Gérer une entreprise de location implique de gérer des changements quotidiens. Les clients ajoutent des articles, prolongent les locations ou retournent parfois du matériel plus tôt que prévu. Dans d’autres cas, des paiements doivent être remboursés en raison d’annulations, de dépôts de garantie ou de modifications de commande. Une bonne gestion de ces situations est essentielle, non seulement pour conserver des enregistrements précis, mais aussi pour instaurer la confiance avec les clients.
Booqable s’intègre directement à Stripe pour gérer les paiements et les remboursements. Vous pouvez ainsi saisir les frais de location, bloquer les dépôts et effectuer des remboursements en toute sécurité sans quitter votre compte Booqable. Associée à des révisions de factures claires, cette intégration simplifie la gestion des paiements et des documents en un seul endroit. Ensemble, ces fonctionnalités vous garantissent l’exactitude constante de vos dossiers financiers et un traitement équitable de vos clients.
Pourquoi la simplicité des révisions et des remboursements est importante
Pour un magasin de location, la rapidité de traitement des modifications peut faire toute la différence entre une expérience client fluide et un litige. Imaginez un magasin de location d’appareils photo où un client décide d’ajouter un objectif supplémentaire à la dernière minute, ou une entreprise de construction qui doit annuler un article d’une commande importante. Dans les deux cas, les factures et les paiements doivent être mis à jour avec précision.
Les remboursements pour les entreprises de location sont également inévitables. Votre entreprise peut être amenée à restituer une caution lorsque les articles sont rapportés en bon état, ou si un client raccourcit sa réservation. Sans processus clair, ces situations peuvent devenir confuses pour le client comme pour l’entreprise.
C’est pourquoi les fonctionnalités de facturation et de paiement de Booqable sont conçues pour gérer ces situations en quelques clics, tout en préservant l’intégralité de vos archives.
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Conseils pour éviter les remboursements compliqués
Facturer un acompte remboursable à l’avance
De nombreuses entreprises de location choisissent de demander un acompte lors du retrait plutôt que de facturer le montant total de la commande. Une entreprise de location de matériel de fête, par exemple, peut retenir un acompte de 100 $ lors de la distribution des chaises et des tables. Si tout revient comme prévu, l’acompte peut être facilement remboursé directement depuis l’écran de la commande dans votre back-office Booqable lorsque vous marquez une commande comme retournée.
Le remboursement est traité de manière sécurisée via Stripe, mais comme l’action est effectuée dans Booqable, il n’est pas nécessaire de se connecter à votre compte Stripe. Cela évite de rembourser des montants importants inutilement et accélère le processus pour le personnel et les clients.
Utiliser une préautorisation de carte de crédit
Avec Stripe intégré, Booqable vous permet de placer manuellement une autorisation de carte de crédit directement à partir d’une commande. Cela peut être fait après la création d’une réservation en ligne ou lors de la saisie d’une commande manuelle dans le back-office Booqable. Par exemple, un magasin/entreprise de location de vélos peut autoriser à la fois le montant de la location et une caution lors du retrait, sans débiter immédiatement la carte du client.
Lorsque les vélos sont restitués en toute sécurité, vous pouvez débloquer la caution et ne saisir que le coût de la location, le tout à partir du même écran de commande, tandis que Booqable vérifie automatiquement avec Stripe pour confirmer le délai dont vous disposez avant l’expiration de la retenue. Cela vous donne une fenêtre claire pour agir et aide à éviter de perdre une autorisation.
Étant donné que la carte du client n’est débitée qu’une fois que vous avez saisi le montant final, il n’est pas nécessaire de traiter un remboursement si la commande change ou si la caution est restituée. Cela signifie que vous évitez de payer des frais de transaction sur les paiements remboursés, ce qui permet à votre entreprise de location de réaliser des économies au fil du temps.
Utilisez la facturation de Booqable pour vous préparer aux changements
Étant donné que les factures dans Booqable sont liées aux commandes, elles peuvent s’adapter aux changements. Une entreprise de location d’outils qui doit retirer une perceuse inutilisée de la commande d’un client n’a pas besoin de recommencer. Au lieu de cela, elle peut réviser la facture existante. Cette configuration réduit la probabilité de remboursements futurs pour les entreprises de location et permet d’organiser les documents.
