Tom Kreeftenberg de Party At My Place, basé aux Pays-Bas, a vu une opportunité inattendue pendant la pandémie. « Nous avons commencé pendant le Covid, en pensant au fait que les gens voulaient donner des fêtes mais avaient beaucoup de plaintes pour le bruit », explique-t-il. L’idée était simple mais puissante : aider les gens à continuer à s’amuser sans déranger les voisins.
Party At My Place loue des casques disco silencieux, principalement aux consommateurs à la recherche de moyens créatifs d’organiser des fêtes à la maison, bien que l’équipe s’étende maintenant à la gestion d’affaires et d’événements. Avec une petite équipe qui s’agrandit avec la demande, Tom et ses collègues ont constaté que leur clientèle se multipliait rapidement. Mais tout gérer à travers différents outils est rapidement devenu un défi quotidien. « Nous avons eu du mal avec la direction, l’utilisation de plusieurs systèmes et la supervision des commandes », explique Tom.
Le passage à Booqable a changé la façon dont l’entreprise fonctionnait. Avec une seule plateforme connectée, Party At My Place peut enfin gérer les réservations, suivre l’équipement, gérer les paiements et les dépôts, et gérer son site Web de location de fêtes en un seul endroit.
Un système pour chaque tâche
La principale difficulté de l’équipe avant Booqable était la fragmentation. Ils utilisaient différents outils pour l’inventaire, les paiements et le suivi des commandes, ce qui entraînait souvent de la confusion et du travail supplémentaire. « Nous avions plusieurs systèmes et nous ne pouvions pas facilement superviser les commandes », se souvient Tom. Ce besoin d’un seul système pour tout gérer les a amenés à adopter le système tout-en-un de Booqable.
Désormais, tout, du site Web de location au processus d’arrière-plan, est géré via un seul tableau de bord. « C’est un système qui gère l’ensemble du traitement des commandes », explique Tom. L’utilisation de Booqable signifie qu’ils peuvent gérer leur boutique en ligne, leur calendrier de location, leurs documents et les dossiers des clients en une seule vue.
L’équipe utilise également le plugin de réservation en ligne de Booqable sur son site existant, permettant aux clients de parcourir les casques disponibles, de choisir les quantités et de confirmer les réservations instantanément. Il se connecte directement au même système qui gère leur disponibilité et leur inventaire, en gardant tout automatiquement à jour.
Voici ce que cela leur permet d’accomplir :
-
Les commandes et les détails des clients se synchronisent automatiquement sans saisie manuelle.
-
L’équipe suit les casques et autres produits de location sur le calendrier de réservation.
-
Le site Web de location de fêtes affiche la disponibilité des produits en direct pour éviter les doubles réservations.
-
Les factures, les contrats de location et les confirmations sont automatiquement créés et stockés.
Avec tout connecté, Tom peut enfin se concentrer sur la croissance de l’entreprise plutôt que sur la chasse aux détails. Disposer d’un système fiable signifie moins d’erreurs et un service plus rapide, résolvant directement leur problème initial de gestion dispersée.
Augmenter les réservations et gagner du temps
Avant Booqable, Party At My Place s’appuyait sur plusieurs outils pour gérer les réservations, une configuration qui nécessitait une vérification constante et des mises à jour manuelles. « C’était difficile de tout synchroniser », explique Tom. Ils avaient besoin d’un système qui puisse non seulement faciliter la gestion des commandes, mais aussi faire gagner du temps et améliorer la satisfaction des clients.
C’est exactement ce que l’automatisation de Booqable a fait. Lorsqu’un client passe une commande via son site de location, celle-ci est instantanément réservée dans Booqable. Les dates de ramassage et de retour sont ajoutées automatiquement à l’horaire. Au fur et à mesure que la commande progresse dans le processus de location, son statut passe de Réservé à Ramassé à Restitué, et tout peut être géré à partir de l’application mobile Booqable. Le système maintient tout précis et à jour en temps réel, et comme le dit Tom, « Booqable fait le reste ».
Voici comment cela aide en pratique :
-
La disponibilité est mise à jour automatiquement au fur et à mesure que les commandes arrivent.
-
Les documents et les e-mails sont générés instantanément.
-
Les heures de prise en charge et de retour sont automatiquement programmées sur leur tableau de bord Booqable
Le résultat est un processus de réservation plus rapide et des clients plus satisfaits. « Nous avons eu de bons retours. Les clients sont très satisfaits de la simplicité du processus », ajoute Tom. Avec Booqable, l’entreprise économise des heures de travail manuel tout en offrant aux clients une expérience fluide et fiable à chaque fois.
Une success story tranquille
Party At My Place est passé de 2 500 € à environ 150 000 € de ventes en un an, un bond impressionnant pour une entreprise née pendant la pandémie. Tom attribue cette croissance à la concentration et à la clarté. En gérant tout, des paiements au suivi des produits, dans le système tout-en-un de Booqable, l’équipe peut désormais gérer son site Web de location de fêtes en toute confiance et répondre à la demande croissante.
Ce qui a commencé comme une petite solution pour des fêtes tranquilles est devenu une entreprise florissante construite sur des systèmes clairs et des clients satisfaits. Avec Booqable, Party At My Place peut continuer à grandir, une discothèque silencieuse à la fois.
