Comment créer un portail de réservation professionnel pour les établissements d'enseignement ?

Les établissements d’enseignement, comme de nombreuses organisations, doivent évoluer avec leur temps et mettre en place des systèmes numériques pour la réservation et la gestion de matériel. Que ce soit pour des caméras, des ordinateurs portables, du matériel de plein air, des costumes ou du matériel de laboratoire, disposer d’un système de réservation en ligne bien conçu peut aider à réduire la charge administrative et améliorer l’expérience utilisateur pour les étudiants et le personnel.

Cependant, c’est une tâche difficile et, avec des budgets en diminution, ils nécessitent la solution la plus rentable et efficace. Ce billet de blog explorera comment les établissements d’enseignement peuvent utiliser un logiciel de location comme Booqable pour créer un portail de réservation professionnel pour les étudiants et le personnel. Son système polyvalent de gestion des stocks et des réservations, combiné à un constructeur de sites web intégré, en fait un excellent choix pour les institutions qui cherchent à mettre en place un système de réservation en ligne pour leur matériel et leurs espaces.

Pourquoi Booqable est-il un bon choix pour les établissements d’enseignement ?

Booqable est un logiciel de gestion de location tout-en-un et un constructeur de sites web qui peut être facilement adapté aux contextes éducatifs. Initialement conçu pour les entreprises de location, les fonctionnalités de Booqable, telles que la gestion des stocks, les réservations en ligne et la numérisation des codes-barres, le rendent idéal pour la gestion des ressources dans les écoles, les universités et les centres de formation.

Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de Booqable au sein d’un établissement d’enseignement :

1. Flexibilité : Booqable peut gérer une large gamme de biens réservables, du petit matériel de laboratoire à des salles de classe entières.
2. Interface conviviale : Le personnel et les étudiants peuvent facilement naviguer dans le système.
3. Personnalisation : La plateforme peut être adaptée pour répondre aux besoins spécifiques de votre institution.
4. Disponibilité en temps réel : Les étudiants peuvent voir instantanément ce qui est disponible et faire des réservations.
5. Rapports et analyses : Obtenez des informations sur l’utilisation des ressources et prenez des décisions basées sur les données.
6. Réduire les pertes : Suivez votre matériel individuellement pour vous assurer que tout est comptabilisé.

Comment créer un portail de réservation professionnel avec Booqable

Une fois que vous avez créé votre compte Booqable, vous devez suivre quelques étapes pour créer un portail de réservation professionnel. Ce guide passera en revue le processus dans l’ordre suggéré, qui est également disponible sur le tableau de bord de votre compte Booqable lorsque vous vous connectez. Cependant, il suivra strictement les étapes pertinentes pour la configuration de votre portail Booqable.

Étape 1 : Ajoutez votre inventaire d’équipement

Avant d’ajouter de l’équipement, si vous prêtez votre matériel et que vous n’avez pas besoin de tarification, vous pouvez désactiver les prix dans les paramètres de tarification générale.

Vous pouvez ajouter de l’équipement en allant dans l’onglet Inventaire et en sélectionnant “Ajouter un produit.” Cela vous amènera à un écran où vous pouvez entrer un nom, ajouter une image, et choisir comment suivre le produit. Une fois terminé, vous pouvez ajouter du stock, personnaliser les variations, et décider comment afficher le produit dans votre portail de réservation.

Étape 2 : Choisissez un modèle de site web

Maintenant que vous avez ajouté votre équipement, il est temps de choisir un modèle de site web. Dans l’onglet Boutique en ligne, vous pouvez ouvrir la boutique de thèmes et sélectionner celui qui convient le mieux à votre institution. Plus de 50 thèmes sont conçus pour répondre à différents créneaux de produits ; vous pouvez en choisir un qui correspond à votre inventaire ou simplement celui qui correspond le mieux à votre style. Une fois que vous avez installé un thème, vous pouvez tout personnaliser.

Étape 3 : Personnalisez le site web avec votre image de marque

Lorsque vous avez choisi un thème, vous pouvez le personnaliser dans le constructeur de sites web. Cela vous permettra d’ajouter du contenu, de déplacer des sections, et de personnaliser votre image de marque. Tout d’abord, ajouter le logo de votre institution et modifier les ensembles de couleurs pour correspondre à votre guide de style serait idéal. Ensuite, vous pouvez ajouter votre contenu, ajouter ou supprimer des sections, et personnaliser le design pour répondre à vos besoins.

