Michael, basé au Danemark, a fondé Nordic Tipi par amour des événements en plein air et de l’atmosphère unique que créent les tentes. « L’entreprise est née de l’amour de la création d’expériences de plein air mémorables », explique-t-il. Après avoir aidé des amis à organiser des fêtes et travaillé dans des festivals, il a constaté une demande pour des tentes de haute qualité et axées sur le design.
Un tipi nordique est basé sur les motifs traditionnels du peuple Sami de Scandinavie, mais adapté avec des matériaux modernes. Contrairement aux tipis plus petits en forme de cône, ils peuvent être reliés entre eux pour des mariages, des festivals ou des événements d’entreprise, créant ainsi des espaces événementiels polyvalents et saisissants. Aujourd’hui, Nordic Tipi loue des tipis de différentes tailles, des tentes en toile à voile, des meubles et des solutions événementielles personnalisées. Leurs clients comprennent des couples, des entreprises et des organisateurs d’événements. L’équipe compte cinq employés à temps plein et passe à 10 pendant la haute saison.
Mais à mesure que les demandes de réservation augmentaient, tout gérer avec des feuilles de calcul, Google Agenda et des e-mails éparpillés est devenu écrasant. « Cela a fonctionné au début, mais c’est rapidement devenu écrasant à mesure que nous nous développions », explique Michael. L’adoption du logiciel de location de Booqable a donné à Nordic Tipi le contrôle dont elle avait besoin et lui a permis d’économiser d’innombrables heures de temps administratif.
Garder le contrôle de l’inventaire avec Booqable
Avant Booqable, le suivi des tentes, du mobilier et des livraisons était stressant et sujet aux erreurs. Michael se souvient : « Garder une trace de l’inventaire, surtout pendant la haute saison avec des réservations qui se chevauchent, était un grand défi. »
Les outils d’inventaire de Booqable fournissent un aperçu en direct de la disponibilité, avec une vue du calendrier du back-office pour suivre les horaires et un système automatisé qui empêche les doubles réservations. Grâce à ces fonctionnalités, une fois que les articles sont réservés, ils sont immédiatement répercutés dans l’ensemble du système, de sorte que toute l’équipe voit les mêmes informations.
Michael déclare : « La vue calendrier et les contrôles de disponibilité des produits ont changé la donne. » Voici ce que ces outils leur apportent :
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Mises à jour de la disponibilité en temps réel de tous les produits pour éviter les doubles réservations
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Un calendrier partagé de disponibilité des produits qui permet à l’équipe de rester synchronisée
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Planification automatisée des enlèvements et des retours sur le tableau de bord du back office
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Suivi individuel des articles de valeur grâce aux identifiants de produits et aux codes-barres.
Avec le logiciel de location de Booqable, Nordic Tipi a transformé son plus gros problème en un système clair et fiable. L’avantage pratique est simple : ils permettent de gagner du temps et de se concentrer sur la réalisation d’événements plutôt que sur la correction des erreurs.
Construire une meilleure communication client
Autrefois, les e-mails manuels entraînaient des retards et des problèmes de communication. Les doubles réservations et les problèmes de communication dus à des informations obsolètes ou éparpillées étaient monnaie courante. Avec Booqable, les documents et les messages sont gérés à l’aide de modèles automatisés. Les devis, les factures et les contrats sont créés directement dans le système, tandis que les contrats sont signés en ligne et stockés numériquement. T
L’équipe peut également envoyer des modèles d’e-mails exécutés automatiquement, tels que des confirmations de commande, et ajouter des modèles d’e-mails personnalisés à leur compte Booqable. Les clients reçoivent désormais une communication cohérente et professionnelle sans effort supplémentaire de la part de l’équipe.
Michael partage : « Les clients ont remarqué à quel point nos réponses sont organisées et rapides. Le fait de pouvoir envoyer rapidement des devis et des confirmations de réservation soignés a définitivement amélioré leur expérience.
Grâce à ces outils, Nordic Tipi peut :
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Ajustez les modèles de documents remplis automatiquement pour envoyer des factures, des contrats et des devis
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Envoyez des e-mails en un clic avec des modèles ajustables qui se remplissent automatiquement avec les détails de la commande et du client
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Signez numériquement les contrats de location depuis l’application mobile et stockez-les dans Booqable
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Ajouter des modèles d’e-mails personnalisés à leur compte Booqable pour une utilisation future
Ces améliorations donnent à l’entreprise une apparence plus établie et plus fiable. Le résultat pratique est de meilleures relations avec les clients et plus de demandes répétées sur leur site Web de location de tentes.
Vérifier les commandes de location en déplacement
Pour une entreprise qui livre et installe de grandes structures extérieures, il n’était jamais pratique d’être attaché à un bureau. « Nous pouvons désormais utiliser l’application mobile pour effectuer des recherches rapides sur les commandes lorsque nous sommes en déplacement », explique Michael.
L’application mobile Booqable connecte l’équipe à ses réservations, où qu’elle se trouve. Le personnel peut ouvrir les commandes, vérifier les détails du client et confirmer la disponibilité sur place. Il est également lié à leur site Web de location de tipi, ce qui signifie que les réservations des clients s’affichent en temps réel pendant que l’équipe les gère en déplacement.
Michael explique : « L’application mobile nous permet de vérifier les commandes rapidement sans avoir à rappeler le bureau. »
Avec l’application, Nordic Tipi peut :
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Confirmez les détails instantanément lors des livraisons
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Vérifiez les réservations en direct et la disponibilité pendant le voyage
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Donner au personnel l’autonomie nécessaire pour traiter les questions sur place
L’application mobile permet à l’équipe de rester connectée où qu’elle se trouve. Il élimine la douleur de gérer une entreprise de location en évolution rapide sans accès fiable à l’information.
Regarder l’avenir avec confiance
La croissance de Nordic Tipi montre comment le logiciel de location de Booqable soutient les petites équipes qui se transforment en entreprises établies. Grâce au contrôle des stocks, à une communication claire et à un accès mobile, Michael et son équipe ont réduit le stress et renforcé leurs relations avec les clients.
Pour tous ceux qui recherchent un logiciel de location qui facilite la gestion d’une entreprise de location de tentes, Nordic Tipi démontre comment les bons outils libèrent du temps pour se concentrer sur la création d’expériences de plein air mémorables.
