Stefan, cofondateur de FJ-PRO à Austin, a lancé l’entreprise avec son partenaire après avoir travaillé pendant des années en tant que sous-traitant pour d’autres entreprises. « Nous sommes passés d’un travail en tant qu’entrepreneurs pour d’autres entreprises à la création de la nôtre », explique-t-il. Aujourd’hui, FJ-PRO offre des services clés en main de production vidéo, d’éclairage et audio clés en main pour la musique et les événements généraux, ainsi que des installations fixes et la location de matériel de concert.
Leurs principaux clients comprennent des directeurs de production, des propriétaires d’entreprise et des coordinateurs d’événements, avec des clients récents allant de la Miami Music Week 2025 à To The Future 2024 et Homebass 2024. Avant d’adopter Booqable, Stefan et son équipe disposaient déjà d’un site Web pour présenter leur travail et répondre aux demandes. Cependant, la gestion des locations à l’aide de QuickBooks et d’Excel a créé des défis.
Stefan se souvient que l’équipe avait du mal à « mieux suivre les stocks, à établir des factures claires avec des images pour que le client sache avec quoi il est facturé, et à pouvoir faire des révisions faciles sans avoir à passer à différentes applications ». La décision d’adopter Booqable est venue de la nécessité d’organiser l’inventaire, de rendre les factures claires et de les réviser sans tracas.
Rendre les factures plus claires grâce aux images des produits
Pour de nombreuses entreprises de location, les factures peu claires sont un point sensible récurrent. Les clients ont souvent besoin de plus de contexte pour comprendre ce qu’ils paient, en particulier avec du matériel technique. Stefan le dit simplement : « Expliquer l’équipement audiovisuel peut être assez difficile à comprendre pour certaines personnes, il est donc agréable d’avoir des images et des descriptions pour faciliter la tâche. »
Avec Booqable, Stefan et son équipe prennent les demandes qui arrivent via leur site Web de location audiovisuelle et les saisissent dans l’interface de commande du back-office. À partir de là, des modèles personnalisables pour les factures, les contrats et les devis permettent à Stefan d’intégrer les détails de son virement bancaire et d’afficher les images des produits sur le récapitulatif de la facture.
Une fois qu’une commande est saisie, il peut générer l’un de ces documents en un clic, avec tous les détails remplis automatiquement. L’équipe envoie ensuite des factures soignées directement depuis la plateforme à l’aide d’un modèle d’e-mail.
Voici ce que cela permet d’accomplir pour leur entreprise :
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Les clients comprennent mieux l’équipement qu’ils louent, ce qui réduit la confusion.
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Stefan et son équipe gagnent du temps en évitant les saisies manuelles répétitives.
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Chaque facture a l’air professionnelle, ce qui renforce la confiance des clients.
L’avantage pratique est clair : Booqable a résolu le problème des factures peu claires et chronophages. Les clients voient désormais des photos des produits et des descriptions détaillées, ce qui a facilité la facturation et accru la confiance des clients.
Éliminer le stress des révisions de factures
La production d’événements est imprévisible et les mises à jour des commandes sont courantes. Stefan souligne que l’un de leurs plus grands besoins était de « pouvoir faire des révisions faciles sans avoir à passer à différentes applications ». Dans Booqable, les révisions de factures sont simples. La mise à jour d’une commande incite le système à générer une nouvelle facture tout en stockant la version précédente pour l’historique.
Le statut du paiement est automatiquement mis à jour pour indiquer si le client doit plus ou s’il a trop payé. À partir de là, Stefan et son équipe peuvent envoyer un lien de paiement sécurisé pour le montant restant ou effectuer un remboursement directement depuis l’écran des commandes Booqable. En quelques clics, ils envoient également un e-mail de confirmation avec la facture mise à jour en pièce jointe.
Pour FJ-PRO, cela signifie :
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Pas de confusion lorsque des événements nécessitent des changements de dernière minute.
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Avoir toujours un enregistrement des versions antérieures pour référence.
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Mise à jour des totaux qui reflètent avec précision les impôts et les soldes.
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Liens de paiement rapides ou remboursements gérés dans la même interface.
Grâce aux révisions simplifiées, Stefan et son équipe gagnent du temps et évitent les erreurs. Ils ne se soucient plus des dossiers incompatibles, et leurs clients reçoivent toujours des documents précis et à jour.
De l’entrepreneur à la production à service complet
FJ-PRO se démarque en offrant des solutions de production complètes : location, vente et services sur place. « Nous offrons des services de production clés en main complets », explique Stefan. Avant d’adopter Booqable, garder tout en ordre avec Excel et QuickBooks freinait l’équipe. Grâce au logiciel de location d’éclairage de Booqable, Stefan et son équipe gèrent désormais l’ensemble de leur inventaire en un seul endroit, des microphones et des haut-parleurs aux appareils d’éclairage complets. Les effets ont été significatifs.
Stefan note « un gain de temps lors de la création de factures et de propositions », et les clients comprennent désormais mieux l’équipement grâce à l’inclusion d’images et de descriptions de produits. Au quotidien, l’équipe prend les demandes de renseignements via son site Web, saisit les commandes dans le back-office de Booqable, crée des factures, les révise au besoin et maintient l’inventaire à jour, le tout dans le même système. Ce qui semblait autrefois fragmenté entre plusieurs applications est désormais sous contrôle.
Évoluer en toute confiance
Qu’il s’agisse d’entrepreneurs ou de propriétaires d’entreprise, FJ-PRO a créé une société de production qui répond aux besoins des clients de la musique et de l’événementiel à Austin. Leur croissance a été rendue possible en s’attaquant aux défis des factures peu claires, des stocks désorganisés et des révisions difficiles. Avec Booqable, Stefan et son équipe ont acquis un outil qui soutient leur vision de l’avenir.
Des factures plus claires avec des images de produits, des révisions de factures plus faciles avec des paiements mis à jour et du temps gagné chaque jour les aident à évoluer en toute confiance. Et comme le souligne Stefan, avec seulement quelques petites améliorations, Booqable pourrait devenir « un outil incroyablement utile pour toutes les entreprises audiovisuelles ».
