Capital Conventions Contractors, basée aux États-Unis, est dirigée par Pete Crepeau, qui s’est récemment joint à l’entreprise en tant que nouveau propriétaire. L’entreprise fournit des services de sous-traitance et de location d’événements pour des congrès et des rassemblements, avec des clients allant de grandes marques d’entreprises à de petits organisateurs communautaires. Avant de passer à Booqable, l’équipe de 40 personnes s’appuyait sur des feuilles de calcul.
Pete explique que leur approche était « entièrement manuelle » et qu’il en résultait un stress constant. « Souvent, nous découvrions qu’il nous manquait quelque chose très tard dans le processus, ce qui nous obligeait à nous louer ou à expédier des articles d’un autre entrepreneur. » Pour résoudre ce problème, ils se sont tournés vers le logiciel de location d’événements de Booqable pour organiser leur inventaire et leurs commandes, tout en restant assurés d’une disponibilité en direct.
Des petits événements aux conventions nationales
Capital Conventions Contractors se spécialise dans la location d’équipements et de services pour des événements de toutes envergures, des grandes conventions nationales aux rassemblements de quartier intimes. Avec une forte orientation interentreprises, l’entreprise travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires de comptes et les équipes d’exploitation qui s’appuient sur des locations d’événements fiables pour offrir des expériences réussies. Comme le dit Pete : « Nous organisons des événements nationaux ainsi que de très petits événements locaux en banlieue. »
Lorsque des clients d’entreprise comme Subway ou d’autres marques nationales planifient leurs conventions commerciales, les demandes de renseignements proviennent d’abord des gestionnaires de comptes. Ces gestionnaires travaillent directement avec le client pour déterminer ce qui est nécessaire, puis transmettent les demandes finalisées aux responsables des opérations. À partir de là, « les commandes sont ensuite transférées par les responsables des opérations dans Booqable », explique Pete, en veillant à ce que le backend reste organisé et connecté à la disponibilité en direct.
Dans Booqable, l’équipe utilise la gestion des stocks, les modèles de documents, les outils de reporting, le planificateur de tableau de bord et le calendrier de disponibilité. Plus important encore, l’utilisation de Booqable signifie qu’ils ne rencontrent plus les pénuries décrites par Pete : « Souvent, nous découvrions qu’il nous manquait quelque chose très tard dans le processus, ce qui nous obligeait à nous louer ou à expédier des articles d’un autre entrepreneur. » Grâce au suivi des stocks en direct, ces bousculades de dernière minute sont évitées.
Rester rassuré grâce à la disponibilité en direct
L’un des plus grands problèmes qui les a poussés à adopter Booqable était de ne pas savoir si les stocks étaient disponibles avant qu’il ne soit trop tard. Pete admet que « l’exactitude de l’inventaire sur une base continue et le fait de ne pas avoir l’inventaire nécessaire pour suivre les réservations de location » étaient le problème récurrent. Le calendrier de disponibilité des produits de Booqable permet de résoudre directement ce problème. Il fournit une liste claire des produits avec leur disponibilité affichée à côté dans une vue calendrier, de sorte que le personnel peut rapidement faire défiler jusqu’à une date spécifique et voir si un article est disponible.
Voici comment la disponibilité en direct profite à leur entreprise :
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Ils peuvent voir la disponibilité au fur et à mesure que les gestionnaires de compte ajoutent de nouvelles commandes.
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Les responsables des opérations bénéficient d’une vue claire du calendrier sans avoir à courir après les feuilles de calcul.
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Les conflits d’inventaire sont détectés instantanément avant de confirmer les contrats de la grande convention.
Le résultat est la tranquillité d’esprit. Au lieu de réagir aux pénuries, elles peuvent prendre des décisions proactives. L’intégration de la disponibilité en direct dans le logiciel de location d’événements résout le problème initial des surprises de dernière minute et des solutions nocturnes.
Utilisation d’une seule base de données de location
Les tableurs ont également créé un autre problème : les informations étaient dispersées. Des tâches telles que le suivi des produits, la gestion des documents et l’envoi de communications avec les clients nécessitaient de passer d’un outil à l’autre. Désormais, tous ces processus peuvent être effectués directement dans la base de données de location de Booqable.
Booqable stocke des fichiers importants tels que des factures, des contrats et des devis pour les conserver, tout en conservant l’historique détaillé des commandes des clients en un seul endroit. Cela évite d’avoir à stocker les données dans plusieurs systèmes et donne à l’équipe l’assurance que rien ne se perd en cours de route. Ce logiciel de location d’événements tout-en-un présente quelques avantages spécifiques :
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L’équipe peut obtenir instantanément des informations détaillées sur le produit.
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Les documents, les revenus et l’historique des commandes des clients sont tous stockés numériquement pour un accès rapide.
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Les codes-barres assurent un suivi précis de l’équipement sur plusieurs événements.
Grâce à ces fonctionnalités, l’entreprise n’a plus à se soucier d’égarer des données ou de rechercher d’anciens fichiers. Au lieu de cela, ils savent que tout ce dont ils ont besoin se trouve dans la base de données de location de Booqable, ce qui les aide à éviter l’approche dispersée qui les ralentissait auparavant.
Confiance pour l’avenir
Capital Conventions Contractors montre comment Booqable aide une société de location d’événements établie à s’éloigner des feuilles de calcul manuelles et à mettre en place un système de croissance. En utilisant la disponibilité en direct et une base de données de location unifiée, Pete et son équipe jettent les bases de leur prochain chapitre dans le secteur de la location d’événements.
À l’avenir, Pete envisage d’être « fortement impliqué dans le secteur de la location d’événements » et espère acquérir d’autres entreprises dans la production audiovisuelle, les tentes et les services connexes. Avec Booqable, ils ont acquis la certitude que leurs stocks, leurs commandes et leurs acquisitions futures peuvent tous être gérés à partir d’une seule plateforme fiable.
