Wenn man Kunden in der Filmverleihbranche bedient, muss man sehr gut organisiert und jederzeit verfügbar sein. Das hat Ramy Eman in den letzten zehn Jahren bei Pro Screen Media gelernt. Vor einigen Jahren hat er die internen Prozesse effizienter gestaltet, indem er Booqable zur Unterstützung bei der Angebotserstellung und Bestandsverwaltung einführte.
Pro Screen Media
2008 war Ramy Eman Mitbegründer von Pro Screen Media in Doha, Katar, und leitete das Unternehmen mehrere Jahre lang. Er bleibt dem Team als Berater erhalten und ist sehr stark in den Betrieb eingebunden. Ramy und sein Geschäftspartner wollten, dass Pro Screen Media die erste Anlaufstelle für Filmteams und Ausrüstung in Katar ist und den Kunden rund um die Uhr zur Seite steht.
Pro Screen Media bietet alles, was eine Produktionsfirma für die Durchführung eines Projekts in Katar benötigt. Das reicht von der Filmcrew, wie Kameraleuten, Gaffern, Beleuchtern und Kameraassistenten, bis hin zur Ausrüstung, einschließlich Kameras, Scheinwerfern, Grips, Monitoren, Mikrofonen, Kränen, Dollies und Drohnen, da sie ein Full-Service-Anbieter für Produktionen sind.
Manuelle Ermüdung
In den letzten zehn Jahren hat sich Pro Screen stark verändert. Das Team, das Inventar und der Kundenstamm haben sich erheblich weiterentwickelt, was dazu führte, dass Ineffizienzen in den Prozessen zutage traten. Von der Bestandsverfolgung bis hin zu Doppelbuchungen, Engpässen und Berichten. Alles im Griff zu haben, wurde stressig und führte zur Ermüdung der Teammitglieder.
Lange Zeit wurden Angebote manuell erstellt, wobei jeder Artikel einzeln eingegeben werden musste. Dies war sehr zeitaufwändig und führte dazu, dass der Überblick über die Angebote verloren ging. Es wurde schwierig, nachzuvollziehen, welche Angebote aktiv waren und welche bereits an Kunden versandt worden waren. Dies beeinträchtigte die Fähigkeit des Unternehmens, den Überblick über den Bestand zu behalten und sicherzustellen, dass genügend Waren verfügbar waren.
Außerdem benötigte das Unternehmen Hilfe bei der Erstellung von Berichten über die Verwendung und Auslastung des Bestands. Dies führte zu Schwierigkeiten, wenn es darum ging, herauszufinden, was häufiger ausgeliehen wurde und welche Kaufentscheidungen zu treffen waren. Daten, die als Grundlage für Kaufentscheidungen dienen, sind für das Wachstum von Vermietungsunternehmen unerlässlich, und ohne sie werden zukünftige Käufe zu Vermutungen, die auf den Erfahrungen des Teams beruhen.
Die Freuden der Effizienz
2019, nach einem Jahrzehnt im Geschäft, war das Unternehmen so weit gewachsen, dass es von Effizienzsteigerungen stark profitieren würde. Ramy machte sich auf die Suche nach einer Softwarelösung, mit der sie ihr Inventar verwalten, Angebote schnell erstellen und Kunden ihre Anfragen online stellen konnten, und stieß dabei auf Booqable.
Die Teammitglieder können nun schnell Angebote für Kunden erstellen und erhalten sofortige Rückmeldung über die Verfügbarkeit des Bestands. Das macht die Verwaltung der Lagerbestände viel einfacher und gleicht sie mit den Anforderungen der Kunden ab. Anschließend können sie den Kunden klare und ansprechende Angebote zur Genehmigung vorlegen. Außerdem ist das Inventar nun übersichtlich und organisiert.
Das Berichtswesen von Booqable hat es auch einfacher gemacht, sich einen Überblick über die Produktnutzung zu verschaffen und Berichte zu erstellen. Dadurch können sie fundiertere Kaufentscheidungen treffen, so dass sie die gefragten Produkte vorrätig halten und die weniger gefragten verkaufen können. Dank der Daten, die die Einkäufe belegen, konnten unnötige Ausgaben reduziert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
Aufträge spontan erstellen
Dank Booqable kann das Team von Pro Screen Media spontan Bestellungen erstellen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob die Ware verfügbar ist. Außerdem konnte das Unternehmen bessere Kaufentscheidungen für neue Geräte und Ersatzbeschaffungen treffen. Dies hat es dem Unternehmen ermöglicht, schneller zu wachsen, ohne sich mit den Problemen herumzuschlagen, die es in den zehn Jahren zuvor hatte.
Jetzt möchte das Unternehmen in den Bereich der spezialisierten Crewbesetzung expandieren und mit Teams bei Live-Veranstaltungen zusammenarbeiten. Außerdem freuen sie sich auf die Veröffentlichung der mobilen Android-App, mit der sie das Scannen von Barcodes einführen können.
