Julius, basé à Sydney, a passé plus de 50 ans à travailler dans le domaine de l’audiovisuel. « J’ai lancé Graftons Sound and Lighting à Sydney il y a 50+ ans », a-t-il partagé, et son expérience l’a finalement conduit à acheter Sydney PA Hire, une entreprise créée en 2010.
L’entreprise propose des services audiovisuels pour les mariages, les écoles, les groupes communautaires, les événements d’entreprise et tout le reste. Avant d’utiliser Booqable, l’entreprise fonctionnait sur Rental Point, mais cela ne donnait pas à Julius le contrôle dont il avait besoin face à la croissance de la demande.
Julius et son équipe ont passé trop de temps à répondre aux questions de disponibilité et à mettre à jour les réservations manuellement. Au fur et à mesure que le site de location générait plus de demandes, il devenait plus difficile de tout aligner. Le passage au plugin WordPress, aux outils de gestion des stocks et à l’application mobile de Booqable a permis à l’entreprise d’apporter des décennies d’expérience dans un système entièrement numérique.
Une longue carrière, un nouveau chapitre
Le nouveau chapitre de Julius chez Sydney PA Hire s’est appuyé sur sa connaissance de longue date de l’industrie. L’entreprise attire un large éventail de clients : « Entreprises, écoles, événements, communauté, mariages ». Ces clients ont besoin de tout, des microphones aux systèmes de sonorisation complets et, avec Booqable, l’inventaire se met automatiquement à jour pour chaque réservation.
« Cela fonctionne très bien pour nous », a expliqué Julius. Les clients naviguent sur le site de location, cliquent sur une fiche produit, choisissent des dates dans le calendrier et paient en ligne. Le système réserve les articles instantanément, supprimant ainsi les doubles réservations qui se produisaient lorsque tout était vérifié manuellement. Pour une petite équipe de quatre personnes qui ne gère que les livraisons, il est devenu essentiel de regrouper les réservations, les paiements et l’inventaire en un seul endroit.
Pour l’avenir, Julius a des projets audacieux. Lorsqu’on lui a demandé où il voyait l’entreprise dans cinq ans, il a répondu : « 500 % plus grande ! » Avec l’augmentation des réservations en ligne et le calendrier de plus en plus prévisible, l’entreprise se sent prête pour la prochaine étape. Les stocks, les commandes et les détails des clients sont tous regroupés sur une seule plateforme, ce qui donne à l’équipe la clarté dont elle a besoin pour une croissance à long terme.
Utilisation du plugin WordPress Booqable
Le plugin WordPress est devenu important lorsque l’équipe s’est rendu compte du temps perdu à répondre aux questions de disponibilité par téléphone. Les clients les contactaient souvent juste pour vérifier si un rendez-vous était libre, ce qui ralentissait la journée. Julius avait besoin que les disponibilités soient clairement affichées en ligne, et il en avait besoin pour fonctionner avec le site de location qu’il gérait depuis 2010.
« Nous utilisons WordPress pour l’hébergement de notre site Web et avons intégré les composants de réservation en ligne de Booqable via le plugin WordPress sur notre page pour les fiches produits et le sélecteur de date », a-t-il déclaré. Les clients peuvent désormais voir la disponibilité instantanément, choisir leurs dates et passer à la caisse pour réserver instantanément leurs produits.
Julius a également ajouté des champs de paiement personnalisés pour recueillir des détails importants sur l’événement, tels que le nombre d’invités, si l’électricité est disponible et si l’événement se déroule à l’intérieur ou à l’extérieur. Pour leur équipe, cette configuration permet d’atteindre trois objectifs importants :
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Réduit le nombre d’appels demandant la disponibilité.
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Affiche des calendriers de produits précis qui sont mis à jour en temps réel.
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Recueille les informations sur l’événement lors du paiement, ce qui facilite la préparation.
Le bénéfice est immédiat. Les clients obtiennent des réponses sans attendre, et l’équipe évite les petites erreurs qui apparaissaient lorsque tout nécessitait une vérification manuelle.
Utilisation de l’application mobile Booqable
L’application mobile est devenue essentielle car le travail d’embauche d’événements ne se fait jamais au même endroit. Les livraisons impliquent des horaires serrés, plusieurs véhicules et différents membres du personnel se rendant à différents endroits. Avant l’application, l’équipe s’appuyait sur des notes imprimées ou sur l’accès à un ordinateur portable, ce qui n’était pas pratique les week-ends chargés.
Désormais, l’équipe utilise l’application pour chaque réservation. Chaque membre du personnel peut voir toutes les réservations attribuées à la journée, y compris les produits exacts, les adresses et les notes des clients. Lors de la livraison de matériel pour des mariages, des présentations d’entreprise ou des événements communautaires, tout le monde dispose des mêmes informations en direct. Si un client appelle pour apporter une modification ou une mise à jour, la commande est modifiée instantanément et chaque véhicule voit les mêmes détails.
Pour une entreprise audiovisuelle, c’est crucial. Les articles doivent être empruntés à la sortie de l’entrepôt, confirmés à l’arrivée et réenregistrés à la fin de la nuit. L’application mobile permet à l’équipe de le faire directement sur place, de sorte que rien ne se perd et que personne n’a besoin de deviner quels articles sont allés à quel endroit.
L’application leur permet d’accomplir trois choses :
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Donne à chaque membre de l’équipe les détails de la réservation en temps réel sur plusieurs véhicules.
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Facilite l’enregistrement et le déchargement de l’équipement à chaque endroit.
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Maintient les plans de livraison précis lorsque les clients demandent des modifications le jour même.
Le résultat est que les jours d’événements se déroulent beaucoup plus facilement et que l’équipe travaille toujours à partir des mêmes informations. L’application leur donne exactement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.
Construire une meilleure journée de travail
Le déménagement de Sydney, en Pennsylvanie, Hire vers Booqable a permis à une entreprise de location audiovisuelle établie de longue date d’adopter pleinement les réservations en ligne. Avec un site Web de location moderne, un sélecteur de date intégré, des calendriers précis et une application mobile conçue pour les jours de livraison chargés, l’équipe peut se concentrer sur le service client plutôt que sur les heures d’administration.
Comme l’a dit Julius, les commentaires des clients ont été « solides » et l’entreprise est mieux positionnée pour la croissance qu’il prévoit dans les années à venir.
