Capital Conventions Contractors mit Sitz in den Vereinigten Staaten wird von Pete Crepeau geleitet, der kürzlich als neuer Eigentümer in das Unternehmen eingetreten ist. Das Unternehmen bietet Event-Contracting- und Vermietungsdienstleistungen für Kongresse und Versammlungen an, wobei die Kunden von großen Unternehmensmarken bis hin zu kleineren Community-Organisatoren reichen. Vor dem Wechsel zu Booqable verließ sich das 40-köpfige Team auf Tabellenkalkulationen.
Pete erklärt, dass ihr Ansatz “vollständig manuell” war, und das Ergebnis war ständiger Stress. “Oft stellten wir erst sehr spät fest, dass uns etwas fehlte, was uns dazu veranlasste, selbst zu mieten oder Artikel von einem anderen Auftragnehmer zu versenden.” Um dieses Problem zu lösen, wandten sie sich an die Event-Vermietungssoftware von Booqable, um ihr Inventar und ihre Bestellungen zu organisieren und gleichzeitig die Live-Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Von kleineren Veranstaltungen bis hin zu nationalen Kongressen
Capital Conventions Contractors ist spezialisiert auf die Bereitstellung von Mietausrüstung und -dienstleistungen für Veranstaltungen jeder Größenordnung, von großen nationalen Kongressen bis hin zu intimen Zusammenkünften in der Nachbarschaft. Mit einem starken Business-to-Business-Fokus arbeitet das Unternehmen eng mit Kundenbetreuern und Betriebsteams zusammen, die sich auf zuverlässige Veranstaltungsvermietungen verlassen, um erfolgreiche Erlebnisse zu bieten. Wie Pete es ausdrückt: “Wir beliefern sowohl nationale Veranstaltungen als auch sehr kleine lokale Vorortveranstaltungen.”
Wenn Firmenkunden wie Subway oder andere nationale Marken ihre Handelskongresse planen, kommen die Anfragen zuerst über die Kundenbetreuer. Diese Manager arbeiten direkt mit dem Client zusammen, um den Umfang der Anforderungen zu ermitteln und dann die abgeschlossenen Anforderungen an die Betriebsleiter weiterzuleiten. Von dort aus “werden die Bestellungen dann von den Betriebsleitern an Booqable übertragen”, sagt Pete, um sicherzustellen, dass das Backend organisiert und mit der Live-Verfügbarkeit verbunden bleibt.
Innerhalb von Booqable nutzt das Team die Bestandsverwaltung, Dokumentvorlagen, Berichtstools, den Dashboard-Planer und den Verfügbarkeitskalender. Am wichtigsten ist, dass die Verwendung von Booqable bedeutet, dass sie nicht mehr auf die von Pete beschriebenen Engpässe stoßen: “Oft fanden wir erst sehr spät heraus, dass uns etwas fehlte, was uns dazu veranlasste, selbst zu mieten oder Artikel von einem anderen Auftragnehmer zu versenden.” Mit der Live-Bestandsverfolgung werden diese Gerangel in letzter Minute vermieden.
Sicher bleiben mit Live-Verfügbarkeit
Einer der größten Probleme, der sie dazu veranlasste, Booqable einzuführen, war, dass sie nicht wussten, ob das Inventar verfügbar war, bis es zu spät war. Pete gibt zu, dass “die Genauigkeit des Inventars auf kontinuierlicher Basis und das Fehlen des Inventars, um mit den Mietbuchungen Schritt zu halten” das wiederkehrende Problem war. Der Produktverfügbarkeitskalender von Booqable hilft dabei, dies direkt anzugehen. Es bietet eine übersichtliche Liste von Produkten, deren Verfügbarkeit in einer Kalenderansicht angezeigt wird, sodass die Mitarbeiter schnell zu einem bestimmten Datum vorspulen und sehen können, ob ein Artikel verfügbar ist.
Hier erfahren Sie, wie das Unternehmen von der Live-Verfügbarkeit profitiert:
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Sie können die Verfügbarkeit sehen, wenn Kundenbetreuer neue Bestellungen hinzufügen.
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Betriebsleiter erhalten eine übersichtliche Kalenderansicht, ohne Tabellenkalkulationen hinterherzujagen.
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Inventarkonflikte werden sofort erkannt, bevor große Convention-Verträge bestätigt werden.
Das Ergebnis ist Seelenfrieden. Anstatt auf Engpässe zu reagieren, können sie proaktive Entscheidungen treffen. Die in die Event-Vermietungssoftware integrierte Live-Verfügbarkeit löst das ursprüngliche Problem von Überraschungen in letzter Minute und nächtlichen Fehlerbehebungen.
Verwendung einer einzigen Mietdatenbank
Tabellenkalkulationen schufen auch ein weiteres Problem: Informationen waren verstreut. Aufgaben wie die Verfolgung von Produkten, die Verwaltung von Dokumenten und das Versenden von Kundenmitteilungen erforderten den Wechsel zwischen verschiedenen Tools. Jetzt können all diese Prozesse direkt in der Mietdatenbank von Booqable durchgeführt werden.
Booqable speichert wichtige Dateien wie Rechnungen, Verträge und Angebote zur Aufbewahrung und bewahrt gleichzeitig die detaillierte Bestellhistorie der Kunden an einem Ort auf. Dies verhindert, dass Daten in mehreren Systemen gespeichert werden müssen, und gibt dem Team die Gewissheit, dass auf dem Weg dorthin nichts verloren geht. Diese All-in-One-Software für die Vermietung von Veranstaltungen bietet einige spezifische Vorteile:
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Das Team kann sofort detaillierte Produktinformationen abrufen.
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Dokumente, Umsatz und Bestellhistorie der Kunden werden für einen schnellen Zugriff digital gespeichert.
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Barcodes sorgen für eine genaue Geräteverfolgung über mehrere Ereignisse hinweg.
Mit diesen Funktionen muss sich das Unternehmen keine Sorgen mehr machen, Daten zu verlegen oder alte Dateien zu durchsuchen. Stattdessen wissen sie, dass alles, was sie brauchen, in der Mietdatenbank von Booqable lebt, was ihnen hilft, den zerstreuten Ansatz zu vermeiden, der sie zuvor ausgebremst hat.
Zuversicht für die Zukunft
Capital Conventions Contractors zeigt, wie Booqable einem etablierten Event-Vermietungsunternehmen hilft, sich von manuellen Tabellenkalkulationen zu lösen und ein Wachstumssystem aufzubauen. Durch den Einsatz von Live-Verfügbarkeit und einer einheitlichen Mietdatenbank legen Pete und sein Team den Grundstein für ihr nächstes Kapitel in der Eventvermietungsbranche.
Mit Blick auf die Zukunft stellt sich Pete vor, “stark in die Eventvermietung der Branche involviert zu sein” und hofft, weitere Unternehmen in den Bereichen AV-Produktion, Zelte und damit verbundene Dienstleistungen zu erwerben. Mit Booqable haben sie das Vertrauen gewonnen, dass ihr Inventar, ihre Bestellungen und zukünftigen Akquisitionen von einer zuverlässigen Plattform aus verwaltet werden können.
