LBO a été fondée à Offenburg, en Allemagne, lorsque Ralf a acheté une installation de stockage et a décidé de la transformer en une entreprise de location. Il voulait offrir un entreposage libre-service abordable dans une région où il y a très peu d’options à faible coût.
L’entrepôt propose des unités entre 5 et 18 m², avec des tarifs de location mensuels à partir de 60 €. Les clients des environs apprécient les conditions mensuelles flexibles, l’accès pratique au niveau du sol et l’utilisation gratuite des chariots et des chariots élévateurs.
Au début, la gestion de l’entreprise était un défi. La gestion des réservations avec Excel et par e-mail créait du stress pour la petite équipe familiale d’une dizaine de membres à temps partiel. Il était difficile de faire le suivi des stocks, d’éviter les erreurs et d’effectuer rapidement le travail administratif.
Après avoir rénové une partie de l’entrepôt, la famille a également modernisé le back-office. En adoptant le logiciel de location de stockage de Booqable, ils ont obtenu un système capable de gérer les réservations, les contrats et l’inventaire en un seul endroit, afin qu’ils puissent se concentrer sur le développement de leur activité de location.
Comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui
LBO présente ses unités d’entreposage comme « votre pièce personnelle au sous-sol », offrant des espaces verrouillables, un accès flexible pendant les heures d’ouverture et un processus de location simple. Les clients ont désormais deux façons d’effectuer une réservation. Ils peuvent se rendre directement sur le site Web du LBO où les fiches produits de Booqable indiquent la disponibilité et les prix en direct pour les réservations en ligne instantanées.
Alternativement, ils peuvent appeler ou envoyer un e-mail à l’équipe pour organiser le stockage, le personnel saisissant la réservation dans Booqable en leur nom. Une fois qu’une commande est créée, le personnel peut la faire passer au statut réservé, ce qui supprime immédiatement cette unité de la disponibilité et empêche les doubles réservations. La commande est ensuite programmée sur le tableau de bord, et un contrat de location est généré et prêt à être signé. Ce système garantit que les réservations en ligne et hors ligne sont gérées au même endroit.
Booqable fournit aux LBO :
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Une option de réservation intégrée sur leur site Web avec disponibilité et prix en direct.
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La possibilité de réserver directement des unités, en les mettant hors de disponibilité.
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Contrats numériques générés et stockés pour chaque location.
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Pas besoin de suivi manuel ou de tâches administratives chronophages
Ce qui était autrefois un processus manuel stressant est maintenant simple à gérer. Les clients ont plus de choix dans la façon dont ils réservent, et le personnel passe moins de temps à jongler avec la paperasse.
Organiser les commandes et les stocks
La gestion des stocks était l’une des plus grandes difficultés de LBO avant l’adoption de Booqable. L’utilisation d’Excel entraînait des erreurs, des retards et des incertitudes quant aux unités disponibles. Avec le système de gestion des commandes et des stocks de Booqable, chaque location est suivie en temps réel. Le personnel peut consulter les disponibilités en direct, consulter les réservations sur le calendrier des produits et gérer l’état des commandes directement depuis le tableau de bord.
Le système facilite également la création manuelle de commandes. Le personnel peut ajouter un nouveau client ou un client existant directement à partir de la page de commande, sélectionner les dates de location et voir instantanément quelles unités de stockage sont disponibles à la réservation. À partir du même écran, ils peuvent facturer ou enregistrer des paiements, ajouter des informations supplémentaires sur la commande et mettre à jour les détails si nécessaire. Les commandes peuvent ensuite passer par différents statuts, de réservées à récupérées à retournées, au fil du temps.
L’intégration avec le site web de LBO permet aux clients et au personnel de disposer des mêmes informations actualisées. Les fiches produits en ligne affichent les tailles unitaires et les prix afin que les clients puissent choisir et réserver instantanément de l’espace de stockage. Pour ceux qui préfèrent appeler ou envoyer un e-mail, l’équipe saisit la réservation dans Booqable, s’assurant ainsi que tout reste synchronisé.
Ce système permet d’obtenir :
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Suivi précis de la disponibilité de toutes les unités de stockage.
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Une réduction significative des erreurs causées par les tableurs manuels.
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Visibilité claire des commandes confirmées et à venir.
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Cohérence entre les méthodes de réservation en ligne et hors ligne.
Le résultat est une structure fiable qui élimine les anciens problèmes de retards et d’erreurs. LBO peut désormais développer sa clientèle en toute confiance, en sachant que chaque unité et chaque commande est gérée avec précision.
Contrats de location et signatures simplifiés
Les contrats de location étaient une autre partie chronophage du processus avant Booqable. La préparation des documents, la chasse aux signatures et le stockage des documents ont demandé des efforts supplémentaires à la petite équipe familiale. Avec Booqable, des contrats sont automatiquement générés pour chaque commande, avec les conditions de location de LBO, le logo et les instructions de virement bancaire.
Les clients reçoivent les contrats par e-mail, mais ils peuvent également signer numériquement en personne à l’aide de l’appareil d’un membre du personnel. Cela permet de confirmer les réservations immédiatement lorsque les clients sont sur place. Tous les accords sont stockés en toute sécurité dans la base de données de Booqable, ce qui garantit qu’aucun n’est égaré.
Pour LBO, cela fournit :
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Génération automatique de contrats professionnels pour chaque réservation.
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Modèles d’e-mails pour aider à envoyer rapidement des accords aux clients
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Possibilité de signer numériquement des documents à partir du bureau ou de l’application mobile Booqable.
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Une base de données sécurisée où tous les contrats sont stockés.
Ce changement a permis d’éliminer les retards et de réduire les échanges de communications. Les contrats de location sont conclus en quelques minutes au lieu de plusieurs jours, ce qui renforce la réputation de l’entreprise d’être flexible et simple.
Développer une entreprise familiale de stockage
L’histoire de LBO montre comment une petite entreprise familiale de stockage peut évoluer avec le bon logiciel. Ce qui a commencé avec des feuilles de calcul et des e-mails est maintenant un processus de réservation moderne qui couvre les réservations en ligne, la gestion des stocks et les contrats numériques.
Avec le logiciel de location de stockage de Booqable, LBO a moins d’erreurs, moins d’administration et plus de réservations. Les clients en bénéficient également, avec le choix de réserver en ligne ou de contacter directement l’équipe, et de toujours recevoir un service fiable à des tarifs abordables.
