Shandy Swenson dirige River Events and Rentals, un site de glamping au bord de la rivière près d’Edmonton, en Alberta, au Canada. L’idée est venue naturellement. Elle explique : « Tout a commencé parce que mes parents ont acheté une propriété unique au bord de la rivière… Ma mère a toujours eu des tipis quand j’étais jeune. Elle a maintenant 5 tipis sur cette incroyable propriété et nous nous sommes dit, pourquoi ne pas commencer un site de glamping ! Aujourd’hui, le site accueille jusqu’à 15 personnes à la fois, offrant un mélange de nature, de confort et d’expériences de tipi.
Ses clients sont principalement des personnes de plein air qui aiment le camping mais veulent quelque chose de différent. En plus du glamping, elle propose des locations de décors pour des événements spéciaux une fois la saison terminée. La gestion de l’entreprise, cependant, n’a pas été facile au début. « J’utilisais Excel », explique Shandy, ce qui l’a laissée en difficulté pour « s’organiser, diffuser mes produits disponibles et fixer les prix ».
C’est alors qu’elle a décidé de chercher un logiciel de location de tentes qui pourrait conserver ses commandes au même endroit, éviter les erreurs et lui donner un site Web de location d’événements pour présenter ses produits. En passant à Booqable, elle s’est dotée des outils nécessaires pour gagner du temps, rester organisée, réduire les erreurs et augmenter les réservations tout en créant une expérience professionnelle pour ses clients.
Faire suivre les produits et les commandes pour vous
Comme beaucoup de petites entreprises de location, River Events and Rentals a d’abord essayé de tout gérer dans des feuilles de calcul. Mais cela signifiait des heures de travail et trop de risques de double réservation. Les outils de gestion des stocks et des commandes de Booqable ont résolu ce problème. Shandy voit désormais chaque réservation en un seul endroit, et la disponibilité est mise à jour instantanément lorsque quelqu’un passe une commande en ligne. Comme elle le dit : « J’ai maintenant les trois intégrés dans un seul système dans le logiciel. »
Voici comment cela fonctionne : lorsqu’une commande est passée en ligne, les produits sont automatiquement réservés grâce à la disponibilité en direct. La réservation est ensuite programmée sur le tableau de bord, où chaque détail est visible. Les statuts de commande numériques permettent de tout organiser du début à la fin, de sorte qu’il n’est pas nécessaire d’effectuer une recherche dans Excel ou de s’inquiéter de perdre des données.
Pour les événements fluviaux et les locations, cela signifie :
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Moins de temps passé à saisir les données manuellement
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Éviter les doubles réservations grâce à la disponibilité en direct
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Organisation plus facile avec chaque commande stockée dans un seul système
Au lieu de passer de longues nuits à travailler sur des feuilles de calcul, Shandy peut faire confiance à son logiciel de location de tentes pour gérer les détails. L’avantage pratique est clair : elle a enfin résolu le problème de rester organisée et peut se concentrer davantage sur l’accueil de ses invités.
Utilisation du constructeur de site Web et des modèles Booqable
Un autre défi a été de rendre ses produits visibles en ligne. « Maintenant que j’ai une page Web, les gens peuvent voir mes produits plus facilement », partage-t-elle. Grâce au constructeur de sites Web de location de Booqable et aux modèles de location d’événements, River Events and Rentals a été en mesure de mettre en place un site Web professionnel de location de tentes sans avoir besoin d’embaucher un designer.
Shandy a sélectionné un modèle de location d’événement prédéfini parmi plus de 50 options disponibles dans le constructeur de sites Web de Booqable, couvrant différents secteurs. L’aménagement prêt à l’emploi lui a permis d’économiser des heures de travail et lui a donné une base de conception éprouvée pour les entreprises de location. Elle pouvait ensuite le personnaliser en choisissant des polices, des couleurs et en réorganisant les éléments pour que le site Web reflète son propre style.
Cet équilibre entre la structure prédéfinie et l’édition flexible lui a donné le meilleur des deux mondes : une mise en page professionnelle qui nécessitait peu d’efforts, mais qui semblait toujours personnelle à River Events and Rentals.
Cela permet d’obtenir :
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Un site web construit autour d’un logiciel de location d’événements, sans avoir besoin d’outils extérieurs
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Des pages produits claires pour les séjours glamping et les locations de décors
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Disponibilité à jour qui reflète automatiquement son inventaire
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Un look personnalisable avec des polices, des couleurs et des options de mise en page
L’avantage est simple. Ce qui semblait autrefois être un grand défi, « diffuser mes produits disponibles et mes prix », est maintenant résolu. Le site Web de location de tentes de River Events and Rentals est une plaque tournante centrale où les clients peuvent découvrir et réserver des services à tout moment.
Collecter les bonnes informations à la caisse
Shandy avait également besoin d’un moyen de recueillir des informations importantes auprès de ses invités. Avec seulement deux personnes dans l’équipe, elle ne pouvait pas passer du temps à rechercher des détails par e-mail. Les champs de paiement personnalisés de Booqable lui permettent d’ajouter les questions qui comptent le plus, directement depuis ses paramètres. Les champs alimentent ensuite automatiquement la page de chaque commande afin qu’elle ait tout ce dont elle a besoin en un seul endroit.
Par exemple, les champs qu’elle a ajoutés à son paiement comprennent « Combien d’adultes séjourneront avec votre groupe ? » et « Avez-vous besoin d’un lit de camp supplémentaire ? » Elle inclut également un champ de texte pour les notes : « Si vous avez des questions, veuillez les noter ci-dessous. »
Les questions à choix multiples sont configurées avec des menus déroulants, qui limitent les réponses à ce que River Events and Rentals est capable de fournir. Par exemple, la question sur la taille du groupe d’adultes a un nombre maximum qui correspond au nombre d’invités qu’ils peuvent accueillir. Cela permet d’éviter la surréservation et de s’assurer que les clients ne peuvent sélectionner que les options qui correspondent aux capacités de l’entreprise.
Cela permet d’obtenir :
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Collecte automatique des détails de la taille du groupe, avec des limites qui correspondent à la capacité
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Savoir si un équipement supplémentaire comme un lit de camp est nécessaire
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Moins d’échanges d’e-mails avant l’enregistrement
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Une meilleure expérience client avec un service personnalisé
Avec les bons champs de caisse en place, Shandy évite les surprises de dernière minute. L’avantage pratique est que River Events and Rentals peut préparer chaque réservation en toute confiance, sachant qu’ils disposent des bonnes informations au bon moment.
Rassembler le tout
Des feuilles de calcul Excel à une solution logicielle complète de location d’événements, le parcours de River Events and Rentals montre comment Booqable aide les petites entreprises de location à se développer. En organisant l’inventaire et les commandes, en créant un site Web de location de tentes avec des modèles de location d’événements et en utilisant des champs de paiement personnalisés, l’entreprise a transformé une idée en quelque chose dont sa famille peut être fière.
