Als die MC Digital-Schule am Middlesbrough College ihren Ausleihprozess für Studenten überprüfte, stellte sie fest, dass dieser kohärenter sein musste. Lewis Taylor machte sich auf die Suche nach einer Lösung, mit der sie Buchungen, die Verfügbarkeit von Beständen und die Verleihhistorie verfolgen konnten. Er fand heraus, dass die Verwendung von Barcodes, Online-Buchungen und Verfügbarkeiten in Booqable perfekt war, um diese Ziele zu erreichen.
MC Digital
MC Digital ist die digitale Schule am Middlesbrough College, die sich auf Medien-, IT- und Computerkurse im Digital Centre spezialisiert hat. Hier gibt es branchenführende Technologien für Anwendungs- und Webentwicklung, Netzwerk- und Systemunterstützung, Informatik, Animation und visuelle Effekte, Spieleentwicklung, Film- und Fernsehproduktion und Journalismus.
Die Schule verfügt über verschiedene Fachbereiche für jede Spezialisierung, darunter die Abteilung für Videoproduktion, die sich auf Fernsehen und Film konzentriert. Die Schule bietet eine breite Palette von Ausrüstungen an, die die Studierenden für ihre Projekte und Aufgaben ausleihen können, darunter Kameras, Objektive, Kopfhörer, Stative, Powerbanks, Kabel, Taschen, Greenscreens, Projektoren, Capture Cards, Beleuchtung, Laptops und Mikrofone.
Neben der branchenführenden Technologie von Herstellern wie Canon, DJI, GoPro, Sennheiser und Sony können die Studierenden auch gut ausgestattete Studio- und Streaming-Räume buchen. Auf diese Weise erhalten die Studierenden Rundumlösungen, die ihnen Zugang zu allem geben, was sie benötigen, um ihre Aufgaben in bestmöglicher Qualität erfolgreich abzuschließen.
Die fehlenden Links
Wie bei der Vermietung gibt es auch bei der Ausleihe von Equipment eine Reihe von Herausforderungen, die einen Betrieb behindern können. Im Verleihprozess fehlte MC digital die Kohärenz bei der Verwaltung der Abläufe. Dies führte zu einer Reihe von Problemen, die die Bewältigung der täglichen Aufgaben in der Ausleihe erschwerten, da es keine zentrale Anlaufstelle für Studenten und Mitarbeiter gab, um die Dinge zu verwalten.
Eine Schwierigkeit bestand darin, die eingehenden Buchungen mit den verfügbaren Beständen abzugleichen, da es kein System gab, um dies zu überwachen. Dies führte natürlich zu einer Menge Verwirrung, Doppelbuchungen und nicht korrekt abgezeichneten Ausrüstungen. Dies bedeutete, dass das Ausleihen und Verleihen von Ausrüstung sowohl für Studenten als auch für Mitarbeiter chaotisch war.
Es gab auch keine Möglichkeit, frühere Buchungen nachzuvollziehen, so dass es schwierig war, den Verbleib der Geräte zu überprüfen. Dies machte es schwierig, die Mitarbeiter für beschädigte oder fehlende Geräte zur Verantwortung zu ziehen. Wie Sie sich vorstellen können, führte die fehlende Nachverfolgung der Verfügbarkeit zu einer Menge verschwendeter Zeit und Kostenverlusten für die Abteilung.
Bringen Sie Kohärenz in den Prozess
Lewis wurde mit der Suche nach einer Softwarelösung für dieses Problem beauftragt. Er stieß auf Booqable, nachdem er gesehen hatte, dass andere Bildungseinrichtungen Booqable erfolgreich für die Ausleihe von Geräten einsetzten. Es war genau das, was er brauchte, um die Abteilung wieder auf Vordermann zu bringen. Er führte mehrere Maßnahmen ein, um die Nachverfolgung von Buchungen, Bestand und Verfügbarkeit zu verbessern,
Erstens nutzte er den Website-Builder von Booqable, um ein internes Portal für Studenten und Mitarbeiter zu erstellen. So können sie den gesamten Katalog der angebotenen Ausrüstung einsehen und die Verfügbarkeit für ihre gewünschten Termine prüfen. Die Studenten können nun im Voraus buchen und wissen, dass ihre Ausrüstung für sie bereitsteht, da das Portal automatisch mit der Verfügbarkeit des Bestands aktualisiert wird.
Zweitens hat Lewis Barcode-Etiketten für alle Produkte eingeführt, so dass die Mitarbeiter den Barcode der Studenten scannen und die Ausrüstung ausleihen können. Dies bedeutet, dass weniger Aufsicht erforderlich ist, da sie wissen, dass sie die richtigen Artikel abgeholt haben. Außerdem wird die Genauigkeit der Berichterstattung verbessert, da das Team einen vollständigen Überblick über die Produktnutzung hat und weiß, wann die Artikel abgeholt und zurückgegeben wurden.
Ein positiver Ausblick
Die ersten Rückmeldungen von Studenten und Mitarbeitern waren sehr positiv, und sie fanden es einfach, das System zu erlernen. Sie finden es auch toll, dass sie einen QR-Code in ihrer Buchungs-E-Mail anzeigen können, so dass die Mitarbeiter die Buchungen leicht finden können. Der Erfolg der Nutzung von Booqable hat der Hochschule die Möglichkeit eröffnet, in Zukunft Produkte an lokale unabhängige Produktionsfirmen zu verleihen.
