d’optimiser l’utilisation des installations et des stratégies d’achat du laboratoire. Tout en maintenant un fonctionnement quasi complet tout au long de la pandémie de COVID-19.
À l’avenir, le laboratoire BMS prévoit d’utiliser l’API de Booqable pour intégrer davantage le logiciel de location dans le processus d’enregistrement des projets. Cela permettra aux utilisateurs finaux de bénéficier d’un processus de réservation d’équipement plus rationnel et au processus d’approbation d’être beaucoup plus efficace. En outre, il aide d’autres universités à développer un processus similaire pour leurs propres laboratoires.
