Family Party Rentals est une petite entreprise basée à San Leandro, en Californie, dirigée par un couple local qui a transformé sa propre expérience en une ressource communautaire. Après avoir essayé de planifier la première fête d’anniversaire de leur enfant pendant la pandémie, ils ont été surpris par les exigences minimales de commande et les frais de livraison élevés qui accompagnaient la location de tables et de chaises. « C’est à ce moment-là que nous avons eu l’idée de créer Family Party Rentals pour aider d’autres personnes à rendre les rassemblements intimes dans les maisons et les communautés plus pratiques, abordables, amusants et mémorables. »
L’entreprise se concentre maintenant sur la location de tables, de chaises et d’une machine à barbe à papa rose vif ludique appelée Cindy Lou. Leurs principaux clients sont les familles avec enfants, ainsi que les jeunes professionnels qui souhaitent organiser des rassemblements de 50 personnes ou moins. Alors qu’ils étaient tous les deux à la tête de l’entreprise, Chuan et leur partenaire se sont d’abord appuyés sur des feuilles de calcul Excel et des listes Yelp pour traiter les demandes.
Cependant, il est rapidement devenu évident qu’ils avaient besoin de quelque chose de mieux pour suivre les commandes, les factures et les contrats. Comme l’a expliqué Chuan, « Booqable a simplifié et rationalisé le processus. Nous apprécions également de pouvoir élaborer rapidement des contrats et des factures. Ce changement leur a permis de gagner du temps (environ 30 % de réduction du temps nécessaire à la conclusion d’une vente) et de gérer leur logiciel de location d’événements et leur site Web de location d’événements en un seul endroit.
Suivi des stocks sans effort avec le calendrier Booqable
En tant qu’équipe de deux personnes, Family Party Rentals doit être précis sur ce qui sort et quand cela revient. Avant, il était facile de perdre la trace des articles. « Le système de calendrier nous a également aidés à suivre les locations », a déclaré M. Chuan, notant que le fait de garder l’inventaire visible en un seul endroit était une amélioration majeure. Désormais, lorsqu’une demande arrive par téléphone ou par e-mail, Family Party Rentals peut immédiatement cliquer sur ouvrir son calendrier de back-office Booqable et vérifier la disponibilité de chaque produit.
Le calendrier indique quels articles sont déjà réservés à des dates précises, ce qui permet de confirmer immédiatement ce qui est possible pour le client. Une fois la commande ajoutée, le calendrier réserve les articles, les bloque pour cette période et affiche la réservation avec toutes leurs autres locations à venir. Cela permet à l’équipe de gérer facilement plusieurs commandes à la fois et de voir clairement son emploi du temps, sans avoir à vérifier les feuilles de calcul.
Voici ce que cette approche leur apporte :
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Pas de doubles réservations, puisque le calendrier backend verrouille les réservations.
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Les commandes apparaissent directement sur le calendrier, ce qui rend l’horaire facile à lire.
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Les inventaires restent précis sans mises à jour manuelles.
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Chaque réservation est liée à un contrat pour une meilleure tenue des registres.
En gardant tout synchronisé, ils ont réduit le temps passé à vérifier et revérifier les éléments. Pour une entreprise qui vit de la fiabilité et de la ponctualité, le fait que le calendrier backend gère la planification permet de se concentrer plus facilement sur le fait d’arriver à l’heure pour ses clients.
Générer des contrats de location en un clic
Un autre grand défi avant Booqable était de faire signer les accords rapidement et en toute sécurité. La « conversion des ventes » était l’une de leurs principales difficultés, car la collecte d’informations sur les clients et la création d’accords étaient maladroites dans les feuilles de calcul. Avec Booqable, Chuan peut utiliser un modèle de contrat prédéfini avec ses conditions de location ajoutées intégrées, et l’envoyer à partir de l’écran de commande en quelques clics seulement.
Le client reçoit l’e-mail avec le contrat en pièce jointe et peut le signer numériquement lors de l’enlèvement ou du retour des articles, que ce soit sur mobile, tablette ou ordinateur. Une fois signée, la copie finale est automatiquement sauvegardée dans la section des documents. Comme l’a dit Chuan, « Nous aimons pouvoir élaborer des contrats rapidement. »
Pour les locations de fêtes de famille, ce flux de travail signifie :
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Délai d’exécution plus rapide des accords, sans avoir besoin de copies papier.
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La possibilité d’ajuster les conditions et de réutiliser les modèles pour les nouvelles commandes.
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Signature facile sur place avec l’application mobile.
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Preuve de contrat stockée en toute sécurité en cas de litige.
Cela résout leurs difficultés initiales à chasser les signatures et à stocker des fichiers. Désormais, les accords font partie du même système que leurs commandes et leurs stocks, ce qui rend le processus de réservation plus fiable.
Création et gestion des factures
Autrefois, les factures étaient un autre point de friction. Sans les outils appropriés, il était difficile d’émettre et de suivre les paiements. Avec Booqable, les factures peuvent être générées à partir de n’importe quelle commande en cliquant sur le bouton pro forma, ajustées avec les coordonnées bancaires et envoyées via un modèle d’e-mail stocké.
Une fois le paiement reçu, la facture peut être finalisée, enregistrée dans la section des documents et marquée comme payée, y compris les détails fiscaux. Chuan a expliqué qu’ils apprécient la rapidité avec laquelle il est possible d’« élaborer des contrats et des factures ». Les factures peuvent également être révisées facilement si la commande change, et les dates d’échéance s’affichent clairement dans le système pour signaler les articles en retard.
Cette configuration aide les locations de fêtes en famille en :
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Fournir aux clients des factures claires et professionnelles.
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Conserver les copies finales stockées automatiquement avec la commande.
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Permettre des révisions de factures sans tracas lorsque des modifications sont nécessaires.
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Définition de dates d’échéance des factures qui s’appliquent automatiquement à chaque nouveau document.
Pour une entreprise en pleine croissance, le fait de pouvoir avoir confiance dans la gestion correcte des factures élimine un obstacle supplémentaire au bon déroulement des événements. Les paiements sont désormais directement liés aux commandes, ce qui leur donne l’assurance que rien ne passera entre les mailles du filet.
Rendre les réunions de famille possibles
Family Party Rentals a commencé avec un objectif simple : permettre aux gens de leur communauté de célébrer plus facilement ensemble. En adoptant Booqable, ils ont pu gagner du temps, gérer les commandes plus efficacement et créer de meilleurs systèmes de suivi des stocks, des contrats et des paiements. Le couple voit déjà des clients réguliers et a dépassé son objectif de vente cette année.
Pour eux, l’impact réel est clair : moins de temps consacré à la paperasse signifie plus d’attention à aider les familles et les amis à créer des rassemblements mémorables. Et avec des outils tels qu’un site Web de location d’événements et un logiciel de location d’événements qui permettent à tout de rester connecté, Family Party Rentals est bien préparé pour les années à venir.
