Mit Sitz in Aarschot, Belgien, wird Mirage Studio von Denis Sels geleitet, der mit einem kleinen Team von drei Personen Möbelvermietung, Dekoration, Logistik und komplette Veranstaltungsaufbauten liefert. Nachdem sie mehr als ein Jahrzehnt lang eine Veranstaltungslocation betrieben hatten, fühlten Denis und sein Geschäftspartner Terry, dass es Zeit für ein neues Kapitel war. Wie Denis es ausdrückt: “Terry und ich haben 12 Jahre lang eine Veranstaltungslocation betrieben. Wir arbeiteten sehr kundenorientiert und lieferten viele schöne Veranstaltungen. Wir sind dem ein bisschen entwachsen und haben einfach beschlossen, neu anzufangen.”
Dieser neue Anfang wurde Mirage Studio, eine Veranstaltungsagentur und Vermietungsunternehmen, das Veranstaltungsplaner, Hochzeitspaare, lokale Regierungen und Unternehmen bedient. Ihr Fokus liegt auf Kreativität, Geschwindigkeit und einzigartigen Materialien, und sie sind stolz darauf, mit dem Kunden mitzudenken, um thematische Erlebnisse zu entwickeln.
Aber hinter den Kulissen wurde die Bewältigung der wachsenden Nachfrage schwierig. Denis erklärte, dass vor Booqable alles “in meinem Kopf” war, was das Angebotswesen langsam und inkonsistent machte. “Man verliert dadurch Kunden, und es ist nicht professionell,” erinnert er sich.
Der Wechsel zu Booqable gab dem Team ein zentralisiertes Buchungssystem, das verstreute mentale Notizen durch Klarheit ersetzte. Mit den Tools von Booqable, einschließlich Funktionen, die sowohl ihre Bedürfnisse an Veranstaltungsvermietungssoftware als auch an Veranstaltungsvermietungswebsites unterstützen, erlangten sie stärkere Teamarbeit und einen professionelleren Workflow.
Aufbau eines kundenorientierten Veranstaltungsvermietungsgeschäfts
Der Ansatz von Mirage Studio basiert auf Zusammenarbeit und Kreativität. Denis erklärt: “Wir versuchen, mit dem Kunden mitzudenken und lustige Themen zu entwickeln. Wir streben danach, schnell zu sein und einzigartige Materialien anzubieten.” Ihre Kunden veranstalten alles von Hochzeiten und Firmenveranstaltungen bis hin zu Versammlungen lokaler Regierungen, jede erfordert sorgfältige Koordination und zuverlässige Bestandsverfolgung.
Bevor sie Booqables All-in-One-Bestandsverwaltungssystem einführten, war die Verfolgung von Materialien, Zeitplänen und sich überschneidenden Anfragen eine wachsende Herausforderung. Denis sagt, der schwierigste Teil sei die Zeit gewesen, die das Team für Papierkram und die Vorbereitung von Dokumenten aufwenden musste. “Viel Zeit mit der Erstellung von Angeboten verschwenden” bedeutete oft, Gelegenheiten zu verpassen oder langsamer zu reagieren, als Kunden es erwarteten.
Jetzt, mit Booqables Bestell- und Angebots-Tools, kann das Team verschiedene Projekte mit mehr Vertrauen verwalten. Sie können die Verfügbarkeit prüfen, genaue Bestellungen erstellen und Buchungen schnell aktualisieren, wenn sich Pläne ändern. Jeder Artikel ist mit echten Bestandsdaten verbunden, sodass Doppelbuchungen kein Problem mehr sind. Und mit klareren Projektübersichten kann Mirage Studio komplexere Veranstaltungen unterstützen, ohne die persönliche Note zu verlieren, die ihre Arbeit auszeichnet.
Effiziente Bearbeitung manueller Bestellungen
Eine der größten Herausforderungen von Mirage Studio war die manuelle Bearbeitung aller Bestellungen. Mit allem, was in Denis’ Gedächtnis oder in verstreuten Notizen festgehalten wurde, war es schwierig, Zahlungen, Kundendetails und Buchungsstatus im Auge zu behalten. Dies brachte sie dazu, Booqables manuelle Bestellfunktion zu nutzen. Jetzt, anstatt mit Tabellenkalkulationen oder Papier zu jonglieren, kann Denis manuelle Bestellungen direkt in Booqable erstellen.
Diese Bestellungen funktionieren reibungslos neben ihrem Kassensystem, und Zahlungsaktualisierungen werden im System aufgezeichnet. Jedes Mal, wenn sie eine Bestellung auf ‘reserviert’ setzen, können sie sicher sein, dass ihre Mietprodukte für diese Daten aus der Verfügbarkeit genommen werden, sodass sie sich keine Sorgen über die Möglichkeit von Doppelbuchungen machen müssen. Bestellstatus, Kundeninformationen und Änderungen bleiben von dem Moment an organisiert, in dem ein Kunde sich meldet.
Diese Funktion hilft ihnen:
- Walk-in- und Last-Minute-Buchungen sicher an einem Ort zu speichern
- Den Überblick über Zahlungen oder Artikelverfügbarkeit nicht zu verlieren
- Logistik und Kommunikation für jedes Projekt klarer zu halten
Mit dieser Änderung ist Mirage Studio nicht mehr auf das Gedächtnis angewiesen, um ihr Geschäft am Laufen zu halten. Manuelle Bestellungen sind jetzt Teil eines zuverlässigen Systems, das ihnen ermöglicht, schneller zu arbeiten und sich sicherer zu fühlen, was gebucht wurde.
Erstellung klarer, automatisch generierter Angebote
Angebote waren die Hauptherausforderung für Denis, bevor er Booqable nutzte. “Viel Zeit mit der Erstellung von Angeboten verschwenden. Man verliert dadurch Kunden,” sagt er. Die manuelle Erstellung von Angeboten verlangsamte Antworten und ließ das Unternehmen weniger professionell erscheinen für Kunden, die schnelle Antworten benötigten.
Booqables Angebotsfunktion ändert das, indem sie automatisch Angebote mit Artikeln, Preisen und Kundendetails generiert, die bereits im System vorhanden sind. Mirage Studio kann Angebote mit E-Mail-Vorlagen versenden, Dokumente in Booqable speichern und digitale Unterschriften sammeln, wenn Kunden bereit sind zu bestätigen. Kunden haben den Unterschied auch bemerkt. Denis teilt mit, dass sie ihm jetzt sagen, “dass es ein klares und leicht verständliches Angebot ist.”
Diese Funktion hilft ihnen:
- Professionelle Angebote in Minuten zu erstellen
- Alle Angebots- und Bestelldokumente zusammenzuhalten
- Buchungen schneller mit digitalen Unterschriften zu genehmigen
Anstatt wertvolle Zeit mit der Formatierung von Dokumenten von Grund auf zu verbringen, kann Denis jetzt schnell genaue Angebote versenden. Dies hilft ihnen, schneller zu reagieren, mehr Buchungen zu sichern und das ursprüngliche Problem langsamer manueller Angebotserstellung zu lösen.
Mit einer neuen Vision neu anfangen
Die Geschichte von Mirage Studio zeigt, was passieren kann, wenn ein Vermietungsunternehmen Struktur in seinen Workflow bringt. Denis begann mit allem “in meinem Kopf”, arbeitet aber jetzt mit mehr Klarheit, schnelleren Angeboten und was er als “Seelenfrieden” beschreibt.
Mit Booqable, das ihre Buchungen, Angebote und Bestandsverfolgung unterstützt, kann sich das Team darauf konzentrieren, unvergessliche Veranstaltungen zu liefern und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen.
