En Alberta, au Canada, Scott Livie a vu une opportunité de mettre en œuvre ses outils et équipements existants d’une nouvelle manière. Déjà à la tête d’une autre entreprise, Scott et sa femme Barbara ont acheté un bâtiment local en 2024 qu’ils ont rapidement transformé en Pro Works Rentals, une entreprise de location d’équipement et d’outils.
« En plus des outils et de l’équipement, nous offrons également la réparation de petits moteurs, une personne à embaucher pour aider quiconque à réaliser ses projets s’il a besoin d’un coup de main, ainsi que la finition du béton », explique Scott. Leurs clients vont des grandes et petites entreprises aux entrepreneurs, aux propriétaires et aux start-ups.
Avant d’adopter Booqable, Pro Works Rentals gérait les réservations et les factures par le biais de documents Word et d’un formulaire de réservation en ligne de base. « Nous avons rapidement réalisé que nous avions besoin d’un moyen plus efficace de facturer, de chiffrer, d’envoyer des e-mails et d’accepter les paiements des clients », explique Scott. Le passage à Booqable pour la gestion des commandes et des clients, la génération de factures et les capacités des applications mobiles leur a permis de continuer à se développer tout en fournissant le même service personnel qu’ils apprécient dans les petites villes.
Garder les informations sur les clients prêtes à l’emploi
Auparavant, les réservations nécessitaient de rechercher les prix séparément, de les saisir dans une facture Word et de saisir manuellement les détails du client à chaque fois. « Nous ne pouvions pas précharger les informations sur les clients, car il n’y avait aucun moyen de stocker ou de recharger les clients réguliers », se souvient Scott. L’absence de système connecté les ralentissait et laissait trop de place à l’erreur.
Grâce à la gestion des commandes et des clients de Booqable, Scott peut « ajouter de nouveaux clients ou simplement saisir le nom d’un client régulier et il génère automatiquement pour faire apparaître le client », tandis que tous les détails sont mis à jour automatiquement dans le profil. Cela signifie que :
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Toutes les données des clients sont stockées et accessibles en un seul endroit
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Les réservations répétées sont configurées en quelques secondes sans avoir à ressaisir les informations
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L’historique de l’équipement peut être vérifié par le client ou par article
Il en résulte des temps de réservation et de départ plus rapides, moins d’erreurs et une expérience plus fluide pour le personnel et les clients. « Tout est centralisé en un seul endroit et il suffit de quelques clics pour accélérer et optimiser les processus de réservation et de paiement », explique Scott.
Génération de factures simplifiée
Avant Booqable, les factures de Pro Works Rentals étaient entièrement manuelles. « Notre site Web n’était pas doté d’une intégration de factures, nous avons donc dû rechercher le produit loué au prix indiqué, puis le saisir dans nos factures sur un document Word », explique Scott. En plus de cela, l’envoi d’une facture nécessitait plusieurs étapes par e-mail.
Désormais, lorsqu’une commande en ligne est reçue ou qu’une commande en magasin est créée dans leur compte, la fonction de génération de factures de Booqable remplit automatiquement les détails de la commande et du client. De plus, les factures de Booqable calculent instantanément les prix et les dépôts, et permettent à Scott de « finaliser et d’envoyer avec un modèle d’e-mail en un clic ». Cela permet d’obtenir :
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Tarification précise sans recherches manuelles
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Formatage cohérent des factures à chaque fois
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La possibilité d’envoyer des factures directement depuis la page de réservation
La facturation est passée d’une corvée en plusieurs étapes à une partie rapide et précise du flux de réservation. « Lors de la rédaction de la facture, les prix et les produits sont au rendez-vous », explique Scott.
L’application mobile : réserver n’importe où, n’importe quand
De nombreuses entreprises de location d’équipement doivent gérer des réservations et des requêtes en dehors du bureau, que ce soit sur les chantiers, lors des livraisons ou lors de réunions avec des clients. Pour Scott, avoir cette flexibilité est essentiel. L’application mobile Booqable, disponible sur iOS et Android, lui permet de gérer les réservations, les clients et les factures depuis son téléphone ou sa tablette.
Il se connecte directement au même système que celui utilisé dans son bureau à domicile, de sorte que tout reste à jour en temps réel. Avec l’application mobile Booqable, Scott dit qu’il peut « créer des réservations en déplacement, rechercher les prix de l’équipement pour les clients qui téléphonent et envoyer des factures par e-mail facilement ». L’application aide Pro Works Rentals à :
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Confirmer la disponibilité et les prix tout en discutant avec les clients
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Créez et ajustez des réservations sans avoir besoin d’un ordinateur
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Envoyez des factures instantanément depuis n’importe quel endroit
L’avantage est évident. Scott et son équipe peuvent faire avancer les affaires sans délai, qu’ils soient dans l’atelier ou sur la route. « Il s’agit principalement d’un gain de temps, mais aussi d’une facilité d’accès », explique Scott.
Construire le succès avec les bons outils
Depuis ses débuts dans l’utilisation de documents Word jusqu’à la configuration entièrement intégrée de Booqable d’aujourd’hui, Pro Works Rentals a construit un système qui soutient la croissance tout en gardant le service à la clientèle personnel. La gestion des commandes et des clients signifie que chaque réservation commence par des informations précises et à jour sur le client. La génération de factures garantit que les prix sont corrects et professionnels, sans étapes supplémentaires. Et l’application mobile permet à l’entreprise de rester réactive où qu’elle se trouve.
C’est Scott qui résume le mieux la situation. « Tout est plus facile à suivre du début à la fin. » Grâce à ces outils, Pro Works Rentals continue d’offrir le service fiable sur lequel compte la communauté des petites villes de l’Alberta, soutenu par la rapidité et la commodité auxquelles s’attendent les clients de location d’équipement moderne.
