Sebastian, fondateur de XXL Spiele Mieten à Würzburg, en Allemagne, a lancé son entreprise à partir d’une idée simple. « J’ai commencé un atelier de loisirs dans la grange de mon grand-père. J’ai appris à souder et à construire des tables et des trucs jusqu’à ce qu’un ami me demande de construire des jeux de jardin pour sa fête d’anniversaire.
Ce qui a commencé comme un passe-temps s’est rapidement transformé en une entreprise en pleine croissance, Sebastian créant plus de dix jeux de jardin différents faits à la main. Aujourd’hui, il les loue pour des mariages, des événements d’entreprise et des fêtes privées dans toute l’Allemagne. Sa touche unique est que tout est construit à la main. Comme il l’a expliqué, « Des jeux faits maison de haute qualité pour créer un événement avec beaucoup de plaisir. »
Cependant, au fil du temps, la gestion des réservations est devenue de plus en plus difficile. Avec seulement lui-même et l’aide occasionnelle de sa famille, tout exécuter sur « différents outils comme Excel, Notion et un calendrier » signifiait que le suivi des commandes était à la fois chronophage et peu fiable. La nécessité d’un meilleur système est devenue évidente. C’est alors qu’il a rejoint Booqable, en se concentrant sur son calendrier de disponibilité en back-office et sa gestion simplifiée des commandes pour gérer plus efficacement ses locations.
Gérer l’entreprise au jour le jour
Les matchs de Sebastian sont maintenant un incontournable des événements spéciaux, avec de nombreux week-ends complets. L’année dernière, il a remarqué « beaucoup de demandes de renseignements de toute l’Allemagne, beaucoup de week-ends complets, et j’en suis réduit à temps partiel dans mon emploi principal ». Pour suivre cette croissance, il avait besoin d’un système qui réduirait l’effort manuel de planification et de confirmation des réservations.
C’est exactement ce que Booqable lui a donné. « Tout en un seul endroit, facile à utiliser, en particulier sur ordinateur », c’est ainsi qu’il décrit le changement. Désormais, lorsqu’il reçoit des demandes sans engagement via le formulaire de son site Web ou WhatsApp, il peut rapidement contacter les clients pour confirmer. À partir de là, il passe la commande dans Booqable, réserve les produits instantanément et envoie les demandes de paiement directement via Stripe. Il peut voir les disponibilités en un coup d’œil et avoir les dates programmées sur son tableau de bord, le tout sans passer d’un outil à l’autre.
Les avantages sont évidents. Sebastian nous a dit que les plus grands changements sont « le gain de temps et la certitude de la disponibilité ». Pour une entreprise unipersonnelle, cette confiance compte. En utilisant Booqable comme principal logiciel de location de jeux, il peut se concentrer sur la création de nouveaux jeux tout en sachant que le côté administratif de son entreprise est sous contrôle.
Clarté avec le calendrier de disponibilité du back-office
Avant de passer à Booqable, la plus grande difficulté de Sebastian était la disponibilité. Il a déclaré qu’il s’agissait d’un « effort élevé pour vérifier la disponibilité » lorsque l’on s’appuie sur plusieurs logiciels. Grâce au calendrier de disponibilité du back-office, il voit désormais clairement chaque réservation en un seul endroit. La mise en page montre ses produits et ses articles en stock dans une liste réductible, avec les réservations affichées à côté d’eux à leurs dates de début et de fin.
Cela crée une vue visuelle du calendrier de toutes les commandes à venir, ce qui facilite la préparation des livraisons et des événements. Voici ce qu’il réalise pour lui :
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Les commandes n’ont plus besoin d’être vérifiées dans plusieurs logiciels.
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La disponibilité de chaque jeu est visible instantanément.
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Les dates sont prévues sur le tableau de bord.
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Les week-ends à forte demande sont gérés sans chevauchement.
Avoir cette clarté résout son point sensible initial. Au lieu de se soucier des doubles réservations, il peut répondre immédiatement aux demandes des clients. Le calendrier de back-office est devenu le cœur de son logiciel de location d’événements, et il garantit que ses jeux faits à la main arrivent là où ils doivent aller sans confusion.
Des commandes facilitées grâce à une gestion simplifiée des commandes
Avant Booqable, l’autre grande difficulté était la gestion des commandes. Sebastian a décrit cela comme « beaucoup de travail pour planifier les commandes », ce qui a ralenti la rapidité avec laquelle il pouvait confirmer les réservations. Désormais, la gestion des commandes dans Booqable rassemble tout en un seul endroit. À l’aide de l’écran du point de vente, Sebastian peut gérer chaque étape du processus de location à partir d’une seule vue.
Les détails des clients, les produits, les dates de réservation et le statut des paiements sont tous visibles et modifiables sans passer d’un onglet à l’autre. Il est ainsi facile de passer de la demande à la commande confirmée en quelques clics seulement. Sebastian utilise également l’application mobile de Booqable. Comme il le dit : « J’utilise l’application mobile pour vérifier les commandes à venir. »
Pour lui, cela permet d’atteindre trois objectifs principaux :
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Les commandes sont créées et confirmées dans Booqable sans étapes supplémentaires.
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Les informations sur les clients sont directement liées à leur réservation.
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L’application mobile le tient à jour où qu’il se trouve.
Le résultat est que le processus semble maintenant beaucoup plus facile qu’avant. Il peut prendre des demandes, les confirmer, réserver des produits et terminer le processus de réservation sans répéter les tâches. En s’appuyant sur une gestion simplifiée des commandes dans la configuration de son site Web de location de jeux, il a réduit le stress lié à la jonglerie avec les outils et a gagné en confiance dans son entreprise en pleine croissance.
De l’atelier de grange à la location dans tout le pays
Le parcours de Sebastian montre comment un projet de loisir s’est transformé en une entreprise de location très demandée dans toute l’Allemagne. Ses jeux de jardin faits à la main apportent du plaisir aux mariages, aux événements d’entreprise et aux fêtes privées, et ses week-ends sont souvent complets. Booqable lui a permis de gagner du temps et d’être sûr de la disponibilité, toutes les réservations étant gérées en un seul endroit.
En s’appuyant sur des fonctionnalités telles que le calendrier de disponibilité du back-office et la gestion simplifiée des commandes, XXL Spiele Mieten est bien placé pour continuer à se développer, ajouter plus de jeux et organiser des événements plus importants à l’avenir.
