Commencer votre journée dans une entreprise de location très fréquentée signifie gérer plusieurs commandes, suivre l’équipement et vous assurer que chaque client reçoit exactement ce qu’il a réservé. Entre la préparation, la vérification et l’envoi de l’équipement, même les petits détails peuvent vous ralentir. Un outil qui fait une grande différence est le bordereau d’expédition, également connu sous le nom de feuille de traction.
Avec Booqable, les bordereaux d’expédition pour les entreprises de location sont intégrés directement dans votre flux de travail. Ils aident votre équipe à préparer et à emballer les commandes plus rapidement, à garder tout le monde sur la même longueur d’onde et à réduire les erreurs dans vos opérations quotidiennes. Voici comment vous pouvez les utiliser pour rendre chaque journée de travail plus fluide et plus précise.
Qu’est-ce qu’un bordereau d’expédition ?
Les bordereaux d’expédition sont des documents qui répertorient tous les articles inclus dans la commande d’un client. Dans Booqable, vous pouvez les générer directement à partir de vos commandes afin que votre équipe sache exactement ce qu’elle doit préparer et inclure dans chaque colis. Ils fournissent une référence claire pour les membres du personnel qui emballent l’équipement et peuvent même être remis au client lors de l’enlèvement ou de la livraison comme une confirmation visuelle de ce qu’il y a à l’intérieur.
En l’absence de feuilles de tirage transparentes, il est facile pour le personnel de manquer des articles, de mélanger des accessoires ou de vérifier plusieurs fois la même commande. Cette confusion peut retarder les enlèvements et provoquer des allers-retours inutiles entre votre équipe et les clients.
Une entreprise de location préparant des réservations pour le week-end peut imprimer des bordereaux d’expédition indiquant chaque produit inclus par commande. Lorsque le personnel les utilise lors de la préparation des commandes, cela permet à chaque client de recevoir le bon équipement sans surprise à son arrivée.
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Rend l’emballage plus rapide et moins sujet aux erreurs
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Donne aux équipes une référence claire pour chaque commande
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Aide les clients à confirmer ce qu’ils reçoivent
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La mise en place de feuilles de traction fiables renforce la confiance dans votre processus et permet à votre équipe et à vos locataires de rester synchronisés.
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Accélérez la préparation de vos commandes au quotidien
Les bordereaux d’expédition sont faciles d’accès directement depuis votre page Commandes. Il vous suffit de filtrer votre vue pour afficher les commandes du jour, de les sélectionner toutes en bloc et de choisir Télécharger les bordereaux d’expédition dans la liste déroulante des actions. Vous pouvez tout imprimer pour la journée en une seule fois, ce qui vous fait gagner du temps avant le début des enlèvements ou des livraisons.
La création ou l’impression manuelle des détails d’une commande un par un peut rapidement devenir un goulot d’étranglement, surtout lorsque plusieurs réservations sont dues le même matin. Il s’agit d’une étape supplémentaire qui gruge le temps que votre équipe pourrait consacrer à la préparation ou à l’aide des clients.
Si vous gérez une entreprise de location de son et d’éclairage qui organise plusieurs événements musicaux chaque week-end, vous pouvez commencer votre journée en vous connectant à votre compte Booqable, en vérifiant l’écran de commande pour les réservations d’aujourd’hui et en téléchargeant tous les bordereaux d’expédition pré-générés de la journée en une seule fois.
Ces feuilles imprimées peuvent ensuite être distribuées à différents membres du personnel pour déléguer des tâches, comme une personne qui gère les câbles tandis qu’une autre s’occupe des appareils d’éclairage. Cela rend le processus de configuration plus organisé et plus efficace pour toutes les personnes concernées.
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Réduit le temps passé à imprimer et à trier les documents
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Aide à répartir clairement les tâches entre les membres de l’équipe
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Minimise les erreurs entre plusieurs commandes
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En gérant les bordereaux d’expédition en vrac, vos matinées se déroulent plus facilement et votre personnel peut se concentrer sur l’acheminement de l’équipement.
Ajouter des champs personnalisés aux bons de livraison
Vous pouvez personnaliser les bordereaux d’expédition pour inclure des champs et des détails supplémentaires qui ont du sens pour votre entreprise. Ajoutez des champs personnalisés tels que des instructions d’emballage, des notes d’entrepôt ou des emplacements de produits afin que votre équipe puisse voir les détails importants en un coup d’œil. Vous pouvez même inclure des champs spécifiques au produit, tels que le numéro d’étagère, pour aider le personnel à trouver les articles plus rapidement.
Sans ces détails supplémentaires, le personnel peut perdre du temps à chercher de l’équipement ou à demander des éclaircissements. Cela augmente également le risque que quelque chose de petit, comme un capuchon d’objectif ou un câble manquant, soit laissé derrière.
Si vous louez du matériel photo, vous pouvez inclure des champs de produit indiquant l’emplacement de chaque article dans l’entrepôt et une note personnalisée telle que « Emballer dans un étui rembourré avec chargeur ». Lorsque les employés suivent ces indices, ils exécutent les commandes plus rapidement et réduisent le risque de manquer des accessoires.
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Accélère la collecte et l’emballage de l’équipement
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Réduit les erreurs causées par des instructions peu claires
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Tient les membres de l’équipe informés sans communication supplémentaire
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Les champs personnalisés rendent vos bordereaux d’expédition aussi informatifs que vous le souhaitez, ce qui aide votre équipe à rester efficace et confiante lors de la préparation des commandes.
Commencez par créer votre site Web
Toute nouvelle entreprise de location commence par créer un site web pour obtenir ses premières réservations.
Pourquoi les bordereaux d’expédition intelligents vous permettent de garder la bonne voie
Des bordereaux d’expédition bien organisés font plus que répertorier des articles. Ils aident votre équipe à agir plus rapidement, à éviter les erreurs coûteuses et à maintenir une communication claire du début à la fin. Qu’il s’agisse de bordereaux d’expédition ou de feuilles de traction, ils sont un outil essentiel pour toute entreprise de location.
Avec Booqable, vous pouvez télécharger tous vos bordereaux d’expédition en une seule fois, les personnaliser avec des détails clés et vous assurer que chaque commande est expédiée correctement dès la première fois. Qu’il s’agisse de kits d’appareils photo, de vélos, de décors d’événements ou de systèmes de sonorisation, ce petit document a un impact important sur le bon déroulement de votre journée.
