Basé à Aarschot, en Belgique, Mirage Studio est dirigé par Denis Sels, qui travaille avec une petite équipe de trois personnes pour fournir des locations de mobilier, de la décoration, de la logistique et des installations complètes d’événements. Après avoir géré un lieu d’événements pendant plus d’une décennie, Denis et son partenaire commercial Terry ont senti qu’il était temps d’un nouveau chapitre. Comme le dit Denis : “Terry et moi avons géré un lieu d’événements pendant 12 ans. Nous avons travaillé de manière très orientée client et avons organisé de nombreux beaux événements. Nous avons un peu dépassé cela et avons simplement décidé de recommencer.”
Ce nouveau départ est devenu Mirage Studio, une agence événementielle et une entreprise de location au service des planificateurs d’événements, des couples de mariés, des gouvernements locaux et des entreprises. Leur concentration porte sur la créativité, la rapidité et les matériaux uniques, et ils sont fiers de réfléchir avec le client pour développer des expériences thématiques.
Mais en coulisses, gérer la demande croissante est devenu difficile. Denis a expliqué qu’avant Booqable, tout vivait “dans ma tête”, ce qui rendait les devis lents et incohérents. “Vous perdez des clients à cause de cela, et ce n’est pas professionnel,” se souvient-il.
Le passage à Booqable a donné à l’équipe un système de réservation centralisé qui a remplacé les notes mentales dispersées par de la clarté. Avec les outils de Booqable, y compris des fonctionnalités qui soutiennent à la fois leurs besoins en logiciel de location d’événements et en site web de location d’événements, ils ont gagné un travail d’équipe plus fort et un flux de travail plus professionnel.
Construire une entreprise de location d’événements axée sur le client
L’approche de Mirage Studio est basée sur la collaboration et la créativité. Denis explique : “Nous essayons de réfléchir avec le client et de développer des thèmes amusants. Nous visons à être rapides et à offrir des matériaux uniques.” Leurs clients organisent tout, des mariages et événements d’entreprise aux rassemblements de gouvernements locaux, chacun nécessitant une coordination minutieuse et un suivi fiable des stocks.
Avant d’adopter le système de gestion des stocks tout-en-un de Booqable, le suivi des matériaux, des calendriers et des demandes qui se chevauchent était un défi croissant. Denis dit que la partie la plus difficile était le temps que l’équipe passait sur la paperasse et la préparation des documents. “Perdre beaucoup de temps à créer des devis” signifiait souvent manquer des opportunités ou répondre plus lentement que les clients ne l’attendaient.
Maintenant, avec les outils de commande et de devis de Booqable, l’équipe peut gérer différents projets avec plus de confiance. Ils peuvent vérifier la disponibilité, créer des commandes précises et mettre à jour les réservations rapidement lorsque les plans changent. Chaque article est connecté à des données de stock réelles, donc la double réservation n’est plus une préoccupation. Et avec des aperçus de projet plus clairs, Mirage Studio peut soutenir des événements plus complexes sans perdre la touche personnelle qui fait ressortir leur travail.
Gérer efficacement les commandes manuelles
L’un des plus grands défis de Mirage Studio était de gérer toutes leurs commandes manuellement. Avec tout conservé dans la mémoire de Denis ou écrit dans des notes dispersées, il était difficile de suivre les paiements, les détails des clients et les statuts de réservation. C’est ce qui les a poussés à utiliser la fonctionnalité de commande manuelle de Booqable. Maintenant, au lieu de jongler avec des feuilles de calcul ou du papier, Denis peut créer des commandes manuelles directement dans Booqable.
Ces commandes fonctionnent en douceur avec leur flux de point de vente, et les mises à jour de paiement sont enregistrées dans le système. Chaque fois qu’ils déplacent une commande vers ‘réservé’, ils peuvent être sûrs que leurs produits de location sont retirés de la disponibilité pour ces dates, donc ils n’ont pas à s’inquiéter de la possibilité de doubles réservations. Les statuts de commande, les informations client et les modifications restent tous organisés dès le moment où un client prend contact.
Cette fonctionnalité les aide à :
- Garder les réservations sans rendez-vous et de dernière minute stockées en toute sécurité en un seul endroit
- Éviter de perdre la trace des paiements ou de la disponibilité des articles
- Garder la logistique et la communication plus claires pour chaque projet
Avec ce changement, Mirage Studio ne dépend plus de la mémoire pour faire fonctionner leur entreprise. Les commandes manuelles font maintenant partie d’un système fiable qui leur permet de travailler plus rapidement et de se sentir plus en sécurité sur ce qui a été réservé.
Créer des devis clairs générés automatiquement
Les devis étaient le principal défi pour Denis avant d’utiliser Booqable. “Perdre beaucoup de temps à créer des devis. Vous perdez des clients à cause de cela,” dit-il. La création manuelle de devis ralentissait les réponses et faisait paraître l’entreprise moins professionnelle aux clients qui avaient besoin de réponses rapides.
La fonctionnalité de devis de Booqable change cela en générant automatiquement des devis en utilisant des articles, des prix et des détails de clients déjà présents dans le système. Mirage Studio peut envoyer des devis en utilisant des modèles d’e-mails, stocker des documents dans Booqable et collecter des signatures numériques lorsque les clients sont prêts à confirmer. Les clients ont également remarqué la différence. Denis partage qu’ils lui disent maintenant “que c’est un devis clair et facile à comprendre.”
Cette fonctionnalité les aide à :
- Créer des devis professionnels en quelques minutes
- Garder tous les documents de devis et de commande ensemble
- Approuver les réservations plus rapidement avec des signatures numériques
Au lieu de passer un temps précieux à formater des documents à partir de zéro, Denis peut maintenant envoyer des devis précis rapidement. Cela les aide à répondre plus rapidement, à sécuriser plus de réservations et à résoudre le problème initial des devis manuels lents.
Repartir à zéro avec une nouvelle vision
L’histoire de Mirage Studio montre ce qui peut arriver lorsqu’une entreprise de location apporte de la structure à son flux de travail. Denis a commencé avec tout “dans ma tête” mais travaille maintenant avec plus de clarté, des devis plus rapides et ce qu’il décrit comme “la tranquillité d’esprit.”
Avec Booqable soutenant leurs réservations, devis et suivi des stocks, l’équipe peut se concentrer sur la livraison d’événements mémorables et la construction de relations clients durables.
