An der Paide Gümnaasium, einer Oberschule im Herzen Estlands, war die Verwaltung eines umfangreichen Bestands an technischer Ausrüstung früher ein arbeitsintensiver und komplizierter Prozess. Mit einer Vielzahl von audiovisuellen Geräten, darunter Kameras, Kabel und Beleuchtungsausrüstung, benötigte die Schule ein effizientes System, das es Schülern und Mitarbeitern ermöglicht, diese Ressourcen einfach zu reservieren und zu verwalten.
Dieses Bedürfnis führte die Paide Gümnaasium zu Booqable, das in der Lage war, ein intuitives Bestandsverwaltungs- und Reservierungssystem zu schaffen, das der Abteilungsleiter Kaarle an die einzigartigen Anforderungen der Schule anpassen konnte. Seit der Implementierung von Booqable hat Kaarle die Art und Weise, wie die Schule ihren Bestand an audiovisueller Ausrüstung verfolgt und verwaltet, grundlegend verändert. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen aufgeführt, die die Paide Gümnaasium als entscheidend für die Vereinfachung ihrer täglichen Abläufe empfunden hat.
Hochwertige Barcodes direkt aus Booqable generieren
Eine der wertvollsten Funktionen, die die Paide Gümnaasium zu Booqable zog, war die Fähigkeit, Barcodes direkt im System zu generieren. Zuvor musste die Schule die Ausrüstung manuell mit Tabellenkalkulationen kennzeichnen und verfolgen, aber Booqable hat diesen Prozess erheblich vereinfacht.
Mit Hilfe des eigenen Etikettendruckers der Schule erstellt die Schule langlebige Etiketten für alle ihre Geräte, um Verluste zu verhindern und den Verbleib der Gegenstände jederzeit zu verfolgen. Dies ermöglicht es Mitarbeitern und Schülern, Ausrüstung effizient auszuchecken und zurückzugeben, indem sie einfach jedes Element scannen. Wenn Sie keinen eigenen Etikettendrucker wie die Paide Gümnaasium haben, können Sie leicht eine Druckerei in Ihrer Nähe beauftragen, um Ihre Booqable-Barcodes in physische Barcode-Etiketten umzuwandeln, die Sie auf Ihre Produkte kleben können.
Darüber hinaus ermöglicht das System das drahtlose Scannen im Lagerraum, indem Barcodes über die mobile App gescannt werden, was eine einfache Bewegung durch den Raum ermöglicht, um Gegenstände beim Ein- oder Auschecken zu scannen. Dies reduziert den Papierkram und die manuelle Eingabe, spart den Mitarbeitern wertvolle Zeit und hält den Bestand auf dem neuesten Stand.
Einen Barcode verwenden, um Massenartikel auf einmal zu scannen
Die Paide Gümnaasium hat Booqable auch innovativ genutzt, indem sie einen einzigen Barcode für mehrere identische Produkte verwendet.
Zum Beispiel verwaltet die Schule eine große Anzahl von Kabeln und reserviert oft mehrere identische Artikel für eine einzige Buchung. Anstatt den Barcode jedes Kabels einzeln zu scannen, hat die Schule ein System entwickelt, bei dem ein einzelner Barcode für mehrere Massenprodukte an der Wand im Lagerraum angebracht ist.
Diese Methode ermöglicht es Mitarbeitern und Schülern, denselben Barcode mehrfach zu scannen, entsprechend der Anzahl der ausgecheckten Artikel. Dieser Ansatz hat die Zeit, die für die Bearbeitung von Bestellungen aufgewendet wird, erheblich reduziert und gleichzeitig die Bestandsgenauigkeit sichergestellt, wodurch die Notwendigkeit entfällt, jeden einzelnen Artikel manuell zu handhaben und zu scannen.
Auf die Frage nach der Auswirkung der Barcode-Funktion von Booqable kommentierte der Abteilungsleiter Kaarle: „Die wichtigste Funktion für uns war das Barcode-Scannen, da jeder Artikel sein eigenes Etikett und seinen eigenen Barcode hat. Wir wollten, dass der Prozess schnell und zuverlässig ist, und jetzt können wir mit einem drahtlosen Scanner in unserem Lagerraum problemlos umhergehen und Barcodes sowohl auf den Gegenständen als auch an den Wänden scannen. Es ist komfortabel und schnell, und unser System ist viel einfacher.“
Aufgaben unterwegs mit der mobilen App von Booqable verwalten
Die Paide Gümnaasium nutzt auch die mobile App von Booqable voll aus, um den Bestand aus der Ferne zu verwalten. Diese Funktion hat sich besonders für das Personal als nützlich erwiesen. Wenn beispielsweise ein Lehrer oder Schüler nach der Verfügbarkeit bestimmter Ausrüstung fragt, müssen Administratoren sich nicht mehr in einen Desktop-Browser einloggen. Stattdessen können sie die App von ihren mobilen Geräten aus aufrufen, eine neue Bestellung öffnen, nach dem betreffenden Artikel suchen und sofort die Verfügbarkeit des Bestands sehen.
Diese Bequemlichkeit war transformativ, insbesondere für Administratoren, die möglicherweise nicht immer auf dem Campus sind, aber Anfragen verwalten oder Buchungen einsehen müssen. Die App bietet eine nahtlose Möglichkeit, den Bestand zu überprüfen, Buchungen zu erstellen und sogar mit anderen Mitarbeitern über den Status der Ausrüstung zu kommunizieren, ohne physisch an der Schule anwesend sein zu müssen.
Kaarle teilte mit, wie die mobile App ihre Abläufe verbessert hat: „Es war äußerst hilfreich, die mobile App zu haben, um schnell Buchungen hinzuzufügen oder nachzusehen, was im Lagerraum verfügbar ist. Ich bin nicht jeden Tag im Gebäude, also wenn mich jemand nach dem Status eines Artikels fragt, kann ich einfach die mobile App öffnen, nach dem Artikel suchen und sofort seinen Status sehen.“
Einfache Änderungen mit großer Wirkung
Seit der Einführung von Booqable hat Kaarle von der Paide Gümnaasium erhebliche Verbesserungen in der Verwaltung der Schülerressourcen der Schule festgestellt. Die Möglichkeit, Barcodes direkt im System zu generieren, die Verwendung einzelner Barcodes für mehrere Lagerartikel und die Bequemlichkeit der mobilen App haben alle dazu beigetragen, den Ausrüstungsreservierungsprozess zu vereinfachen.
Für jede Schule oder Institution mit einem großen Gerätebestand zeigt die Nutzung von Booqable durch die Paide Gümnaasium, wie ein intelligentes Bestandsverwaltungssystem Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Gesamtorganisation verbessern kann. Während die Schule weiter wächst und sich entwickelt, wird Booqable ein wichtiges Werkzeug bleiben, um den Stress bei der Vermietung an Schüler zu reduzieren.
