Die Kostümabteilung der renommierten Hochschule für Theaterkunst in Amsterdam, die für ihre Beiträge zu den darstellenden Künsten bekannt ist, spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung nicht nur ihrer eigenen Studenten, sondern auch des Nationalen Balletts und der Filmschule. Mit einem Bestand von über 9.000 Kostümen liefert die Abteilung wesentliche Garderobenstücke für eine Vielzahl von Aufführungen und Projekten in diesen Institutionen. Die Verwaltung eines so umfangreichen und vielfältigen Bestandes stellt eine große Herausforderung dar, weshalb sich die Abteilung für Booqable entschied, eine Software für die Verwaltung von Verleihsachen, die die Abläufe in den letzten vier Jahren erheblich verbessert hat.
Von der manuellen Arbeit zur digitalen Effizienz
Vor der Einführung von Booqable verließ sich die Kostümabteilung auf eine Kombination aus manuellen Aufzeichnungen und kurzlebigen Mietlösungen. Dieser Ansatz war zeitaufwändig, fehleranfällig und angesichts des umfangreichen Inventars der Abteilung nicht tragbar. Booqable bot ein dringend benötigtes Upgrade und ein zentralisiertes System, das die komplexen Anforderungen der Abteilung erfüllen konnte.
Verwendung von Booqable-Barcodes auf ihre eigene Weise
Eines der herausragenden Merkmale von Booqable für die Kostümabteilung ist das Barcode-System. Die Barcodes sind in jedes Kostüm eingenäht, so dass die Mitarbeiter die Kostüme bei der Ausleihe oder Rückgabe schnell scannen können. Dieses System hat nicht nur den Prozess beschleunigt, sondern auch die Fehlerquote bei der Feststellung, welche Kostüme ausgeliehen sind und wer sie besitzt, verringert. Die Abteilung nutzt sogar die mobile App von Booqable, um die Barcodes unterwegs zu scannen und so sicherzustellen, dass verlegte Gegenstände identifiziert und effizient in den Bestand zurückgeführt werden können.
Verwendung von Tags zur Kategorisierung von Bestellungen
Der Fachbereich hat die Tagging-Funktion von Booqable als nützlich für die Organisation von Bestellungen in verschiedenen Abteilungen der Universität, wie der Filmschule und dem Nationalballett, empfunden. Auf diese Weise ist es einfacher, die Verwendung und den Bestand von Kostümen in verschiedenen Projekten und Abteilungen zu verfolgen. Darüber hinaus kann die Theaterschule diese Bestell-Tags nutzen, um umfassende Berichte über Bestellungen zu erstellen, die wertvolle Einblicke in die Ressourcenzuweisung und den abteilungsspezifischen Bedarf liefern.
Auch die Kundendatenbank von Booqable wird für die effiziente Verwaltung von Untervermietungen genutzt. Wenn ein Student ein Kostüm benötigt, das bereits ausgeliehen ist, können die Mitarbeiter einfach auf die Datenbank zugreifen, um den aktuellen Entleiher zu kontaktieren und eine vorübergehende Rückgabe oder einen Transfer zu koordinieren. Diese Funktion stellt sicher, dass stark nachgefragte Artikel unter den Schülern aufgeteilt werden können, was einen reibungsloseren Betrieb und eine bessere Ressourcenzuweisung für verschiedene Projekte ermöglicht.
Vereinfachung des Ausleihvorgangs
Booqable hat den Kostümverleih der Universität der Künste entscheidend verändert, indem es einen einst umständlichen Prozess in einen rationalisierten Vorgang verwandelt hat. Mit seinem robusten Barcode-System, den anpassbaren Funktionen und dem reaktionsschnellen Support-Team hat Booqable es der Abteilung ermöglicht, ihr umfangreiches Inventar mit größerer Leichtigkeit und Genauigkeit zu verwalten. Da die Abteilung weiterhin die Funktionen von Booqable erforscht und nutzt, ist es klar, dass die Software zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die tägliche Arbeit geworden ist.