Étape 4 : Configurez la disponibilité et les heures d’ouverture

Booqable vous permet de choisir comment vous affichez la disponibilité et les heures d’ouverture. Vous pouvez montrer la disponibilité avec ou sans un décompte de stock ou cacher la disponibilité complètement. Si vous voulez limiter le temps pendant lequel les étudiants et le personnel peuvent réserver du matériel, vous pouvez également mettre en place des périodes de location fixes ou flexibles. Enfin, vous devez configurer les heures d’ouverture pour limiter les moments entre lesquels les étudiants et le personnel peuvent emprunter et rendre le matériel.

Étape 5 : Demandez les identifiants des étudiants avec des champs de paiement personnalisés

Selon les besoins de votre institution, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre paiement. Par exemple, vous pouvez exiger que les étudiants entrent leur numéro d’identification lorsqu’ils font une réservation. Cela aide à s’assurer que vous avez toutes les informations nécessaires pour gérer votre salle de matériel en douceur. De plus, vous pouvez exiger que les étudiants créent un compte pour passer à la caisse. Cela facilite les réservations futures, réduit le besoin de saisir des informations et assure un suivi correct de l’historique des utilisateurs.

Mettre en œuvre des fonctionnalités avancées

Une fois que vous êtes satisfait de votre portail de réservation, vous êtes prêt à partir avec votre domaine hébergé qui ressemble à votre-institution.booqable.store. Vous pouvez partager ce lien avec le personnel et les étudiants et recevoir immédiatement des réservations. Cependant, vous pouvez prendre quelques prochaines étapes pour améliorer l’expérience, à la fois en ligne et dans votre salle de matériel, y compris l’ajout d’un domaine personnalisé et l’attachement de codes-barres aux produits.

Configurer un domaine personnalisé

Bien que vous puissiez utiliser votre domaine Booqable autant que vous le souhaitez, ajouter un domaine personnalisé peut être une bonne idée. De nombreuses institutions choisissent de faire fonctionner leur portail de réservation sur un sous-domaine qui n’est accessible qu’à leur personnel et à leurs étudiants. Pour ce faire, vous pouvez suivre cet article du centre d’aide, qui vous guidera à travers chaque étape pour le mettre en place.

Ajoutez des codes-barres à votre équipement

Booqable vous permet d’attribuer des codes-barres aux produits à un niveau de produit ou d’article de stock. Vous pouvez le faire via l’application web en ajoutant un code-barres ou via l’application mobile en attribuant un code-barres déjà attaché à l’article. Cela aide à rendre les paiements plus précis et à prévenir la perte de matériel.

Emails et documents personnalisés

Lorsqu’une personne fait une réservation, une confirmation par email est automatiquement envoyée aux étudiants et au personnel. Cela peut être personnalisé via les paramètres des Emails pour modifier et créer des modèles supplémentaires. De plus, vous pouvez personnaliser d’autres documents comme les factures, les contrats et les devis si vous en avez besoin dans votre opération de prêt.

Configurer les permissions des utilisateurs

Souvent, des bénévoles étudiants aident à l’administration du matériel dans les établissements d’enseignement. Dans ces cas, vous devriez restreindre leurs actions, ce qui peut être fait via les paramètres du compte et de la facturation. Vous pouvez cliquer sur un utilisateur et décider de ce qu’il peut gérer dans votre système de location. Cela vous permet d’avoir un contrôle précis et d’empêcher les utilisateurs de faire des changements qui pourraient nuire à votre inventaire et à vos réservations.

Principaux enseignements

Utiliser un logiciel de gestion locative pour les besoins éducatifs: Utilisez des plateformes telles que Booqable pour créer un portail de réservation rentable et efficace adapté aux établissements d'enseignement, gérant une variété de ressources telles que l'équipement et les espaces.

Personnaliser pour votre institution: Adaptez le portail de réservation à l'image de marque et aux exigences opérationnelles de votre institution, notamment en ajoutant des champs personnalisés, en définissant des disponibilités et en utilisant un domaine personnalisé pour une apparence professionnelle.

Améliorer l'expérience de l'utilisateur grâce à des fonctionnalités avancées: Mettez en œuvre des fonctionnalités telles que les codes-barres et les autorisations d'utilisation pour rationaliser la gestion des équipements, réduire les pertes et garantir des caisses précises, améliorant ainsi l'expérience globale des utilisateurs, qu'il s'agisse du personnel ou des étudiants.

Simplifier les réservations grâce à une interface conviviale: Veillez à ce que le portail de réservation soit intuitif et facile à parcourir, afin de permettre aux étudiants et au personnel de voir rapidement les disponibilités, de faire des réservations et d'effectuer des réservations avec un minimum de friction.

Utiliser les rapports et les analyses pour prendre des décisions fondées sur des données: Profitez des outils de reporting et d'analyse de Booqable pour contrôler l'utilisation des ressources, suivre les équipements et prendre des décisions éclairées afin d'optimiser la gestion des ressources de votre institution.