Stefan, Mitbegründer von FJ-PRO in Austin, gründete das Unternehmen mit seinem Partner, nachdem er jahrelang als Auftragnehmer für andere Firmen gearbeitet hatte. “Wir haben nicht mehr als Auftragnehmer für andere Unternehmen gearbeitet, sondern den Sprung gewagt, unser eigenes Unternehmen zu gründen”, erklärt er. Heute bietet FJ-PRO schlüsselfertige Video-, Licht- und Audioproduktionen sowohl für Musik- als auch für allgemeine Veranstaltungen sowie für Festinstallationen und die Vermietung von Konzertequipment an.
Zu den Hauptkunden gehören Produktionsleiter, Geschäftsinhaber und Event-Koordinatoren, wobei die jüngsten Kunden von der Miami Music Week 2025 über To The Future 2024 bis hin zu Homebass 2024 reichen. Bevor sie Booqable einführten, hatten Stefan und sein Team bereits eine Website, auf der sie ihre Arbeit präsentieren und Anfragen entgegennehmen konnten. Die Verwaltung von Vermietungen über QuickBooks und Excel brachte jedoch Herausforderungen mit sich.
Stefan erinnert sich, dass das Team damit zu kämpfen hatte, “den Überblick über den Bestand zu behalten, Rechnungen zu erstellen, die klar mit Bildern versehen sind, damit der Kunde weiß, was ihm in Rechnung gestellt wird, und in der Lage zu sein, einfache Überarbeitungen vorzunehmen, ohne zu verschiedenen Apps wechseln zu müssen.” Die Entscheidung, Booqable einzuführen, entstand aus der Notwendigkeit, das Inventar zu organisieren, Rechnungen übersichtlich zu machen und sie problemlos zu überarbeiten.
Rechnungen mit Produktbildern übersichtlicher machen
Für viele Vermieter sind unklare Rechnungen ein wiederkehrender Problem. Kunden benötigen oft mehr Kontext, um zu verstehen, wofür sie bezahlen, insbesondere bei technischen Geräten. Stefan drückt es einfach aus: “Die Erklärung von AV-Geräten kann für manche Leute ziemlich schwer zu verstehen sein, daher ist es schön, Bilder und Beschreibungen zu haben, um es einfacher zu machen.”
Mit Booqable nehmen Stefan und sein Team Anfragen, die über ihre audiovisuelle Vermietungswebsite eingehen, entgegen und geben sie in die Backoffice-Bestelloberfläche ein. Von dort aus können Sie mit anpassbaren Vorlagen für Rechnungen, Verträge und Angebote seine Überweisungsdaten einbetten und Produktbilder in der Rechnungszusammenfassung anzeigen.
Sobald eine Bestellung eingegeben wurde, kann er mit einem Klick auf eine Schaltfläche eines dieser Dokumente erstellen, wobei alle Details automatisch ausgefüllt werden. Das Team sendet dann ausgefeilte Rechnungen direkt von der Plattform aus mithilfe einer E-Mail-Vorlage.
Hier ist, was dies für ihr Unternehmen erreicht:
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Die Kunden verstehen die von ihnen gemieteten Geräte besser, wodurch Verwirrung vermieden wird.
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Stefan und sein Team sparen Zeit, indem sie wiederholte manuelle Eingaben vermeiden.
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Jede Rechnung sieht professionell aus und stärkt das Vertrauen der Kunden.
Der praktische Nutzen liegt auf der Hand: Booqable hat das Problem der unklaren, zeitraubenden Rechnungen gelöst. Kunden sehen jetzt Produktfotos und detaillierte Beschreibungen, was die Abrechnung vereinfacht und das Vertrauen der Kunden erhöht hat.
Entlastung von Rechnungsüberarbeitungen
Die Ereignisproduktion ist unvorhersehbar, und Aktualisierungen von Aufträgen sind üblich. Stefan betont, dass eines ihrer größten Bedürfnisse darin bestand, “einfache Überarbeitungen vornehmen zu können, ohne zu anderen Apps wechseln zu müssen”. In Booqable sind Rechnungsüberarbeitungen unkompliziert. Beim Aktualisieren eines Auftrags wird das System aufgefordert, eine neue Rechnung zu erstellen, während die vorherige Version für die Historie gespeichert wird.
Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert, um anzuzeigen, ob der Kunde mehr schuldet oder zu viel bezahlt hat. Von dort aus können Stefan und sein Team einen sicheren Zahlungslink für den Restbetrag senden oder eine Rückerstattung direkt über den Booqable-Bestellbildschirm vornehmen. Mit nur wenigen Klicks senden sie auch eine Bestätigungs-E-Mail mit der aktualisierten Rechnung im Anhang.
Für FJ-PRO bedeutete dies:
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Keine Verwirrung, wenn Ereignisse in letzter Minute geändert werden müssen.
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Immer eine Aufzeichnung früherer Versionen als Referenz haben.
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Aktualisierte Summen, die Steuern und Salden genau widerspiegeln.
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Schnelle Zahlungslinks oder Rückerstattungen, die über dieselbe Schnittstelle abgewickelt werden.
Durch vereinfachte Überarbeitungen sparen Stefan und sein Team Zeit und vermeiden Fehler. Sie müssen sich keine Sorgen mehr über nicht übereinstimmende Datensätze machen, und ihre Kunden erhalten immer genaue, aktualisierte Dokumente.
Vom Auftragnehmer bis zur Full-Service-Produktion
FJ-PRO zeichnet sich durch komplette Produktionslösungen aus: Vermietung, Verkauf und Vor-Ort-Service. “Wir bieten schlüsselfertige Produktionsdienstleistungen an”, sagt Stefan. Vor der Einführung von Booqable hielt es das Team zurück, mit Excel und QuickBooks alles in Ordnung zu halten. Mit der Beleuchtungsvermietungssoftware von Booqable verwalten Stefan und sein Team nun ihr gesamtes Inventar an einem Ort, von Mikrofonen und Lautsprechern bis hin zu kompletten Beleuchtungsanlagen. Die Auswirkungen waren erheblich.
Stefan merkt an, dass “Zeitersparnis bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten” erzielt wurde, und die Kunden verstehen die Ausrüstung jetzt dank der Einbeziehung von Produktbildern und -beschreibungen besser. Tag für Tag nimmt das Team Anfragen über seine Website entgegen, gibt Bestellungen in das Backoffice von Booqable ein, erstellt Rechnungen, überarbeitet sie bei Bedarf und sorgt für die Richtigkeit des Inventars, alles im selben System. Was sich früher über mehrere Apps hinweg fragmentiert anfühlte, ist jetzt unter Kontrolle.
Skalieren mit Zuversicht
Von Auftragnehmern bis hin zu Geschäftsinhabern hat FJ-PRO eine Produktionsfirma aufgebaut, die Musik- und Eventkunden in ganz Austin beliefert. Das Wachstum wurde durch die Bewältigung der Herausforderungen unklarer Rechnungen, unorganisierter Lagerbestände und schwieriger Überarbeitungen ermöglicht. Mit Booqable haben Stefan und sein Team ein Werkzeug erhalten, das ihre Vision für die Zukunft unterstützt.
Klarere Rechnungen mit Produktbildern, einfachere Rechnungsüberarbeitungen mit aktualisierten Zahlungen und tägliche Zeitersparnis helfen ihnen, zuverlässig zu skalieren. Und wie Stefan betont, könnte Booqable mit nur ein paar kleinen Verbesserungen “ein unglaublich nützliches Tool für alle AV-Unternehmen” werden.
