Parfois, la solution à votre problème n’est pas la plus évidente. Daniel Davison l’a constaté en cherchant un logiciel pour gérer les équipements du laboratoire d’interaction de l’université de Twente. Après avoir constaté que le logiciel de gestion de laboratoire n’offrait pas toutes les fonctionnalités dont il avait besoin, il s’est tourné vers les logiciels de location et a trouvé que Booqable était la meilleure solution pour les besoins du laboratoire.
Les laboratoires des universités disposent d’un grand nombre d’équipements que les étudiants et les chercheurs utilisent pour mener à bien leurs projets. Ces équipements doivent être gérés, et il doit y avoir un système pour y accéder. En ce sens, ces laboratoires fonctionnent de manière très similaire aux entreprises de location, et il est logique qu’un logiciel de location puisse être la solution parfaite pour gérer et accepter les réservations d’équipement.
Université de Twente Interaction Lab
Le laboratoire d’interaction de l’université de Twente rassemble des étudiants et des chercheurs de la faculté d’ingénierie électrique, de mathématiques et d’informatique qui étudient l’interaction homme-média, la technologie créative et la technologie d’interaction. Le laboratoire est dirigé par Daniel Davison, qui est responsable de l’équipement utilisé par les étudiants et les chercheurs.
Lorsqu’un étudiant ou un chercheur lance un projet à l’université, il doit passer par Daniel pour obtenir l’équipement dont il a besoin. En plus de l’équipement, ils ont accès aux installations, à l’expertise, aux connaissances et aux logiciels qui les aident à atteindre leurs objectifs de recherche. Le laboratoire d’interaction est le lieu central où les étudiants et les chercheurs du domaine doivent se rendre pour mener à bien leurs projets.
L’équipement qui peut être acquis au laboratoire comprend des tablettes, des points d’accès wi-fi, des ordinateurs, des microphones, des écouteurs, des capteurs haptiques, des équipements VR, des caméras, des robots, des projecteurs et des imprimantes 3D - ce qui donne à ceux qui font des études liées à l’interaction homme-média la gamme maximale d’équipements pour mener leurs recherches et atteindre leurs objectifs.
Pas de système central
Comme le laboratoire d’interaction travaille avec de nombreux étudiants et chercheurs, il s’est retrouvé dans une situation difficile. Les gens achetaient des ordinateurs portables, des caméras, du matériel de RV, etc. pour des projets individuels, et ils les gardaient ou les ajoutaient à l’inventaire général. Avec le temps, il devenait difficile de savoir ce que l’on possédait et où cela se trouvait.
En outre, la manière dont les étudiants et les chercheurs s’inscrivaient pour obtenir du matériel était un peu démodée. Le laboratoire disposait d’énormes feuilles A1 sur lesquelles ils devaient inscrire leur nom et ce dont ils avaient besoin. Cela a fonctionné pendant un certain temps, mais lorsque la pandémie a frappé et que moins de personnes étaient présentes en personne, il est devenu évident qu’une autre solution était nécessaire.
L’absence d’un système central offrant une vue d’ensemble de l’équipement et des réservations effectuées par les étudiants et les chercheurs, ainsi que l’absence d’un moyen facile d’effectuer une réservation, ont entraîné des erreurs potentielles qu’il fallait éviter. Ces problèmes comprenaient l’indisponibilité de l’équipement, les doubles réservations, les pénuries et la perte d’équipement, qui sont tous devenus très difficiles à gérer.
Faciliter les interactions
Daniel savait qu’il devait trouver un meilleur moyen d’organiser l’inventaire du laboratoire, et les changements provoqués par la pandémie l’ont fortement motivé. Il a d’abord cherché des logiciels conçus explicitement pour la gestion des équipements de laboratoire, mais aucun ne répondait à ses besoins. Il s’est donc tourné vers les logiciels de location. Le prêt de matériel fonctionne de manière très similaire.
Il a choisi Booqable parce qu’il répondait à la plupart de ses exigences en matière de solution logicielle pour cette situation. Désormais, il peut avoir une vue d’ensemble des équipements prêtés, de qui les possède, où ils se trouvent et ce qui est disponible. Il est ainsi plus facile de s’assurer que tout est au bon endroit et est disponible lorsqu’un étudiant ou un chercheur en a besoin pour un projet, sans que des erreurs ne se produisent.
De leur côté, les étudiants et les chercheurs peuvent facilement consulter le portail en ligne du laboratoire. Ils peuvent voir quels équipements sont disponibles, quand ils sont disponibles et faire une réservation sans avoir à interagir avec qui que ce soit au laboratoire. Il a reçu des commentaires informels selon lesquels les étudiants apprécient le processus et la clarté de la connaissance des équipements disponibles.
Gain de temps et expansion
Depuis la mise en place de Booqable dans le système de prêt du laboratoire, Daniel a constaté des gains de temps substantiels et moins de maux de tête liés à la disponibilité des équipements. Le système fonctionne donc beaucoup plus efficacement, avec moins de travail manuel et une approche plus détachée, ce que lui et ses collègues apprécient beaucoup.
Cela a également permis l’expansion et la rénovation des laboratoires physiques utilisés par le laboratoire d’interaction. Bientôt, les étudiants pourront réserver un espace dans les laboratoires et prendre et utiliser l’équipement quand ils en ont besoin (tant qu’il est disponible). Le laboratoire pourra ainsi répondre aux besoins d’un plus grand nombre d’étudiants et de chercheurs sans qu’aucune administration supplémentaire ne soit nécessaire.