Traitement des remboursements dans Booqable
Les remboursements dans Booqable sont conçus pour être rapides et flexibles. L’un des principaux avantages est que le système vous avertit lorsqu’un remboursement peut être nécessaire. Si vous supprimez des articles de la liste de produits d’une commande, modifiez les dates de location ou cliquez sur « retourner » sur une commande pour laquelle l’acompte n’est plus nécessaire, le statut du paiement sera automatiquement mis à jour. Booqable vous indique que la commande a été surfacturée et affiche le montant exact à rembourser, qu’il s’agisse de l’acompte ou d’une partie du coût de la location.
Si un paiement a été effectué en espèces, par chèque ou par virement bancaire, vous pouvez enregistrer le remboursement manuellement. Pour les frais de carte de crédit traités via Booqable, le remboursement peut être effectué directement depuis la page de commande. Qu’il soit partiel ou total, le montant est reversé via Stripe sur le mode de paiement initial du client. Cela permet de centraliser toutes les activités financières, garantissant ainsi des remboursements transparents et précis pour les entreprises de location.
Clarté des enregistrements grâce aux révisions de factures
Les révisions de factures dans Booqable garantissent que vos documents restent précis et professionnels sans perdre la trace de ce qui s’est passé auparavant. Les révisions de factures finalisées par Booqable sont directement liées aux modifications sur l’écran de commande. Si vous modifiez le contenu d’une commande, par exemple en ajoutant une chaise supplémentaire pour une location de fête ou en supprimant une perceuse d’une location d’outils, Booqable vous invite automatiquement à créer une nouvelle révision de facture. Ainsi, vous n’avez plus besoin de mettre à jour une facture manuellement.
Chaque révision conserve le numéro de facture d’origine avec un suffixe tel que R1 ou R2, ce qui vous permet de toujours savoir quelle version est à jour et ce qui a changé. Une fois créée, la facture révisée peut facilement être partagée avec vos clients sous forme de pièce jointe à un e-mail. En associant la révision à un modèle d’e-mail, vous pouvez communiquer les mises à jour de manière professionnelle et sans effort supplémentaire.
Les révisions de facture couvrent également les cas où des articles sont supprimés d’une commande et nécessitent un remboursement. Dans ce cas, Booqable crée une facture d’avoir qui reflète la réduction de coût. Par exemple, si une entreprise de location pour mariage supprime un jeu de lumières dont un client n’a plus besoin, le système génère une facture d’avoir en même temps que la révision, garantissant ainsi le remboursement et la clarté des formalités administratives.
Le principal avantage est que les révisions et les avoirs ne remplacent pas les factures originales, mais les mettent à jour. La section Documents stocke toutes les versions des factures, tandis que la section Paiements assure le suivi de l’activité financière associée. Cela crée une trace complète des modifications qui profite à la fois à l’entreprise de location et au client.
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Toute nouvelle entreprise de location commence par créer un site web pour obtenir ses premières réservations.
Instaurer la confiance grâce à des processus clairs
Dans les entreprises de location, les remboursements et les modifications de factures font partie de la vie quotidienne. Ce qui compte le plus, c’est la facilité avec laquelle ils sont manipulés sans créer de confusion ou de travail supplémentaire. Booqable vous donne les outils nécessaires pour traiter rapidement les remboursements des entreprises de location et créer des révisions de factures de location qui maintiennent vos dossiers financiers exacts. Qu’il s’agisse de gérer des dépôts, de rembourser des paiements ou d’ajuster des factures, vous aurez toujours des registres clairs sur lesquels vous pourrez compter.
En utilisant les dépôts, les préautorisations et la facturation intégrée de Booqable, vous réduisez non seulement le nombre de remboursements que vous devez émettre, mais vous les gérez également en toute confiance lorsqu’ils se présentent. Les clients reçoivent une documentation claire et votre entreprise gagne la confiance qu’elle mérite.
