One Party Rentals est une entreprise de location d’événements en croissance basée au Canada, dirigée par la fondatrice Leya Koshy. L’entreprise a démarré il y a tout juste un an après que Leya ait remarqué à quel point les familles locales et les petites entreprises avaient souvent du mal à trouver des tables, des chaises et des tentes fiables à court préavis.
Ce qui a commencé comme une petite idée s’est rapidement transformé en une offre complète de location d’événements, avec des produits comme des tentes, des tables, des chaises et des structures gonflables pour les fêtes dans la cour, les rassemblements communautaires et les événements d’entreprise. Leurs principaux clients sont les résidents locaux et les entreprises voisines qui ont besoin d’équipements fiables sans planification compliquée.
Dès le départ, Leya voulait une configuration de logiciel de location d’événements qui fonctionnait avec sa boutique Shopify existante plutôt que de la remplacer. Elle a choisi Booqable pour que les clients puissent passer des demandes de commande via Shopify, tandis que les commandes, les produits, la disponibilité et les détails des clients étaient tous gérés dans un tableau de bord de logiciel de location d’événements.
Pour One Party Rentals, utiliser Booqable pour la gestion des commandes et de l’inventaire signifiait moins d’erreurs, une meilleure visibilité et plus de confiance lors de la prise de nouvelles réservations.
Gérer les réservations de dernière minute avec Booqable
Les commandes de dernière minute constituent une grande partie du travail de location d’événements de One Party Rentals. Les clients appellent souvent ou envoient des messages pour demander si des tables ou des tentes sont disponibles pour la même semaine – ou même le même jour. Avant de passer à un logiciel de location d’événements, ces demandes étaient difficiles à gérer car la disponibilité n’était pas toujours claire une fois qu’une commande était passée.
Avec Booqable, créer des commandes manuelles est simple. L’équipe peut ouvrir le tableau de bord, sélectionner des produits, définir des dates de location et voir immédiatement ce qui est disponible avant de confirmer quoi que ce soit. Cela est particulièrement utile lorsque les commandes arrivent par téléphone ou doivent être ajustées rapidement.
Les commandes manuelles dans ce logiciel de location d’événements aident One Party Rentals en :
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Permettant au personnel d’ajouter des réservations téléphoniques et sur place aux côtés des commandes en ligne
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Affichant la disponibilité en temps réel avant de confirmer les demandes de dernière minute
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Conservant tous les détails des clients et des commandes en un seul endroit
En conséquence, la surréservation n’est plus un problème. L’équipe peut accepter ou refuser en toute confiance les demandes de dernière minute, sachant que leur système de location d’événements reflète la réalité.
Garder le stock organisé avec l’automatisation de la gestion des stocks
Au fur et à mesure que le volume de commandes augmentait, One Party Rentals avait besoin d’un meilleur moyen de gérer l’inventaire en interne une fois qu’une commande était confirmée. Avant Booqable, il était difficile pour l’équipe de suivre ce qui était réservé pour quelles dates, surtout lorsque plusieurs commandes de ramassage et de livraison se produisaient en même temps. Cela rendait la planification et la coordination plus difficiles pour le personnel gérant la logistique.
Avec l’automatisation de la gestion des stocks de Booqable, tout se met à jour au moment où un membre de l’équipe appuie sur réserver pour une commande. Les dates et heures de ramassage et de retour sont automatiquement planifiées dans le planificateur, et les produits sont bloqués pour ces dates dans le calendrier de disponibilité.
Les commandes, les produits et le timing restent tous connectés, de sorte que l’équipe sait toujours ce qui sort et quand cela revient. Ce logiciel de location d’événements gère l’inventaire d’une manière qui correspond aux flux de travail de location réels.
Pour One Party Rentals, cela permet :
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Planification automatique des heures de ramassage et de retour sur le tableau de bord
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Blocage des produits dans le calendrier de disponibilité pour les dates réservées
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Prévention des doubles réservations sur les commandes qui se chevauchent
Le résultat pratique est que le personnel n’a plus besoin de vérifier manuellement les horaires ou l’inventaire. Les commandes sont clairement planifiées, les produits sont protégés d’être réservés deux fois, et l’équipe peut se concentrer sur la préparation des livraisons au lieu de résoudre les problèmes de réservation.
Grandir avec confiance en utilisant Booqable
Pour l’avenir, Leya espère développer davantage One Party Rentals, avec l’objectif à long terme de franchiser l’entreprise. Avoir une base solide de logiciel de location d’événements rend cet objectif possible. Les commandes sont plus faciles à gérer, la disponibilité est claire, et l’équipe de cinq personnes sait toujours où trouver les informations sans chercher dans des feuilles de calcul ou des messages.
Comme le dit Leya, “Booqable nous facilite la gestion de tout nous-mêmes et la visualisation de toutes nos commandes en un coup d’œil.” Avec Booqable soutenant leur processus de location d’événements, l’entreprise est mieux préparée à se développer tout en continuant à servir les clients locaux qui ont besoin d’équipements de location fiables.
